+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Бухгалтерский счет 71. Учет расчетов с подотчетными лицами

Содержание

71 счет в бухгалтерском учете проводки по расчетам с подотчетными лицами

Бухгалтерский счет 71. Учет расчетов с подотчетными лицами

71 счет отражает расчеты с сотрудниками по суммам, выданным под отчет. В статье – характеристика 71 счета в бухгалтерском учете, проводки, примеры, бесплатные образцы документов.

Без проблем отражать расчеты с подотчетными лицами помогут следующие документы:  

Удобный учет расчетов с подотчетными лицами можно вести в программе БухСофт. Чтобы посмотреть программу, просто нажмите на кнопку ниже:

Попробовать программу

71 счет бухгалтерского учета это активно-пассивный счет, который называется “Расчеты с подотчетными лицами” и применяется, чтобы отражать расчеты с физлицами по суммам, которые выданы под отчет.

Получить подотчетные средства от работодателя может любой сотрудник, в том числе иностранный гражданин, руководитель и т.д.

Кроме того, получить средства под отчет от фирмы или предпринимателя может физлицо, заключившее с ними ГП договор – подрядчик, исполнитель.

71 счет и подотчетные лица

Выдавать под отчет разрешено и наличные суммы (из кассы), и безналичные средства, которые перечисляются на корпоративную карту, а в отдельных случаях – на личную карту сотрудника.

Назначение подотчетных средств бывает различным. Средства работодателя выдаются сотруднику в качестве аванса на командировочные расходы, для погашения долга перед контрагентом или, например, для покупки имущества, работ или услуг в интересах работодателя. Выданные суммы имеют строго целевой характер, и подотчетное физлицо не может тратить их по своему желанию на иные цели.

Передача денег сотруднику документируется в обязательном порядке. После того, как подотчетная сумма израсходована (полностью или частично), сотрудник должен отчитаться о тратах, то есть составить и утвердить авансовый отчет, приложив к нему документы, подтверждающие факт оплаты расходов и их сумму.

Полезные документы

Ознакомившись с информацией по 71 счету, не забудьте посмотреть следующие бланки, они помогут в работе:

Счет 71 в бухгалтерском учете

По факту выдачи наличной подотчетной суммы или перевода безналичных средств счет 71 в бухгалтерском учете дебетуется с одновременным отражением той же суммы по кредиту счетов, на которых ведется учет денежных сумм. Это могут быть счета 50 «Касса», 51 «Расчетные счета» или 52 «Валютные счета».

Дебет 71 счета показывает задолженность подотчетного физлица (сотрудника, подрядчика, исполнителя) перед работодателем или заказчиком.

Запись по дебету счета 71 возможна, только если оформлен первичный документ. Когда выданы наличные, составляется расходный кассовый ордер, а когда сумма перечислена безналично, первичкой может служить банковская выписка.

По факту расходования подотчетной суммы физлицо составляет обязательный документ. В качестве такого документа служит авансовый отчет. Форму отчета  работодатель или заказчик определяет самостоятельно. Как правило, используется типовая форма № АО-1. Она представлена в окне ниже, ее можно скачать.

По своему желанию работодатель может видоизменять типовую форму авансового отчета, дополнить ее какими-либо реквизитами. Требование к документу только одно – он должен иметь все обязательные реквизиты «первички», названные в законе о бухгалтерском учете. Кроме того, к авансовому отчету физлицо должно приложить документы, которые подтверждают факт траты, ее целевой характер и ее сумму.

По факту утверждения руководителем авансового отчета с приложенными к нему документами счет 71 в бухгалтерском учете кредитуется с одновременным отражением стоимости купленного имущества, услуг или работ по дебету соответствующих бухгалтерских счетов. Если подотчетной суммы оказалось недостаточно, то имеет место перерасход.

Кредит 71 счета показывает задолженность работодателя или заказчика перед подотчетным физлицом.

71 счет: расходы на хозяйственные нужды

Юрлицо или предприниматель вправе задействовать подотчетное лицо при покупке имущества, услуг или работ в своих интересах. Типовые проводки при такой операции приведены в таблице 1.

Таблица 1. 71 счет: расходы на хозяйственные нужды

ДтКтПояснение по операции
7150 Выдана подотчетная сумма на целевые расходы
10 (26, 41, …)71Утвержден отчет физлица
5071 Физлицо вернуло неизрасходованную сумму
7150Возмещен перерасход физлицу

Пример 1

Из кассы ООО «Символ» выдано уборщице 5000р. на покупку чистящих и моющих средств. Уборщица приобрела в гипермаркете моющие и чистящие средства на сумму 3000р. Неизрасходованную сумму она вернула в кассу «Символа». Бухгалтер отразил операции в учете:

ДтКтСуммаПояснение по операции
71505000Выданы наличные уборщице
26713000Утвержден отчет уборщицы
50712000Уборщица вернула неизрасходованную сумму

71 счет: командировочные расходы

Если работодатель направляет сотрудника в командировку в своих интересах, сотрудник имеет право получить аванс на расходы в командировке – на суточные, на стоимость проживания, проезда и т.д. Типовые проводки при такой операции приведены в таблице 2.

Таблица 2. 71 счет: командировочные расходы

ДтКтПояснение по операции
7150 (51)Выдан сотруднику подотчетный аванс на командировку
10 (26, 41, …)71Утвержден отчет сотрудника по итогам командировки
50 (51)71Физлицо вернуло неизрасходованную сумму
7150 (51)Возмещен перерасход физлицу

Пример 2

Из кассы ООО «Символ» выдано из кассы 5000р. в качестве суточных руководителю отдела сбыта при его убытии в командировку на пять дней. Бухгалтер «Символа» отразил операции в учете:

ДтКтСуммаПояснение по операции
71505000Выданы наличные руководителю отдела сбыта
44715000Утвержден отчет руководителя отдела сбыта
7068 субсчет «Расчеты по НДФЛ»195(5000р. – 700р. х 5 дн.) – удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных

71 счет: расчеты с контрагентами

Юрлицо или предприниматель вправе рассчитаться с контрагентом через подотчетное лицо. При этом действует ограничение по сумме наличных расчетов по одному договору – не более 100 000р. Типовые проводки при такой операции приведены в таблице 3.

Таблица 3. 71 счет: расчеты с контрагентами

ДтКтПояснение по операции
7150Выдана подотчетная сумма для уплаты контрагенту
6071Утвержден отчет сотрудника

Пример 3

ООО «Символ» купило у ООО «Монолит» материалы стоимостью 11 800р. и выдало курьеру эту же сумму наличными для внесения в кассу ООО «Монолит». Бухгалтер «Символа» отразил в учете:

ДтКтСуммаПояснение по операции
715011 800Выданы наличные курьеру
607111 800Погашен долг перед ООО «Монолит»

Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/1593-71-schet

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Бухгалтерский счет 71. Учет расчетов с подотчетными лицами

ДебетКредит
Сальдо начальное – наличие дебиторской задолженности подотчетных лиц организации на начало месяцаСн = 500
Оборот по дебету – выдача денег подотчетным лицам3) 1300Оборот по кредиту – списание подотчетных денег4) 160005) 1280
Од = 15800Ок = 17780
Сальдо конечное – наличие кредиторской задолженности подотчетным лицам на конец месяцаСк = 17780 – (500 + 15800) = 1480

Пример4.На начало месяца предприятие имеетубыток 4000 руб. В течение месяца отражены(Табл. №4) хозяйственные операции.Оформить активно-пассивный счет 99«Прибыли и убытки», рассчитать оборотыи сальдо.

Таблица№ 4.

№п.п.операцииСумма, руб.
1.Получена прибыль от реализации продукции18000
2.Отражен убыток от потерь готовой продукции на складе3000
3.Выплачен штраф за несвоевременное перечисление налогов в бюджет1500
4.Получена прибыль от продажи патента6000

Счет 99 «Прибыли и убытки»

ДебетКредит
Сальдо начальное – наличие убытка на начало месяцаСн = 4000
Оборот по дебету – отражение убытков2) 30003) 1500Оборот по кредиту – отражение прибыли4) 6000
Од = 4500Ок = 24000
Сальдо конечное – наличие прибыли на конец месяцаСк = 24000 – (4000 + 4500) = 15500

Каквидно из примеров хозяйственные операциипредприятия по-разному заставляютработать активные и пассивные счета,тем самым, влияют на изменение суммысчета. В общем виде варианты связейсчетов и поведение счета представленына Рис.8.

№№п/пСчет АктивныйСчет Пассивный
Дебет КредитДебет Кредит
1
2
3
4

=Увеличение суммы; = Уменьшениесуммы.

Рис.8.Схема воздействия хозяйственных операцийна счета

3.1. Учетные регистры и формы бухгалтерского учета

Подтехникой бухгалтерского учета понимаетсяспособ его ведения, т.е. способ регистрацииинформации по экономическому объектув учетных регистрах, осуществляемыйвручную или с использованием средствавтоматизации.

Учетные регистры – это таблицы специальнойформы,предназначенные для регистрациихозяйственных операций: длясистематизации и накопления информации,содержащейся в принятых к учету первичныхдокументах, для отражения на счетахбухгалтерского учета и в бухгалтерскойотчетности.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрахбухгалтерского учета обеспечиваютлица, составившие и подписавшие их. регистров внутреннейбухгалтерской отчетности являетсякоммерческой тайной, за разглашениекоторой соответствующие лица несутответственность, установленнуюзаконодательством РФ.

Итак,бухгалтерский учет ведется в многочисленныхрегистрах. Для учетной регистрациииспользуются в разных сочетаниях книги,карточки, журналы-ордера, ведомости иотдельные листы, записи в которых могутпроизводиться в различной последовательности.Все это приводит к образованию иприменению разнородных форм бухгалтерскогоучета.

Подформой бухгалтерского учета понимаетсяопределенная система использованиябухгалтерских документов, т.е. системаиспользования бухгалтерских документовдля регистрации данных, их хранения иконтроля.Существуют признаки, которые отличаютодну форму бухгалтерского учета отдругой, это:

  • количество применяемых регистров, их назначение, содержание и внешний вид;
  • взаимосвязь хронологических и систематических регистров синтетического и аналитического учета;
  • последовательность и способы записей в учетные регистры;
  • степень использования средств механизации и автоматизации в бухгалтерском учете.

Насочетании этих признаков образовалисьисторически следующие основные формыведения бухгалтерского учета:

-упрощенная форма учета для малыхпредприятий;

-журнально-ордерная;

-мемориально-ордерная;

-автоматизированная форма, с применениемпрограмм автоматизации бухгалтерскогоучета.

Упрощеннаяформа бухгалтерского учета.Малым предприятиям с простым технологическимпроцессом производства продукции,выполнения работ, имеющим незначительноеколичество хозяйственных операций (неболее 300 в месяц), рекомендуется применятьупрощенную форму бухгалтерского учета.Упрощенная форма бухгалтерского учетаможет вестись двумя способами:

  1. как простая форма бухгалтерского учета;

  2. как форма бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета.

1.Простая форма бухгалтерского учета.Применяется малым предприятием ииндивидуальным предпринимателем если:

-отсутствуют собственные основныесредства;

-поступления материалов незначительныи материалы полностью используются напроизводство продукции в отчетноммесяце;

-расчеты с покупателями за проданнуюпродукцию ведутся сразу по фактусовершения операции;

-имеет место простое производство, т. е.отсутствует незавершенное производство;

-не осуществляются авансовые выплатыпоставщикам ресурсов;

-учет доходов и расходов ведется наоснове полученных и уплаченных наличныхденежных средств (кассовым методом).

Приэтой форме ведения бухгалтерского учетана основе первичных документов создаетсядокумент регистрации первичных данных- Книгаучета хозяйственных операций.Книга учета является комбинированнымрегистром и совмещает как хронологическую,так и систематическую регистрациюопераций.

В ней, как начальная информация,отражаются остатки по счетам на началотекущего календарного года. В течениегода в книге вхронологическом порядкерегистрируютсявсе хозяйственные операции,которые одновременно отражаются насчетах бухгалтерского учета.

В книгеучета содержатся все бухгалтерскиесчета, используемые малым предприятием,что позволяет вести учет хозяйственныхопераций на каждом из них. В концеотчетного периода подсчитывают дебетовыеи кредитовые остатки по всем счетам,которые в дальнейшем служат даннымидля составления баланса.

Ведение книгиучетахозяйственныхоперацийне исключает использования других формучета, например, журнала хозяйственныхопераций, кассовой книги или ведомостей.Так, для учета расчетов по оплате труда,расчетов с бюджетом по налогу на доходыфизических лиц, единому социальномуналогу, создается ведомость учетазаработной платы.

Малоепредприятие может вести Книгу учетахозяйственных операций в виде ведомости,открывая ее на месяц, или в форме журнала,в котором учет совершается в течениевсего отчетного года.

2.Формабухгалтерского учета с использованиемрегистровбухгалтерскогоучета рекомендуется малым предприятиям,которые имеют на балансе собственныеосновные средства, определенные запасыматериалов. Расчет с покупателями ипоставщиками ведут с предварительнойили последующей оплатой счетов.

Вкачестве учетных регистров применяются восемь ведомостей (от В-1 до В-8) дляучета имущества предприятия и источниковего образования, и одна шахматнаяведомость (В-9) для обобщения данныхэтих 8-ми ведомостей и проверкиправильности, произведенных в нихзаписей по счетам бухгалтерского учета.

Рассматриваемый способ ведениябухгалтерского учета предусматриваетследующий порядок записей (Рис.9):

Рис.9. Порядок заполнения форм с использованиемведомостей

Мемориально-ордернаяформа тожерекомендуется малым предприятиям. Присвоем использовании она требует, чтобывсеоднородные хозяйственные операции наосновании первичных документов былизанесены в накопительные документы – мемориальные ордера, в которых записываютсясодержание операции, сумма и корреспонденциясчетов. Мемориальным ордерам присваивают порядковые номера.

Например, мемориальныйордер № 1 ведется – по счету 50 «Касса»,мемориальный ордер № 2 – по счету 51«Расчетный счет» и т.д. Итоговые данныемемориальных ордеров в конце месяцазаписываются в хронологическом порядкев регистрационный журнал. Итоговаясумма по регистрационному журналудолжна быть равна сумме дебетовых икредитовых оборотов по всем синтетическимсчетам.

К достоинствам мемориально-ордернойформы ведения учета можно отнестипростоту заполнения учетных регистров,легкость проверки правильности отраженияопераций, возможность исправленияошибок при сверке данных.

Недостаткамиявляются многократность записи однойи той же суммы в разных регистрах, чтоприводит к усложнению работы и увеличениювероятности ошибок, а также отставаниеаналитического учета от синтетического, сложность составления отчетности.

Журнально-ордернаяформаведения бухгалтерского учета в настоящеевремя является наиболее прогрессивнойи распространенной. Именно она используетсяв программах автоматизации бухгалтерскогоучета.

Журналы-ордераэтобухгалтерские регистры, построенныепо шахматному принципу. Журнально-ордернаяформа сочетает хронологические исистематические, аналитические исинтетические учетные регистры.

Ксинтетическим (сводным) регистрам относятся:

    1. Оборотная ведомость

    2. Справка аналитическая по счету

    3. книга

    4. Бухгалтерский баланс (форма №1).

Журналы-ордераведутся на основании первичных документовисоставляются по кредитовому признакусчетов, т.е.в них отражаются операции, которыепрошли по кредиту данного счета вкорреспонденции с дебетом других счетов.Последовательность заполнения учетныхрегистров по журнально-ордерной формепредставлена на Рис.10.

Рис.10. Порядок заполнения форм с использованиемжурнальнов-ордеров

Внастоящее время разработаны программы,которые позволяют автоматизироватьбухгалтерский учет на предприятиях спомощью персональных компьютеров. Всепрограммы предлагают стандартный наборинструментов, позволяющих облегчить иавтоматизировать работу бухгалтера.Большинство программ универсальны идают возможность автоматизироватьбухгалтерский учет любого вида сложности.

К наиболее популярным программам веденияавтоматизированного бухгалтерскогоучета относятся: 1С: Бухгалтерия, Инфо- Бухгалтер, Турбо – Бухгалтер, Парус ит.д. Основной источник информации впрограммах автоматизации бухгалтерскогоучета – журнал хозяйственных операций.

Данные вводятся в журнал в виде первичныхдокументов, проводок или типовыхопераций, перечень которых можно изменить и дополнить. Обрабатывая этот журнал,программы делают разноску операций посчетам, определяют обороты и сальдо,составляют оборотную ведомость, готовятитоговый баланс предприятия и другиеотчеты.

Программы позволяют вестиразличные виды учета: синтетический ианалитический, суммовой и количественный,валютный учет, проводить расчет заработнойплаты и действующих налогов.

Источник: https://StudFiles.net/preview/4279509/page:11/

Счет 71 в бухгалтерском учете: характеристика и проводки с примерами

Бухгалтерский счет 71. Учет расчетов с подотчетными лицами

Счет 71 бухгалтерского учета — это активно-пассивный счет «Расчеты с подотчетными лицами», служит для учета выданных подотчетных сумм и возврата неизрасходованных сумм.

 На предприятиях работникам могут выделяться денежные средства в подотчет на хозяйственные расходы, на покупку материалов или командировочные расходы.

Рассмотрим как вести учет расчетов с подотчетными лицами и примеры бухгалтерских проводок по счету 71.

Порядок выдачи в подотчет

Под авансовый отчет разрешается выдавать деньги только работникам предприятия. Подотчетные суммы выдаются наличными из кассы или перечисляются безналичным путём на банковскую карточку.

Главное правило при выдаче денег, чтобы сотрудник отчитался за полученную ранее подотчетную сумму. На предприятиях, как правило, закрепляют приказом лиц, имеющих право получать в подотчет денежные средства, так как с ними заключается договор о материальной ответственности:

При выплате денег подотчетному лицу следует соблюдать правила:

  • Проконтролировать наличие сальдо у подотчетного лица (по данным регистра БУ). Основание: п.6.3 указаний ЦБ РФ №3210, в котором указано, что запрещается выдавать средства в подотчет неотчитавшемуся сотруднику по ранее полученной сумме.
  • Получить письменное заявление работника в произвольной форме, с отражением основных реквизитов: цель получения, необходимая сумма, срок сдачи отчета, дата. Заявление следует завизировать руководителем компании или уполномоченным лицом.

Установлен 3-дневный срок, когда работник должен отчитаться за полученные подотчетные суммы, вернуть в кассу денежные средства и представить отчет. В случае, если работник не отчитался в установленный срок, то следует удержать полученную им сумму из доходов работника и начислить НДФЛ (ст. 137 ТК РФ). При этом:

Важно: удержания с сотрудника можно производить только по письменному заявлению и не более 20% от заработной платы  (ст. 138 ТК РФ).

Если задолженность (особенно крупная сумма) за подотчетным лицом долгое время числится в учете, то налоговый инспектор при проверке может переквалифицировать такую выплату в заём или посчитать ее доходом (абз.3 ст.137 ТК РФ) и доначислить НДФЛ.

Максимальная сумма выдачи в подотчет законом не предусмотрена, но стоит учитывать, если работник рассчитывается с контрагентами от имени предприятия, то по одному договору можно оплатить не более 100 000 руб.

Авансовый отчет

Все расходы денежных средств сотрудник отражает в авансовом отчете. Сотрудник может потратить подотчетные суммы на приобретение товаров, материалов, ОС, НМА, оплату хозяйственных нужд фирмы.

На схеме представлены виды расходов по счету 71 и первичные документы, которые следует прилагать к авансовому отчету:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Если у работника возник перерасход по подотчетным суммам, то есть сотрудник израсходовал свои личные денежные средства, то предприятие вправе его возместить при соблюдении установленных процедур.

Примеры типовых проводок по счету 71

№ п/п хоз. операцииДебетКредитДокументы-основания
1Выплата наличных денежных средств в подотчет7150Отчет кассира, расходный  ордер
2Перечислено в подотчет на командировочные на банковскую карточку7151Выписка банка, платежное поручение
3Перечислены средства в подотчет на корпоративную карточку7155Выписка со специальных счетов
5Приняты расходы по авансовому отчету по покупке основных средств0871Акт о приемке работ и услуг
6Оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом1071Накладные, документы о перевозке, акт о приеме
7Отражена сумма расходов на производственно-хозяйственные нужды20/26/4471Авансовый отчет, служебное задание, отчет по командировке
9Оприходованы товары для перепродажи, приобретенные подотчетным лицом4171Авансовый отчет и накладные
11Возврат в кассу неистраченных средств5071Отчет кассира, приходный ордер
12Начислена задолженность по невозвращенным в срок суммам подотчетного лица7371Авансовый отчет

Рассмотрим практические примеры с проводками по счету 71 по выдаче, расходованию и возврату подотчетных средств.

Пример 1. Возмещение перерасхода по авансовому отчету — проводки

Сотруднику ООО «Ромашка» Иванову И.И. выделены средства в подотчет в безналичной форме в сумме 2 500 руб. (на карту банка) для приобретения канцтоваров. Фактически  Иванов И.И. израсходовал 2 840 руб.

На фактические расходы был составлен авансовый отчет и к отчету были приложены документы-основания (товарный чек). Перерасход средств по авансовому отчету составил 340 руб. Денежные средства были зачислены Иванову И.И.

на банковскую карту.

В ООО «Ромашка» сформированы проводки по счету 71:

ДтКтОписаниеСумма, руб.Документ — основание
7151На банковскую карту Иванова И.И. переведены средства на хоз.нужды2 500Платежное поручение
1071Поступили канцтовары, приобретенные  Ивановым И.И. по чеку  без  НДС2 840Авансовый отчет, товарный чек
7151На банковскую карточку  Иванова И.И. зачислена сумма перерасхода340Платежное  поручение

Пример 2. Возврат подотчетных сумм по авансовому отчету — проводки

Между ООО «Ромашка» и ООО «Василек» заключен договор на оказание транспортных услуг на сумму 7 200 руб., в т.ч. НДС. Для оплаты услуг по договору работник ООО «Ромашка» Иванов А.Б. получил в подотчет сумму 7 500 руб. После проведения расчетов с ООО «Василек» Иванов А.Б. сдал авансовый отчет, а остаток средств вернул в кассу.

Бухгалтер ООО «Ромашка» сформировал проводки:

ДтКтОписаниеСумма, руб.Документ-основание
26/4460Услуги ООО «Василек» отражены в составе затрат (7 200 руб. — 1 098 руб.)6 102Акт выполненных работ
1960Выделена сумма НДС от стоимости транспортных услуг1 098Акт выполненных работ
68/2 НДС19Сумма НДС от стоимости транспортных услуг принята к вычету1 098Акт выполненных работ, счет-фактура
7150/1Из кассы ООО «Ромашка» Иванов А.Б. получил средства под отчет7 500Расходный кассовый ордер, заявление подотчетного лица
6071В учете отражена оплата  услуг, которую осуществил Иванов А.Б. от имени ООО «Ромашка»7 200Авансовый отчет, акт выполненных работ
50/171Остаток непотраченных  средств возвращен  в кассу ООО «Ромашка» (7 500 руб. — 7 200 руб.) Ивановым А.Б.300Расходный кассовый ордер, авансовый отчет, акт выполненных работ

Пример 3. Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Работник Васильков И.И. отправлен в командировку на 3 дня, ему выдана в подотчет сумма 20 000 руб. Суточные составляют 2 000 руб.

При возвращении он сдает авансовый отчет с приложенными оправдательными документами:

  • Ж/д билеты на сумму 8 000 руб., в том числе НДС 1 220 руб., выделен отдельной строчкой.
  • Счет гостиницы на бланке строгой отчетности на 5 000 руб., вкл. НДС 763 руб. НДС также выделен отдельной строчкой.

Отражение командировочных расходов по счету 71 в проводках:

ДтКт операцииСумма, руб.Документ-основание
7150Выданы средства в подотчет Василькову И.И. из кассы20 000Расходный кассовый ордер
2071Списаны расходы на билеты без НДС6 780Авансовый отчет,             ж/д билет
1971Выделен НДС по расходам на билеты1 220Ж/д билет
68.НДС19НДС направлен к вычету1 220Запись в книге покупок
20/4471Списаны расходы на проживание (гостиницу) без  НДС4 237Бланк строгой отчетности, кассовый чек гостиницы
1971Выделен НДС по расходам на гостиницу763
68.НДС19НДС направлен к вычету763Запись в книге покупок
20/4471Списаны суточные6 000Авансовый отчет
5071Работником возвращены непотраченные средства в кассу1 000Приходный кассовый ордер

Источник: https://BuhSpravka46.ru/buhgalterskiy-plan-schetov/schet-71-v-buhgalterskom-uchete-harakteristika-i-provodki-s-primerami.html

Счет 71 – расчеты с подотчетными лицами

Бухгалтерский счет 71. Учет расчетов с подотчетными лицами

Счет 71 – расчеты с подотчетными лицами – помогает бухгалтеру понять, на какой стадии находятся взаиморасчеты с сотрудниками. Как правильно организовать учет на счете 71расчетов с подотчетными лицами, читайте в нашей статье.

Подотчетные суммы: кому, зачем

Характеристика счета 71 – расчеты с подотчетными лицами

Пример использования счета

Итоги

Подотчетные суммы: кому, зачем

В жизнедеятельности любой организации возникают ситуации, когда расчет за наличные средства предпочтительнее, чем оплата по счету через банк, или когда сотрудник едет в командировку, или есть необходимость устроить культурную программу важному клиенту.

Все эти ситуации приводят к появлению сумм, выданных работникам компании на определенные нужды с последующим предоставлением отчета по тратам. То есть подотчетные деньги — это те средства фирмы, которые тратятся сотрудниками в соответствии с назначенными целями.

Для контроля используется счет 71 – расчеты с подотчетными лицами аккумулируются именно там.

Как происходит выдача средств под отчет:

  1. Сотрудник пишет заявление на имя директора с указанием запрашиваемой суммы, цели траты, планируемой даты затрат. Директор визирует данное заявление.
  2. При условии отсутствия ранее выданного и не «закрытого» аванса сотрудник получает денежные средства на руки.

ВАЖНО! Положение по ведению кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У запрещает выдавать денежные средства при незакрытом остатке предыдущего аванса.

Как поступить, если сотрудник не вернул деньги, полученные из кассы, читайте в нашем материале«Погашение долга по подотчету при увольнении».

  1. В течение 3 дней после командировки сотрудник представляет авансовый отчет с приложением документов. Если это были хозяйственные или прочие траты, авансовый отчет необходимо предоставить в течение 3 дней по окончании срока, на который они выдавались. Этот срок нормативно не установлен, поэтому его необходимо утвердить локальным актом для усиления контроля над расходами.

Подробнее о сроках можно прочитать в статье «Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет».

Иногда возникает обратная ситуация: работник не получал деньги из кассы, но пришлось потратить на нужды предприятия.

Что делать в таком случае, читайте в нашей статье.

Далее бухгалтер обрабатывает полученные документы и проводит их через счет расчетов с подотчетными лицами, т. е. счет 71.

Характеристика счета 71 – расчеты с подотчетными лицами

Что же о счете 71 по расчету с подотчетными лицами говорит нам инструкция по применению плана счетов?

Данный счет предназначен для сбора информации о расчетах с работниками. Подотчетные суммы, не возвращенные в срок, списываются как недостачи. Развернутый учет на счете 71 – расчеты с подотчетными лицами – ведется по каждому сотруднику индивидуально.

Рассмотрим типовые проводки по данному счету:

ДтНаименование счетаКтоперации
7150, 51Выдача денежных средств работнику через кассу или на корпоративную либо личную карту
07, 10, 15, 20, 41, 44 и т. д.Счет для учета трат (материалы, затраты, расходы на продажу — в зависимости от предоставленных документов и вида покупки)71 «Подотчетные лица»Разнесены по соответствующим счетам затраты, понесенные подотчетниками (куплен товар или материал либо приобретена услуга)
19Входящий НДСВыделен НДС из затрат, понесенных сотрудником
70,73Расчеты с персоналом по оплате труда либо по прочим платежамНе возвращенная в срок сумма списана в счет зарплаты или прочих расчетов с сотрудником
94Недостачи от потери ценностейНевозвращенная сумма средств списана как недостача
50,51Расчетный счет, кассаОстаток средств возвращается в кассу предприятия

Пример использования счета

Рассмотрим на конкретном примере взаиморасчеты с сотрудниками по выданным под отчет суммам. Используем счет 71 – подотчетные лица.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

В ООО «Хлопушка» возникла необходимость в покупке запчастей для ремонта машины. Денежные средства в размере 25 000 руб. выданы в подотчет Сахарову О. По всем ранее выданным средствам он отчитался. Сразу после покупки был представлен авансовый отчет на сумму 20 130 руб., в том числе НДС.

Генеральный директор представил отчет, к которому приложены кассовые чеки из ресторана. Это был ужин с потенциальным клиентом, то есть представительские расходы на сумму 5 400 руб.

В бухгалтерском учете следует отразить такие операции:

  • Дт 71 Кт 50 — 25 000 руб. — выдано в подотчет на основании заявления сотрудника;
  • Дт 10 Кт 71 — 17 059,32 руб. — оприходованы материалы, купленные подотчетником;
  • Дт 19 Кт 71 — 3070,68 руб. — выделен НДС по купленным материалам;
  • Дт 50 Кт 71 — 4 870 руб. — неизрасходованный остаток средств возвращен в кассу;
  • Дт 44 Кт 71 — 5 400 руб. — отражены представительские расходы согласно предоставленным чекам, смете мероприятия, актам о проведении мероприятия.

Итоги

Грамотный учет взаиморасчетов по подотчетным суммам значительно упрощает контроль за расходом средств, выданных сотруднику. Как видим, организовать его на счете 71 по расчету с подотчетными лицами не так уж и сложно.

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/schet_71_raschety_s_podotchetnymi_licami/

Расчеты с подотчетными лицами (счет 71)

Бухгалтерский счет 71. Учет расчетов с подотчетными лицами
29 августа 2014      Учет расчетов

Подотчетные лица – кто это? Как учитываются взаиморасчеты с подотчетными лицами, как выдать деньги под отчет, как это оформить документально и какие проводки отразить в бухгалтерском учете? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье ниже.

Кто такие подотчетные лица?

Это сотрудники предприятия, которым выданы денежные средства на произведение расходов, связанных с деятельностью предприятия. То есть деньги не могут быть выданы на личные цели, они должны быть потрачены только на нужды организации (хозяйственные нужды, служебная командировка и т.д.). Выдача денег подотчетным лицам должна быть правильно оформлена: документально и с помощью проводок.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Для учета денег, выданных под отчет, применяется счет 71, который так и называется «Расчеты с подотчетными лицами». Аналитический учет на сч.71 может вестись по каждому отдельному подотчетному лицу.

71 счет бухгалтерского учета – активно-пассивный, а это значит, что для него одновременно выполняются правила, действующие для активных счетов и для пассивных. Что это за правила – читайте здесь.

Деньги под отчет могут выдаваться только работникам предприятия, причем должен быть зафиксирован перечень этих работников в приказе. Приказ о подотчетных лицах утверждается руководителем. В дальнейшем можно будет выдавать деньги только лицам, указанном в этом приказе.

Документальное оформление выдачи денег подотчет

Деньги выдаются подотчетному лицу на основании его заявления, в котором указывается нужная сумма и срок, на который она должна быть выдана. Руководитель организации визирует это заявление, работник с заявлением идет в кассу организации для получения денег.

Выдача денег подотчет выполняется на основании расходного кассового ордера. Если за данным подотчетным лицом не числится задолженность по предыдущим выданным суммам, и он включен в приказ о подотчетных лицах, то из кассы выдается необходимая наличная сумма.

В бухгалтерском учете выдача денег под отчет оформляется с помощью проводки Д71 К50.

Сумма может быть выдана любая, в российском законодательстве ограничений нет. Но нужно помнить, что передача подотчетных денег от одного лица другому запрещена.

Кроме того, что работник может получить денежные средства наличными из кассы, он может также получить их и на свой расчетный счет в банке. Это особенно удобно, если работник находится в командировке. Если деньги выдаются безналичными средствами, то отражается проводка Д71 К51.

Работник, получивший сумму подотчет, должен в дальнейшем отчитаться о потраченных средствах: на что потрачены и в каком размере. Кроме того, он должен предоставить документы, подтверждающие произведенные расходы.

В  течение трех дней после окончания срока, указанного в заявлении работника, подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет, оформленный по форме АО-1. Авансовый отчет отражает, на какие цели потрачены полученные средства, каков размер потраченной подотчетным лицом суммы. Сдавая авансовый отчет в бухгалтерию, работник также должен приложить подтверждающие документы.

Если подотчетное лицо потратило полученную сумму не в полном размере, и у него остались деньги, то их необходимо вернуть в кассу предприятия, при этом оформляется проводка Д50 К71 и заполняется документ – приходный кассовый ордер.

Если же расходы работника превысили полученную сумму, то перерасход должен быть выдан работнику из кассы на основании расходного кассового ордера, при этом отражается проводка Д71 К50.

Получив от подотчетного лица авансовый отчет с указанием целей, на которые потрачен аванс, бухгалтер должен произвести необходимые проводки для того, чтобы списать с подотчетного лица числящуюся за ним задолженность по дебету сч.71.

В зависимости от вида затрат, кредит сч.71 корреспондирует с дебетом соответствующих счетов.

Если аванс потрачен на приобретение материальных ценностей, то выполняется проводка Д10 К71 или Д15 К71.

Если подотчетная сумма потрачена на командировку, то проводка Д20 (23) К71 для производственных предприятий, или Д44 К71 – для торговых.

Если аванс потрачен на приобретение основных средств, то проводка Д08 К71.

Если аванс потрачен на покупку товаров, то проводка Д41 К71.

Если в установленный срок работник не предоставил авансовый отчет и не вернул деньги, то они списываются с кредита сч.71 в дебет сч.94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (проводка Д94 К71).

Если всю сумму можно удержать из зарплаты подотчетного лица, то выполняется проводка Д70 К94. Если нет – то задолженность списывается в дебет сч.73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», далее можно удерживать из зарплаты работника сумму частями каждый месяц (проводки Д70 К73).

Проводки по счету 71:

ДебетКредитНаименование операции
7150 (51)Выданы работнику деньги в подотчет
10, 1571Приняты к учету материальные ценности, приобретенные на подотчетные деньги
4171Приняты к учету товары, приобретенные на подотчетные деньги
20, 23 (44)71Списаны командировочные расходы на себестоимость продукции (в расходы на продажу)
5071Подотчетным лицом возвращена неистраченная сумма в кассу предприятия
9471Списана невозвращенная в установленный срок подотчетным лицом сумма аванса
7394Отражена сумма задолженности работника перед организацией по невозвращенному остатку подотчетной суммы
7073Удержан из зарплаты работника невозвращенный остаток подотчетной суммы

Источник: http://buhs0.ru/raschety-s-podotchetnymi-licami-schet-71/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.