+7(499)495-49-41

Документирование деятельности организации: первичные документы бухгалтерского учета.

Содержание

Первичные документы в бухучете

Документирование деятельности организации: первичные документы бухгалтерского учета.

Без первичных документов немыслим бухгалтерский учет. Первичная документация – регистры, в которых находят отражение совершенные хозяйственные операции. Документальное подтверждение этих фактов имеет юридическую силу, исполнитель того или иного действия в конечном итоге несет за него ответственность.

Первичные бухгалтерские документы имеют свою классификацию, позволяющую упорядочить учет и определить степень ответственности исполнителей.

Какая бывает первичная документация

Назначение первичной документации определяет ее классификацию по следующим типам:

  • распорядительная (платежные поручения, доверенности);
  • исполнительная или оправдательная (акты, ведомости выплаты зарплаты).

По типу оформления первичка может быть:

  • бухгалтерской (расчеты, справки) – составляет бухгалтер;
  • комбинированной (авансовые отчеты, расходные кассовые ордера) – составлением и оформлением документов занимается не 1 работник.

Отдельной группой среди всей первичной документации выделяются бланки строгой отчетности: квитанции, билеты, абонементы и т.д. Изготовление, учет и хранение этих бумаг осуществляется в строгом соответствии с требованиями законодательства о БСО.

Первичные документы могут содержать различный объем информации, быть разовыми или накопительными регистрами (пример последних – лимитно-заборные ведомости на топливо). Относительно исполнителя первичка делится на 2 категории:

  • внутренняя, составляемая внутри организации (акты, накладные, кассовые ордера и т.д.);
  • внешняя (счета от поставщика, выписки из банка, счета-фактуры и т.д.).

Первичные учетные регистры могут оформляться на унифицированных или специализированных бланках, этот вопрос обязательно прописывается в Учетной политике хозяйствующего субъекта. Специализированные бланки – документы, форма которых разработана самой организацией для фиксирования узкоспециализированных операций.

Оформление первичных документов происходит по факту свершения хозяйственной операции. Вся представленная в этих регистрах информация обрабатывается и служит исходными данными для составления сводной отчетности.

Состав первичной документации

Существует перечень первичных документов, обязательных к использованию в бухгалтерском учете:

Наименование первичного документаУнифицированная форма
ДоверенностьМ2, М-2а
Акт приемка материаловМ-7
Лимитно-заборная картаМ-8
Требование-накладнаяМ-11
Накладная на отпуск материалов на сторонуМ-15
Приходный кассовый ордерКО-1
Расходный кассовый ордерКО-2
Кассовая книгаКО-4
Табель учета рабочего времениТ-12
Платежная ведомостьТ-53

Перечисленные в таблице документы первичного учета – лишь краткий обзор всех применяющихся в организации. Большинство первичных регистров оформляется на унифицированных бланках, которые утверждены следующими нормативно-правовыми актами

  • Постановление Госкомстата РФ №1 от 05 января 2004г. (учет операций по оплате труда);
  • Постановление Госкомстата РФ № 7 от 21 января 2003г. (учет основных производственных фондов);
  • Постановление Госкомстата России № 88 от 18 августа 1998г. (кассовые операции);
  • Постановление Госкомстата РФ № 132 от 25 декабря 1998г. (проведение финансовых расчетов с применением ККМ);
  • Постановление Госкомстата № 71-а от 30 октября 1997г. в редакции от 21.01.2003г. (учет труда) и т.д.

Информационное письмо Министерства Финансов РФ № ПЗ-10/2012 «Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г.

N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» отменяет обязательность ведения всех первичных учетных регистров в организации.

Экономический субъект вправе определять самостоятельно перечень «Обязательные первичные документы», закрепив его в своей Учетной политике.

При заполнении первичных документов бухгалтерского учета необходимо соблюдать аккуратность, а вносимая информация должна быть четкой. Заполнять регистры можно ручным или машинописным способом. В первичке важно отразить следующие моменты:

  • наименование документа, позволяющее его идентифицировать;
  • дата составления;
  • все необходимые реквизиты (наименование экономического объекта, его ИНН, ОГРН или ОГРНИП, подписи уполномоченных лиц и т.д.);
  • расчетные данные прописью и цифрами и др.

Некорректное заполнение первичных бухгалтерских документов становится причиной исключения данной хозяйственной операции из налогооблагаемой базы при проверке контролирующими органами.

Любые исправления в первичке возможны до отражения информации этих регистров в бухгалтерском учете.

Выбор режима налогообложения влияет на состав и полноту бухгалтерского учета в целом и перечень используемых первичных документов – в частности. Индивидуальный предприниматель, выбравший УСН «доходы», должен позаботиться о правильном заполнении Книги учета доходов и расходов (в доходной ее части). Соответственно, данные для КУДиР должны браться из первичных документов:

  • акты выполненных работ, подтверждающие факт оказания услуг покупателям;
  • товарные накладные на передачу продукции.

Оба упомянутые выше документа подтверждают факт свершения операции по реализации продукции или оказанию услуги. Подтверждением же оплаты заказчиком или покупателем становится выписка из расчетного счета, получаемая ИП в банке. При получении от заказчика наличных денежных средств оформляются такие виды первичных документов, как:

  • приходный кассовый ордер;
  • Z-отчет (при использовании ККТ).

Если налогооблагаемой базой ИП на УСНО являются «доходы, уменьшенные на величину расходов», список первичных документов расширяется. Предпринимателю придется фиксировать в хронологическом порядке расходы, уменьшающие доходную часть КУДиР. Обоснованием этих расходов выступают следующие первичные документы:

  • авансовые отчеты;
  • расходные кассовые ордера;
  • акты списания материалов;
  • товарные чеки о приобретении ТМЦ;
  • платежные ведомости для расчета с наемными работниками;
  • прочие документы.

В пункте 1 ст. 346.16 НК РФ прописан перечень расходов, которые ИП имеет право включать в КУДиР для уменьшения облагаемой налогом при УСН базы.

Индивидуальному предпринимателю, который является налогоплательщиком единого налога на вмененный доход, необходимо вести учет тех физических показателей, которые определяют размер налогооблагаемой базы.

Это могут быть наемные работники, квадратные метры площади и т.д. (в зависимости от выбранного вида деятельности).

Причем вести учет этих физических показателей надо в течение всего времени, чтобы в случае их корректировки доказать налоговым органам правильность своих расчетов.

Если ИП уменьшает налогооблагаемую базу на сумму страховых взносов с фонда оплаты труда наемного персонала, необходимо вести первичный учет начисления и выплаты заработной платы этим сотрудникам. Формы первички в этом случае будут следующие:

  • табеля учета рабочего времени;
  • заказы-наряды при сдельной оплате труда;
  • платежные ведомости;
  • листы нетрудоспособности и т.д.

Многие ИП на ЕНВД сохраняют договора с контрагентами на случай встречной налоговой проверки, но эти документы не относятся к разряду первичной документации и носят скорее справочный характер.

Основная система налогообложения – наиболее трудоемкая в учете и требует от бухгалтера знания актуального законодательства не только в сфере бухучета. Если на ОСНО находится ИП, он может не вести бухгалтерский учет в полном объеме, об этом говорит п.

2 статьи 6 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011г. (в редакции от 23 мая 2016г.). Но в этом случае предприниматель должен подробно вести КУДиР в хронологической последовательности.

Первичные документы, информация их которых вносится в Книгу, определяются сферой деятельности бизнесмена:

  • акты оказанных услуг;
  • накладные на продукцию;
  • расходные кассовые ордера;
  • авансовые отчеты;
  • платежные поручения;
  • ведомости и т.д.

Если на ОСНО находится организация, бухгалтер при составлении Учетной политики выбирает необходимые документы первичного учета и использует данный список в своей каждодневной работе.

Все коммерческие компании на основании закона №402-ФЗ обязаны вести бухгалтерский учет в полном объеме.

Первичной документации в данном случае являются все оправдательные документы, подтверждающие совершение той или иной хозяйственной операции.

Источник: http://nebopro.ru/pervichnye-dokumenty-v-buxuchete/

Первичные документы бухгалтерского учета

Документирование деятельности организации: первичные документы бухгалтерского учета.

Все предприятия, которых законодательство обязало вести бухгалтерский учет, должны оформлять каждую хозяйственную операцию соответствующим первичным документом.

Что такое хозяйственная операция? Это какое-либо событие из жизни предприятия, которое оказывает влияние на структуру его активов и/или движение денежных средств.

Закон о бухгалтерском учете требует, чтобы первичные документы оформлялись в момент совершения хозяйственной операции. Если же выполнять действие и тут же его документировать не представляется возможным, то закон разрешает оформить «первичку» сразу же после его окончания.

Первичные документы могут быть как бумажными, так и электронными, последние должны быть заверены соответствующими электронными подписями. Однако если наличие бумажного первичного документа требуется по условиям договора или законодательно, то хозяйствующий субъект по требованию контрагента обязан будет изготовить бумажные копии соответствующих электронных документов.

 Обязательные реквизиты первичного документа

Основной бухгалтерский закон предъявляет четкие требования к оформлению любого первичного документа, составляемого субъектами предпринимательства.

В обязательном порядке первичный документ должен содержать:

  • непосредственно название документа;
  • дата, когда документ был составлен;
  • название субъекта хозяйствования, от имени которого совершается операция;
  • суть хозяйственной операции;
  • натуральные (с указанием единицы измерения) и/или денежные измерители хозяйственной операции;
  • указание должности лиц, совершивших хозяйственную операцию, ответственных за ее правильность и за верное оформление документов;
  • подписи таких лиц с указанием их фамилий и другой личной информации, которая поможет их идентифицировать.

 Собственные или унифицированные формы первичной документации?

Новый федеральный закон N 402-ФЗ, который вступил в силу с 01.01.2013 года, разрешает хозяйствующим субъектам самостоятельно устанавливать формы первичных документов. Они должны быть поданы на утверждение руководителю предприятия лицом, ответственным за ведение бухгалтерского учета предприятия.

Правда, Министерство финансов РФ в тексте Информации N ПЗ-10/2012 отмечает, что унифицированные формы, применение которых уполномоченные органы устанавливают на основании других федеральных законов или в соответствии с ними, остаются обязательными к использованию при совершении конкретных хозяйственных операций.

Например, Банк России утвердил в соответствующем положении обязательное использование стандартных бланков кассовых документов. Однако разрабатывать собственные формы первичных документов не каждому под силу. Это потребует времени и усилий, к тому же их составитель должен обладать соответствующей квалификацией.

А потому можно по-прежнему пользоваться типовыми бланками, которые разработал Госкомстат РФ. Но не забудьте утвердить соответствующие формы приказом по предприятию за подписью директора.

 Первичные документы разных областей бухгалтерского учета

Мы приведем лишь основные первичные документы, с которыми сталкивается любое предприятие в процессе работы. Однако существует еще множество специальных форм, использующихся в соответствующих ситуациях и отраслях. К примеру, утвержден ряд форм для сельскохозяйственных, торговых, добывающих, транспортных и других предприятий.

К специфическим операциям можно отнести списание естественной убыли, ответственное хранение, лизинг и многое другое.

Учет основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА)

Основные средства — это такие материальные активы, которые служат более 1 года и переносят свою стоимость на готовый продукт частями.

Для их учета Госкомстат РФ предусмотрел специальные типовые формы:

— при постановке объекта основных средств на учет заполняется форма № ОС-1 и заводится инвентарная карточка по форме № ОС-6;

— перемещение объектов ОС сопровождается оформлением акта приема-передачи или же просто отмечается в инвентарной карточке;

— при списании объекта ОС заполняют форму № ОС-4;

— для учета объектов НМА предусмотрена специальная форма № НМА-1.

— для инвентаризации разработаны формы № ИНВ-1 и № ИНВ-1а (инвентаризационная опись), № ИНВ-18 (сличительная ведомость), № ИНВ-22 (приказ) и № ИНВ-26 (ведомость результатов).

Учет запасов и готовой продукции

Эта область бухгалтерского учета фиксирует движение всех активов, срок службы которых составляет менее 12 месяцев. Это сырье, материалы, запчасти, офисные «расходники», упаковка, и т.д., а также готовая продукция. Такой учет еще называют складским.

Здесь применяют следующие формы:

  • приходная накладная;
  • все материалы и товары группируются по определенным признакам, а на каждую группу заводится карточка учета материалов по форме № М–17;
  • для списания материалов используют требование-накладную по установленной форме № М–11, а товары списываются при продаже;
  • движение по складу оформляется в виде материального отчета, а в магазинах и торговых предприятиях — товарного отчета № ТОРГ-29.

Кроме того, законодательством предусмотрено периодическое проведение инвентаризаций таких активов, для этого используются следующие документы:

  • инвентаризационная опись (№ ИНВ-3);
  • приказ о проведении инвентаризации (№ ИНВ-22);
  • сличительная ведомость результатов инвентаризации (№ ИНВ-19);
  • ведомость учета результатов инвентаризации (№ ИНВ-26).

Расчеты с покупателями

Для осуществления взаимодействия с покупателями оформляют следующий пакет документов:

  • счет-фактура;
  • товарная или расходная накладная — форма Торг 12;
  • акт приема-передачи работ или услуг;
  • транспортная накладная — форма 1-Т;
  • кроме того, периодически проводят инвентаризацию взаиморасчетов с покупателями, где применяется акт инвентаризации расчетов — форма ИНВ-17.

Учет денежных средств в кассе и на расчетном счете

Следует помнить, что исправления в любых кассовых документах недопустимы. Документ, в котором содержатся исправления, считается недействительным.

Основные кассовые первичные документы это:

  • приходный кассовый ордер (№ КО-1);
  • расходный кассовый ордер (№ КО-2) ;
  • кассовая книга (№ КО-4);
  • книга учета принятых и выданных денежных средств (№ КО-5);
  • журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (№ КО-3);
  • авансовый отчет (№ АО-1);
  • акт инвентаризации денежных средств (№ ИНВ-15).

Для учета операций на банковских счетах предприятия используют платежное поручение и банковские выписки.

Учет заработной платы

В работе с заработной платой наемных работников в обязательном порядке оформляются следующие документы:

  • платежная ведомость (№ Т-53);
  • расчетная ведомость (№ Т-51);
  • расчетно-платежная ведомость (№Т-49);
  • расчетный листок;
  • справка о доходах (№ 2-НДФЛ).

Во всех первичных документах, кроме кассовых, Закон о бухгалтерском учете разрешает делать исправления. Рядом с таким исправлением должны быть указаны фамилия и должность ответственного лица, а также дата корректировки.

Впрочем, чистые, правильно заполненные, упорядоченные и заархивированные документы нередко служат и руководству предприятия, особенно это важно в ситуациях с судебными тяжбами. А потому работать с «первичкой» необходимо аккуратно и внимательно.

Ниже приведем примеры самых популярных документов

Источник: https://blog.ksio.ru/prochee/pervichnye-dokumenty-buxgalterskogo-ucheta

Перечень первичных документов бухгалтерского учета

Документирование деятельности организации: первичные документы бухгалтерского учета.

Какие документы принадлежат к первичным, должен знать каждый бухгалтер. Это связано с тем, что именно эта документация и является основанием для ведения бухгалтерского учета.

Они доказывают факт осуществления операций хозяйственного характера. Начинающему специалисту в сфере бухучета нужно разобраться, что это такое, для чего нужны первичные документы, как их составлять и хранить.

В противном случае проблем с контролирующими органами избежать не удастся.

Юридические лица и частные предприниматели могут перечислить друг другу средства только на основании определенной первичной документации. Предполагается, что первичка составляется еще до того, как прошла хозяйственная операция, однако законодательство не исключает возможность ее составления завершения сделки, однако, для этого должны быть веские причины.

Как первичные, так и сводные документы учета, должны включать реквизиты: наименование бланка; дата и место, где он был составлен; полное название компании, которая его подготовила; какие счета используются для перечисления средств; полное имя ответственного должностного лица и т.д.

Зачем они нужны

Первичные документы (ПД) являются обязательным компонентом бухгалтерского учета. Составляются они в ходе осуществления хозяйственных операций и служат доказательством того, что такие операции были завершены. При проведении сделки может быть задействовано различное число первичных документов: зависит оно от специфики ее проведения.

Перечень операций, которые обязательно должны быть проведены в ходе сделки:

  1. Подписание контракта с получателем. Если он является постоянным, можно подписать один договор на несколько сделок, однако, в таком случае стоит сразу обговорить сроки выполнения работ, последовательность расчетных операций и прочие нюансы.
  2. Выставление счетов для оплаты.
  3. Непосредственно оплата, подтверждением которой является кассовый чек (или товарный), если речь идет о наличной оплате, или же платежки, если деньги перечисляются по безналу.
  4. Когда отгружается товар, исполнитель передает клиенту накладную.
  5. После предоставления услуг в полном объеме, исполнитель должен получить от клиента акт выполненных работ

Существующие виды

Существует 6 основных видов ПД бухучета, которые используются чаще всего при проведении различных сделок:

КонтрактВ контракте закрепляются права и обязанности сторон сделки. Договор может быть составлен на оказание услуг или продажу товаров. Гражданский кодекс не исключает возможности заключения устного договора, но нужно помнить, что только документ, подписанный двумя сторонами, может защитить права и интересы пострадавшей стороны в судебном органе в случае возникновения каких-либо проблем, включая невыполнение обязательств другой стороной.
Счет-оферта
  • В данном документе указывается, какую сумму должен внести клиент для получения услуг или работ. Когда производится оплата, это означает, что клиент дает свое согласие на условия, которые выдвинуты исполнителем.
  • Не существует конкретной формы этого документа, поэтому его оформление может отличаться у разных поставщиков. Однако, нужно помнить, что обязательно документ должен содержать название самого документа; реквизиты для оплаты; наименование товаров и услуг, а также их стоимость. Подготовить его можно в программе 1С.
  • Счет не представляет ценности с точки зрения ведения бухучета и отчетности перед контролирующими органами, в нем лишь фиксируется цена, установленная продавцом. Ставить на нем печать и подпись не обязательно, но, если компания хочет подстраховаться и обезопасить себя, лучше это сделать.
  • Если будут нарушены какие-либо интересы или права покупателя, он имеет право требовать от продавца возврата перечисленных средств.
Платежная документацияЭто подтверждение того факта, что клиентом был оплачен счет, выставленный производителем. Существуют различные виды таких документов: платежные требования, поручения и чеки, бланки строгой отчетности.
Товарная накладная
  • Применима в тех случаях, когда нужно оформить сделку купли-продажи материальных ценностей. Данная бумага должна быть оформлена в двух экземплярах. Продавцу он нужен, чтобы отобразить продажу, а покупателю – для оприходования полученного товара.
  • В товарной накладной и счете должна полностью совпадать информация. На данном документе печать продавца и покупателя должна стоять обязательно.
Акт про выполнение работ или оказание услугДвусторонний документ. Он подтверждает не только факт выполненных работ, но и цену, которая была заплачена за товар или услугу. Данная бумага служит также доказательством того, что стороны полностью выполнили обязательства друг перед другом и не имеют взаимных претензий.
Счет-фактураВажным документом является счет-фактура, при помощи которой закладывается основа для акцептования сумм НДС, поданных к вычету. Очевидно, что это документ очень важен для тех структур, которые являются плательщиками НДС.

Классификация бухгалтерских документов

Список первичных документов бухгалтерского учета

Итак, список первичной документации бухгалтерского учета выглядит таким образом:

ДоговорЗаключается с клиентом в письменной форме. Важно сказать, что закон не запрещает устную форму такого контракта, однако, стороны чаще предпочитают зафиксировать права и обязанности, предусмотренные соглашением, на бумаге.
СчетВ нем содержатся реквизиты для произведения оплаты и наименование товаров, которые приобретаются.
Чек (товарный или кассовый) или же бланк строгой отчетностиВыдаются в случае оплаты наличными. В случае безналичного расчета у покупателя товара или услуги в качестве подтверждения оплаты остается платежный документ, который заверен банковской структурой.
НакладнаяВыдается в момент произведения отгрузки товара.
Акт оказания услуг или выполнения работПредоставляется после того, как услуги оказаны в полном объеме.

Рекомендации по закону

Определение понятия «первичный учетный документ» дает статья 60-1 Российского Налогового кодекса: первичные документы – это задокументированное свидетельство того, что операция была совершена или присутствует событие, которое дает право на ее совершение. Такие документы могут быть в бумажном виде или на электронном носителе. Ведение бухучета происходит на основе подобной документации.

В статье 60-2 приведены формы таких документов и требования, которые выдвигаются к их оформлению.

Статья 60.1. Последствия признания недействительным решения о реорганизации юридического лица

Статья 60.2. Признание реорганизации корпорации несостоявшейся

Еще один нормативный акт, в котором дается определение первичной документации, а также определяются ее формы – закон про бухучет и финотчетность.

Россия – страна, в которой законодательство по бухучету и оплате налогов периодически меняется.

Учитывая тот факт, что формы могут быть изменены или дополнены, нужно отслеживать, какие изменения утверждаются различными госструктурами, в том числе Министерством Финансов.

Так, например, в начале 2018 года была утверждена форма бухгалтерской справки, которая раньше имела произвольную форму.

КоАП предусматривает ряд санкций за отсутствие в организации первичных документов, они определены в статье 276 Кодекса.

Общие инструкции по применению

ПД являются основой для начала ведения бухучета определенных операций и внесения записей в регистр учета. Такой документ выступает в качестве письменного свидетельства того факта, что была совершена хозяйственная операция.

Те первичные учётные документы, формы которых не утверждены официально, утверждает руководитель организации, издавая соответствующий приказ. В них должны быть закреплены все обязательные реквизиты, которые предусмотрены законодательством.

Такая документация должны быть подготовлена на бумаге и подкреплена подписью лица, которое составило документ. В случае применения электронного документа, его нужно подписать электронной подписью.

Унифицированные формы ПД не являются неукоснительными для использования. Исключение составляют кассовые документы, которые утверждены уполномоченными структурами.

Бланк ПД должен содержать такие обязательные данные:

  • наименование документа;
  • точная дата проведения операции;
  • в чем состоит хозоперация в натуральном и стоимостном выражении;
  • название структуры, которая составляет документ;
  • сведения о лицах, которые ответственны за то, чтобы документ был оформлен правильно.

Такие документы разделяют на следующие группы:

  • учет оплаты труда;
  • учет произведенных кассовых операций;
  • учет основных средств;
  • учет строительных и ремонтных работ.

Правила заполнения

Отчётные документы следует оформлять аккуратно и четко.

Основные правила:

  • разрешено пользоваться шариковыми, а также чернильными ручками, можно применять вычислительную технику и пишущую машинку;
  • составлять такую документацию нужно в тот момент, когда совершение сделки только планируется;
  • допускается составление документов после осуществления операции, если для этого есть объективные причины;
  • в документе отражаются все возможные реквизиты;
  • при отсутствии любых сведений можно ставить прочерки.

В 2018 году для подготовки ПД используются типовые формы. Документы разделяются на внешние и внутренние.

Первая организация получает со стороны: от госучреждений, вышестоящих организаций, банковских структур, налоговиков и т.д. Примеры внешних документов: счет-фактуры, платежные поручения или требования. Что касается внутренних документов, то они составляются непосредственно в организации.

В случае некорректного заполнения документа организация будет испытывать затруднения с определением налоговой базы, а это может привести к тому, что возникнут разногласия с налоговой службой.

Исправление содержания

Случается, что даже опытный бухгалтер, который оформлял документ ни один раз, допускает ошибку. Исправить ее возможно только тогда, когда не произошло отражение документа в бухучете, то есть он не был проведен. Нужно помнить, что делать исправления при помощи штриха — недопустимо.

Можно использовать только три следующих способа:

  • дополнительная запись;
  • способ сторнировочный;
  • способ корректурный.

Последний применяется в случае, когда ошибка была допущена в учетном регистре, при этом она не касается корреспонденции счетов. Этот способ уместно использовать до того, как составлен баланс. При этом неправильную цифру или иной знак нужно перечеркнуть тонкой линией, рядом же указать верное значение. Сбоку указать — «исправленному верить», и поставить дату и подпись.

Дополнительная запись будет уместна, если сумма операции, которая проводится, была занижена.

Сторнировочный способ предполагает корректировку неверной записи при помощи отрицательного числа. Неправильную цифру указывают красными чернилами, тут же составляется верная запись, которая делается обычным цветом.

Уточнения об акте сверки

Акты сверки законодательно не относятся к первичным документам, поэтому не регламентируются нормативными документами. В них отображаются произведенные взаиморасчеты за определенный период между компаниями, которые имеют статус юрлица, или же индивидуальными предпринимателями.

Данный вид документов используется по инициативе бухгалтеров, поскольку с его помощью реально решить ряд спорных вопросов, что защищает интересы организации.

В каких случаях важно составление акта сверки:

  • когда у продавца представлен широкий выбор товаров;
  • в случае предоставления отсрочки по платежам;
  • если цена на товар высока;
  • в случае наличия между сторонами взаимоотношений, которые носят регулярный характер.

Данный документ может использоваться в суде в случае возникновения спорной ситуации между сторонами.

Сроки хранения

Положение про хранение первичной документации закреплено на законодательном уровне.

Для разных видов документов предусмотрены различные термины хранения:

На протяжении одного годаНужно хранить корреспонденцию с контролирующими органами про термины подачи отчетной документации.
Не менее 5 летХранится кассовая документация и такие бумаги, как баланс за квартал, отчет организации с объяснительной запиской за квартал; протокол заседания о принятии квартального баланса; первичная документация и кассовая книга; документы по системному и внесистемному учету и другие.
Не менее 10 летДолжны сохраняться годовой баланс, инвентарная опись, баланс передаточный, разделительный, ликвидационный и прочие документы.
Не менее 75 летСохраняется лицевой счет каждого работника и зарплатные ведомости.

Источник: http://buhuchetpro.ru/pervichnye-dokumenty-buhgalterskogo-ucheta/

Первичные документы бухгалтерского учета – перечень

Документирование деятельности организации: первичные документы бухгалтерского учета.

Первичные документы бухгалтерского учета важны и в вопросах ведения бухучета, и в определении объема налоговых обязательств. Ответственному за составление первичных документов бухгалтерского учета специалисту компании важно четко понимать содержание и формы таких документов, а также знать специфику ведения учетных регистров.

Роль первичного документа в бухгалтерском учете

Перечень возможных первичных документов бухгалтерского учета

Какие сведения должны содержать формы первичных документов

Первичные документы и регистры бухгалтерского учета

Итоги

Роль первичного документа в бухгалтерском учете

Первичные документы — это документы, при помощи которых компания оформляет произошедшие на предприятии хозяйственные события (п. 1 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Первое, что следует отчетливо понимать бухгалтерам любой организации: сегодня какого-либо определенного обязательного для всех перечня форм первичных документов бухгалтерского учета не существует. Любая фирма сама для себя определяет формы первичных документов в зависимости от цели их применения.

Однако для таких документов законодательно установлен перечень обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

ВАЖНО! Применяемые в бухучете формы должны быть обязательно закреплены в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 21/2008, утвержденного приказом Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н).

О том, сколько нужно хранить первичные документы, читайте в материале «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

Перечень возможных первичных документов бухгалтерского учета

Перечень первичных документов бухгалтерского учета в 2017–2018 годах может быть таким:

  1. Товарная накладная. Это документ, в котором отражается перечень передаваемых товарно-материальных ценностей. Накладная оформляется в 2 экземплярах и содержит сведения, которые впоследствии отражаются в счете-фактуре. Накладная подписывается представителями обеих сторон, участвующих в сделке, и заверяется печатью (если ее фирма использует в своей практике).

О наиболее часто применяемой ее форме читайте в статье «Унифицированная форма ТОРГ-12 – бланк и образец».

  1. Акт сдачи-приемки. Он составляется по завершении выполнения определенных работ (услуг), чтобы подтвердить, что результат работ соответствует изначальным требованиям договора.

Образец такого акта смотрите здесь.

  1. Первичные документы расчета с персоналом по оплате труда (например, расчетно-платежные ведомости).

Подробнее об указанных ведомостях см. в статье «Образец заполнения расчетно-платежной ведомости Т 49».

  1. Документы, связанные с наличием объектов ОС, – здесь компания может оформлять такую документацию из перечня первичных учетных документов бухгалтерского учета:
  • Акт приемки-передачи ОС по форме ОС-1 – при поступлении или выбытии объекта, не относящегося к зданиям или сооружениям.

Подробнее о данном акте см. в материале «Унифицированная форма № ОС-1 — Акт о приеме-передаче ОС».

  • Если объект ОС является зданием или сооружением, то его поступление или выбытие оформляется актом по форме ОС-1а.

Об этом подробнее см. в статье «Унифицированная форма № ОС-1а — бланк и образец».

  • Списание объекта ОС оформляется актом по форме ОС-4.

Подробнее см. в материале «Унифицированная форма № ОС-4 — Акт о списании объекта ОС».

  • Если требуется задокументировать факт проведенной инвентаризации, составляется инвентаризационная опись ОС по форме ИНВ-1.

Подробнее о таком первичном документе см. в статье «Унифицированная форма № ИНВ-1 — бланк и образец».

  • Если же инвентаризация проводилась в отношении НМА, то опись будет составляться уже по форме ИНВ-1а.

Об этом см. в материале «Унифицированная форма № ИНВ-1а — бланк и образец».

  1. Отдельной группой первичных документов являются кассовые документы. К ним относится, в частности такой список первичных документов бухгалтерского учета 2017–2018 годов:
  • Приходный кассовый ордер.

Подробнее о его составлении см. в статье «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?».

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

  • Расходный кассовый ордер.

Подробности о нем см. в материале «Расходный кассовый ордер – бланк и образец».

О правилах оформления этого документа читайте здесь.

О том, чем руководствоваться, оформляя такой документ, читайте в статье «Каковы правила оформления авансовых отчетов в 2018 году?».

  1. Акт зачета взаимных требований.

Об особенностях применения этого документа читайте здесь.

О принципах ее оформления см. материал «Бухгалтерская справка об исправлении ошибки – образец».

Приведенный список не исчерпывает всего объема первичных документов, применяемых в бухучете, и может быть расширен в зависимости от особенностей учета, осуществляемого в каждой конкретной организации.

ВАЖНО! Не являются первичными документами бухгалтерского учета из перечня 2017-2018 – список был предложен выше:

  • Договор. Это документ, в котором оговариваются права, обязанности и ответственность сторон, участвующих в сделке, сроки и порядок расчета, особые условия и т. д. Его данные задействуют при организации учета по аналитике расчетов с контрагентами, но сам он учетных операций не формирует.
  • Счет. В этом документе отражается сумма, которую покупатель соглашается оплатить, принимая условия поставщика. В счете может присутствовать дополнительная информация об условиях сделки (сроки, порядок оплаты и поставки и т. д.), т. е. он дополняет договор.

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/pervichnye_dokumenty_buhgalterskogo_ucheta_perechen/

Первичная бухгалтерская документация на предприятии: виды и основные понятия

Документирование деятельности организации: первичные документы бухгалтерского учета.

Первичная документация в бухгалтерии

Приветствую вас, уважаемые читатели, на моем блоге!

Обычно, я просматриваю рабочую почту каждый день, но на этой неделе не срослось, и писем накопилось немало. Сегодня решила разобрать и тема новой статьи пришла сама собой. Будем говорить о первичной документации, ведь это основа регистров и важная часть работы бухгалтера.

Во время учебы эта тема была не самой важной, да и тяжело осваивать ее в теории, но поступив на работу, пришлось наверстывать упущенное. Давайте заранее разберем все нюансы, чтобы избежать трудностей в будущем. В предыдущей теме мы разобрали бухгалтерские регистры, я знаю, немного сложновато, но после сегодняшней статьи станет немного проще.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 653-64-11. Это быстро и бесплатно!

Чтобы уверенно ориентироваться в плоскости первичной документации мы рассмотрим:

  • Понятие и назначение первичной документации предприятия.
  • Обязательные реквизиты и допустимы изменения первичных документов.
  • Группы, виды, степени детализации и возможные правки документов.
  • Сроки действия и хранения первичной документации.

Основная цель – научиться отличать первичный документ от остальной массы не менее важных бумаг, запомнить их реквизиты и виды. Обещаю, будет интересно, приступим!

Как правильно работать с первичной бухгалтерской документацией

Для начинающих, неопытных бухгалтеров и предпринимателей хочется объяснить принципы работы с первичной бухгалтерской документацией.

Документы, с которыми вы будете работать, делятся на две группы:

  • Поступившие от кого-либо;
  • Исходящие от вас.

Как работать с поступающими документами?

1. Определите: является ли данный документ бухгалтерским?

Документ, принимаемый к учету должен содержать существенную для отражения в учете информацию, т. е. нести в себе информацию о каком-либо совершенном хозяйственном событии.

Например, кассовый чек «говорит» об оплате кому-либо (расход денег), накладная — о перемещении ТМЦ (приход-расход) и т. д. А вот, например, заявление сотрудника с просьбой выдать аванс без визы руководителя к работе принимать нельзя.

Не являются бухгалтерскими документами всякие записки, черновики, газетные вырезки и прочее. А так же документы, составленные с нарушением установленных для них правил.

2. Определите: относиться этот документ к вашей организации или нет?

Документ, проще говоря, должен иметь отношение к данному предприятию, т. е. в нем должны быть реквизиты именно вашей организации, либо они должны быть выписаны на вашего сотрудника.

Бывает, что по разным причинам, вам приносят документы, не относящиеся к данной организации. Это возможно просто ошибка. А может быть и так, что сотрудник осознано, стремится списать с себя подотчетные суммы.

Возможно еще, что документы по закупу ТМЦ (работ, услуг) сознательно выписываются на данное предприятие с целью получить дополнительные суммы на вычет по налогам.

В случае, если несоответствие между вашим видом деятельности и сутью документа бросается в глаза, то лучше этот документ не брать к учету.

Еще один момент — возможно контрагент не имеет оснований выписывать в ваш адрес, данный документ, т. е. у вас нет с ними договорных отношений.

Например, энергоснабжающая организация выставила вам счет, не разобравшись, что потребляемую вами электроэнергию оплачивает другая организация, например, арендодатель.

3. Проверьте реквизиты.

Контрагент несет ответственность за правильность своих реквизитов сам. Сейчас многие предприятия используют компьютерные программы и поэтому ошибок в своих реквизитах, как правило, не допускают, хотя и такое бывает. А вот ваши реквизиты стоит перепроверить — в них зачастую могут быть ошибки.

Отдельно надо сказать про рукописные документы — кроме того, что в них бывают ошибки, так же бывает, что документ поддельный, т. е. например, выписаны от имени несуществующего предприятия.

Существует или нет такое предприятие, можно перепроверить через реестр налогоплательщиков на сайте Налогового комитета РК.

Подписи в документе должны быть подлинными, т. е. именно тех людей кому они принадлежат, и эти люди должны иметь право подписывать такие документы. В документах не допускается факсимильная подпись.

Печатей в одной организации может быть несколько. Проверьте, та ли печать стоит на данном документе. Например, на счет-фактуре не должна стоять печать с надписью «Отдел кадров».

Еще бывает, что документ по ошибке выписан на схожую по названию организацию. Во всех таких случаях надо обратиться в эту организацию и потребовать переделать документ.

4. Было ли фактически совершено событие, отраженное в документе?

Возможно, поставщик не поставлял вам эти ТМЦ или не оказывал вам этих услуг. Или возможно контрагент выставил счет на больший чем нужно объем, цену и соответственно сумму.

Например, на ваш склад не привозили указанный в счете товар. Ваши специалисты этот документ должны акцептовать (подтвердить). В данном примере это должен подтвердить завсклад, своей подписью о получении товара.

А цену, объем, и условия закупа надо сравнить с условиями договора. Либо это должен подтвердить экономист — маркетолог или снабженец.

5. Определите: к какому периоду относиться документ.

Периоды могут быть:

  • текущий месяц,
  • текущий квартал,
  • текущий год,
  • прошедший месяц,
  • прошедший квартал,
  • прошедший год.

От этого зависит, нужно ли принимать этот документ к учету. Да бывает и такое, что, например, приносят Счет-фактуру за прошедший период — на ваше усмотрение принимать его к учету или нет.

В целом, конечно, вы обязаны принять документ к учету, но если примите, это вызовет необходимость корректировать отчеты в т. ч. и налоговые.

Однако если отчеты прошедшего периода текущего года (прошлый квартал, прошлый месяц) исправить не составит труда, то отчеты прошлого года откорректировать бывает весьма затруднительно. Выбор за вами;

Возможно этот документ уже был (есть) у вас. Тогда либо это дубликат (копия), либо этот документ от вас забирали для чего-либо и теперь вернули. Будьте осторожны — не проводите один документ дважды. Это создаст двойные обороты, т. е. необоснованно увеличит те или иные суммы.

6. Определите: к какому разделу учета относиться документ.

Разделы учета:

  1. Касса,
  2. Банк,
  3. Материалы,
  4. Товары,
  5. Основные средства,
  6. Подотчетные лица,
  7. Поставщики,
  8. Покупатели и т. д.

Как работать с поступающими документами

Существует регламентация документов по разделам учета. Это можно прочитать в любом учебнике бухучета. Например, Выписка банка — это документ раздела «Банк», так же называется и регистр, куда вы подошьете этот документ.

Это просто. А вот с документами относящимся к приходу ТМЦ дело обстоит сложнее.

Определите, чем для вашей компании является поступившее ТМЦ: материалом, товаром, основным средством, нематериальным активом или услугой/работой (да и такое бывает)?

Материал — это то, что используется в работе и при этом расходуется, т. е. заканчивается. Например, это бумага, бензин, цемент и прочее. Материал изменяет свою форму: был цемент — стало бетонное изделие.

Товар в отличие от материала не используется в работе, оно приобретается для дальнейшей реализации, т. е. для продажи. Это единственное его отличие. А на практике товаром может быть и бумага, и бензин, и цемент — смотря, чем мы торгуем.
Справочник товаров в программе «1С» называется «Номенклатура».

Основное средство — это некое орудие труда, используемое в работе, которое в отличие от материала не меняет своей физической формы. Т. е. не заканчивается и не расходуется.

Например, это стол, компьютер, автомобиль и т. д. И через несколько лет эксплуатации они останутся столом, компьютером и автомобилем. Только в процессе эксплуатации происходит амортизация (износ) ОС.

В программе «1С» ОС называются фиксированными активами.

Бывает так же, на что некую услугу (работу) выписывают документ, будто бы вам продали товар. Например, СТО заменило масло в двигателе вашего автомобиля, а счет-фактуре вместо «замена масла» пишут «моторное масло такое-то, такое-то количество, по такой то цене».

Задайте себе вопрос: а мы получали фактически это товар на руки? Нет. Тогда — это услуга (работа) и приходовать этот документ нужно соответствующим образом.

7. В какой регистр (журнал) вы подошьете этот документ?

Определите это сразу, и желательно сразу же после обработки подшейте документ на свое место. Бывает правда, что документ пока нельзя «убрать» — он еще требует какой-то доработки или выяснения каких-то обстоятельств. Желательно завести отдельную папку для таких бумаг или отдельный лоток.

Одна из самых плохих недостатков которое могут быть у бухгалтера — это лень. Документ отложенный «на потом», может вызвать массу неприятностей.

Поэтому лучше документы обрабатывать по возможности сразу после получения. Документы, отложенные по объективным причинам, надо дорабатывать сразу же как представляется такая возможность.

8. Определите: будут ли в дальнейшем какие-либо события связанные с этим документом?

Некоторые документы могут в будущем повлечь какие-либо последствия. Например, Уведомление налогового комитета может вызвать в будущем неприятные последствия: арест счета и т. д. Поэтому с такими документами нужно заняться незамедлительно, отложив все прочие дела.

Бывают так же документы, которые могут иметь неприятные последствия после вашего подтверждения их правильности. Например, Акт сверки с указанием вашей кредиторской задолженности — это может быть основанием для подачи иска в суд против вашей компании.

Поэтому если не уверены, лучше оставьте подобные документы на усмотрение руководителя. Иные документы могут потребовать получения других документов.

Например, накладные на приход товара без счет-фактуры. Возможно, так установлено, что ваш контрагент позже выставит вам общую счет-фактуру за определенный период или объем товара.

В таком случае эти накладные надо собирать и сразу же после окончания периода или получения оговоренного объема напомнить поставщику об счет-фактуре.

Здесь же надо упомянуть о следующем: бухгалтер должен держать на контроле своевременное получение необходимых документов.

Документы, об ожидаемом поступлении которых вы знаете, надо требовать от контрагента или ответственного сотрудника в случае не получения в установленные сроки.

Источник: http://www.ajourkz.kz/ru/useful_information/how_to_deal_with_the_primary_accounting_records/

Первичные документы в бухгалтерском учете

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы.

Источник: https://buhgalterov.ru/dokument/pervichnaya-dokumentatsiya.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.