+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Инструкция по заполнению трудовых книжек

Содержание

Заполнение трудовых книжек по инструкции — рассмотрим правила

Инструкция по заполнению трудовых книжек

Трудовая книжка — главный документ, содержащий все сведения о профессиональной деятельности человека. Трудовая важна для отслеживания общего стажа, что пригодится, когда человек достигнет пенсионного возраста и будет оформлять пенсию.

При ведении и оформлении при приеме на работу этого документа необходимо придерживаться требований официально принятого Постановления РФ под номером 225 от 16 апреля 2005 года. В нем четко прописаны все инструкции, которые надо соблюдать при заполнении трудовых книжек.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Кто является ответственным?

При смене места работы работодатель всегда обращает внимание на то, где, сколько и в какой должности работал человек. Поэтому этот документ нужно тщательно хранить и заполнять по утвержденным правилам.

В каждом учреждении есть приказ, в котором ответственность и обязанности по ведению трудовых возложены на конкретного человека. А кто им будет, решает сам руководитель.

Чаще всего это:

  • кадровые работники;
  • делопроизводители;
  • непосредственно работодатель;
  • бухгалтера.

Дело это ответственное, требует особой грамотности и внимательности, знания законодательной базы по ведению документации. Поэтому нужно тщательно выбирать человека для назначения ответственного за трудовые книжки.

На титульном листе надо указать:

  1. ФИО — обязательно полностью, не сокращая;
  2. дата рождения, цифрами, а месяц можно писать буквами;
  3. сведения об образовании — в соответствии с дипломом, который предоставил человек, устраивающийся на работу; пишут только его уровень — высшее, либо средне-специальное или среднее;
  4. графа «Профессия, специальность» подлежит заполнению также по данным диплома, пишут ту специальность, которая присвоена человеку, например психолог;
  5. дата заполнения — ее пишут или полностью цифрами, или так — число и год цифрами, месяц — словом;
  6. далее следует подпись человека, который устраивается на работу;
  7. затем свою подпись ставит лицо, которое заполняло книжку;
  8. печать директора, работодателя — необходимое условие, без этого трудовая недействительна.

Вся написанная информация должна быть четкой, разборчивой, почерк — красивым и эстетичным, буквы и цифры — не слишком мелкими, но и не крупными.

Если трудовая закончилась, то в нее вставляют вкладыш.

Часто встает вопрос — какими чернилами разрешено вносить все данные в документ. Особых сложностей нет — позволительно писать чернилами черного, синего цветов. Ручки подойдут:

  • с шариковым стержнем;
  • обычные гелевые;
  • перьевые.

Главное — чтобы надписи не сокращались, а были внесены полностью. Плюс не допускать смазывания написанного. Поэтому надо быть предельно аккуратным.

Как правильно заполнять трудовые?

При заполнении трудовой впервые порядок такой:

  1. Внесение информации на титульный лист — с включением первичных данных о работнике, со сверкой по данным из паспорта и документа, подтверждающего уровень образования.
  2. Следующий ответственный шаг — внесение информации в раздел с записями о работе.
  3. Раздел подлежит заполнению каждый раз, когда человек официально меняет место профессиональной деятельности.

    Сначала пишется точное и полное название учреждения. В некоторых организациях ставят специальный штамп с названием, и писать от руки ничего не нужно.

  4. Следующий шаг — вносится запись, фиксирующая тот факт, что лицо официально заступило на работу.

Графа 1 «Номер записи» содержит нумерацию всех записей.

Графа 2 — «Дата». Там ставят обязательно цифрами точную дату заступления работу, при этом число не должно иметь разногласий с трудовым договором.

Графа 3 — самая длинная. Здесь нужно аккуратно вписать, на какую конкретно должность будет оформлен человек.

Графа 4 содержит основание для приема на работу — это приказы, изданные руководителем. Сначала пишут название, а далее — его номер, и точную дату — цифрами.

Точно таким образом происходит внесение информации относительно перевода работающего на другую должность, либо в другой отдел одного учреждения.

Раздел с информацией о поощрениях заполняется по аналогии:

  • сначала — номер, под которым оформляется запись, цифрами — непосредственно дата поощрения;
  • вид поощрительных действий — к примеру, благодарность, кем выдано и мотив;
  • документ, обосновывающий поощрение — приказы, постановления.

Частые ошибки

По данным статистики, самые частые ошибки и неточности возникают в заполнении «Сведений о работе». Что в таком случае делать?

  1. После некорректной записи надо поставить номер по хронологии.

  2. В графе «Дата» написать адекватную информацию.
  3. В «Сведениях о работе» следует вписать информацию такого типа — запись под номером (указать его) считать недействительной.

  4. В последней графе написать распорядительный акт, с указанием номера и даты.

Если книжка оформляется с чистого листа и допускается ошибка, ее можно уничтожить с заполнением соответствующего акта. А в новой книжке все заново пишут без ошибок.

Ситуация может осложниться тем, что работающий до нахождения неточности ушел работать в другое учреждение.

В таком случае надо действовать по алгоритму:

  1. в нужной графе вписывается номер по порядку;
  2. создается запись, подтверждающая прежнюю недействительной;
  3. ставится следующий по хронологии номер и записывается адекватная информация — запись с устраненной ошибкой;
  4. вносится дата именно исправления;
  5. в графе под номером 4 делается обоснование в виде приказа с номером и датой.

Любые изменения в трудовой книжке делаются через соответствующий приказ.

Часто возникают ошибки с правильностью имен, фамилий. Такие неточности могут создать проблемы в будущем.

Алгоритм действий в таком случае следующий:

  • неправильные данные аккуратно зачеркивают одной чертой посередине;
  • на развороте оформляют надпись подобного содержания: «Исправленному Афонасьева на Афанасьева верить»;
  • вписывают ссылку на соответствующий распорядительный акт;
  • ставят подпись руководителя, штамп.

Смена фамилии

Смена фамилии также требует внесения изменений в бланк. Сначала пишется приказ, в основании которого — новый паспорт либо свидетельство, подтверждающее вступление в брак.

Далее старая фамилия работника аккуратно перечеркивается одной линией, а сверху четко и разборчивость пишут новую. Слева, ближе к углу обложки на первом развороте, пишут относительно смены фамилии с указанием основания.

Как сделать выписку из книжки?

Выписка — это документ, представленный как ксерокопия или воссозданный вручную текст трудовой.

Особенность выписки в том, что это копия не абсолютно всех страниц, а лишь нескольких нужных человеку. Например — копия титульного и последнего листа с записью о настоящем месте трудовой деятельности.

Чтобы безошибочно сделать выписку, нужно придерживаться определенных требований:

  1. Если она составляется вручную — на листе бумаги А4 вверху делают надпись «Выписка из трудовой книжки», затем пишут все данные с титульного листа.
  2. Потом переходят к внесению информации о местах работы.
  3. Важно указать то, что человек работает в конкретном учреждении по настоящее время.

  4. Если выписка оформляется из копий листов, они пронумеровываются, заверяются подписями и печатью вверенного лица, сшиваются нитью, и еще раз заверяются печатью и подписью в месте прошивки.
  5. Аналогично поступают и с рукописным вариантом.

  6. Выдача выписки производится по заявлению и официальному акту — приказу.

Образец выписки из трудовой книжки найдете здесь.

Книга учета движения трудовых книжек

В каждом учреждении должна вестись эта книга. Главное назначение документа — контроль за трудовыми книжками в учреждении. Книга учета ведется при соблюдении требований:

  1. на страницах ставятся номера;
  2. книга прошивается, скрепляется бумажной пломбой, на которой ставится число страниц, подпись и печать руководителя.

Оформление при увольнении

В трудовую делают запись, которая должна производиться непосредственно в день завершения профессиональной деятельности в этом учреждении.

Порядок оформления:

  • пишется номер с учетом требований хронологии;
  • в графе 2 надо поставить дату увольнения — только цифрами;
  • в графе 3 запись начинается со слов «Уволен», либо «Трудовой договор расторгнут», дальше идет законодательное основание — статья, пункт, часть Трудового кодекса;
  • само основание для прекращения действия договора должно быть написано, как в Трудовом кодексе;
  • в последней графе пишут распорядительный акт;
  • далее следует подпись ответственного и печать учреждения;
  • ниже ставится подпись того, кто непосредственно увольняется — так человек соглашается забрать трудовую книжку себе.

Источник: http://bizakon.ru/kadry/instruktsiya-po-zapolneniyu-trudovyh-knizhek.html

Инструкция по заполнению трудовых книжек

Инструкция по заполнению трудовых книжек

Основную часть своей жизни здоровые физически и психологически люди, реализуя свой потенциал, трудятся на благо общества, обеспечивая при этом себя и своих близких материально.

Каждый человек имеет право на получение от государства пенсии, в зависимости от сферы своей деятельности:

  • отработав до определенного возраста;
  • имея необходимый трудовой стаж, если трудились в тяжелых и опасных для жизни и здоровья условиях, получив льготы по выходу на заслуженный отдых раньше достижения пенсионного возраста.

Для назначения пенсионных выплат одним из основных документов является именно трудовая книжка.

Ее отсутствие не играет роли лишь для назначения социальной выплаты, если инвалидом признается ребенок.

Во всех других ситуациях:

  • случился несчастный случай и работник, получив трудовое увечье, группу инвалидности со стойкой утратой трудоспособности;
  • в результате аварии на производстве, работник погиб и остались несовершеннолетние дети или другие лица, находившиеся при жизни на его иждивении, имеющие право на пенсию по потере кормильца;
  • при наличии льготного стажа по профессиям, определенным российским законодательством или отработав в районах Крайнего Севера и аналогичных по климатическим условиям районах, на подземных работах и в карьерных разработках и прочее;
  • по достижению женщинами 55 лет, мужчинами 60 лет,

для назначения пенсионного обеспечения, главным документом, подтверждающим стаж, является именно трудовая книжка.

Подтверждение трудового стажа и сферы деятельности человека оказывает существенное влияние также на размер пенсионных выплат.

Поэтому очень важно грамотное заполнение трудовой книжки.

В противном случае, при сборе документов могут возникнуть определенные сложности.

Так, например, если будет обнаружено, что допущены ошибки в персональных данных человека, придется обращаться на предприятие, если оно к тому времени еще функционирует, с которого начиналась трудовая деятельность для внесения исправлений.

В случае, когда организации уже нет как юридического лица к моменту, когда вы получили право на оформление пенсионных выплат, нужно будет

ходить по судебным инстанциям, доказывая, что трудовая книжка принадлежит именно вам, что довольно затяжная волокита, занимающая много времени и само собой выматывает любого человека морально и физически.

То же самое, если в сведениях о работе будут выявлены ошибки и несоответствия, нужно будет обращаться на предприятие, на котором работали в тот момент, для внесения изменений.

Вполне возможно, что эта организация находится за сотни километров от места жительства в настоящий момент, ведь за годы жизни можно поменять не только работу, но и города, а порой и страны, пока найти свою обитель. Запросы о предоставлении всевозможных справок, письменные переписки, необходимость поднимать архивные данные, занимают довольно много времени.

Вам придется приложить немало моральных усилий, чтобы доказать что действительно имеете право на пенсию по льготному стажу, либо по возрасту, также при переводах на другую работу с существенными изменениями условий труда и заработной платы, что непосредственно влияет на размер назначенной пенсии.

Трудовая книжка, заполненная изначально правильно – важный фактор оформления всех положенных пенсионных выплат без нервотрепки и промедлений.

На любом предприятии (в организации), именно руководитель отвечает за правильное ведение и своевременное сделанные записи в трудовую книжку обо всех изменениях, связанных с трудовой деятельностью (п. 45 Правил ведения трудовых книжек).

При этом работодатель вправе издать приказ по предприятию о назначении ответственных лиц за ведение и учет трудовой документации.

Обычно в организациях создана кадровая служба.

Если фирма имеет несколько сотрудников, может и не быть отдела кадров. Приказом руководитель имеет право назначить любого сотрудника отвечать за ведение трудовой документации (от главного бухгалтера до простого секретаря).

Статья 65 Трудового кодекса РФ предусматривает выдачу трудовой книжки человеку, устраивающемуся впервые на работу.

Обязанность работодателя оформить новый бланк трудовой книжки молодому сотруднику, или человеку, имевшему уже ранее трудовой опыт, но в силу различных обстоятельств (кража, пожар, потоп) утерявшему трудовую книжку, по его заявлению.

Ни в коем случае нельзя вновь принятого сотрудника принуждать принести бланк трудовой книжки, так как они относятся к документам строгой отчетности и получаются на предприятие в количестве экземпляров, зависящих от текучести кадров.

Правовая основа ведения трудовых книжек

Государственной Думой РФ в декабре 2001 года Г был принят Федеральный закон, одобренный Советом Федерации № 197 – ФЗ, вступивший в силу 30 декабря 2001 года и регулирующий отношения, споры, возникающие в процессе трудовой деятельности между работодателем и наемными работниками.

За эти голы неоднократно вносились изменения и дополнения, корректирующие отдельные нормы законодательства в процессе изменений, происходящих в обществе.

В настоящее время ТК РФ действует на законодательной основе с последними вступившими в силу изменениями и дополнениями от 3 октября 2016 года.

Статьей 66 основного законодательного акта о труде определено, что трудовая книжка является главным документом о трудовой деятельности и стаже работника.

Второй частью этой же статьи установлен порядок ведения и хранения этого документа в соответствии с уполномоченным правительством органом исполнительной власти.

16 апреля 2003 года Постановлением Правительства РФ № 225 «О трудовых книжках» (на сегодня действует в редакции от 19 мая 2008 года), были введены Правила как правильно необходимо вести и хранить трудовые книжки на предприятии, где и в какой форме должны изготавливаться бланки и в каком порядке обеспечиваться ними работодатели.

Пунктом 13 вышеуказанных Правил определено, что трудовые книжки должны заполняться в порядке, утвержденном Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации.

10 октября 2003 года вышло Постановление Министерства труда «О трудовых книжках» и была введена в действие Инструкция № 69 по заполнению трудовых книжек.

Благодаря этой Инструкции, даже начинающие работники кадровой службы, могут найти ответы на все возникающие вопросы при ведении записей в трудовые книжки сотрудников организации.

В случае необходимости внесения изменений и исправлений в связанные с трудовой деятельностью работника записи также необходимо обратиться к нормам, прописанным в Инструкции.

При нарушении правил ведения трудовых книжек ответственные лица привлекаются к административной ответственности согласно статье 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях. Предусмотрена ответственность за нарушение законодательства о труде и об охране труда.

Отсутствие учета на предприятие движения трудовых книжек, а также прихода и расхода бланков трудовых книжек и вкладышей к ним считается серьезным нарушением, за которые предусмотрена административная ответственность:

  • наложение штрафа;
  • когда ответственное лицо ранее уже привлекалось к административной ответственности за аналогичные нарушения, возможно отстранение от работы на срок от одного до трех лет.

Задержки выдачи трудовых книжек при расчете, внесения неправильных данных об основаниях увольнения работника, может повлечь за собой судебные разбирательства, взыскание морального ущерба, нанесенного работнику.

Статья 13.20 КоАП РФ предусматривает возможность вынесения предупреждения, в случае незначительного нарушения выявленного при ведении трудовых книжек и наложения штрафа:

  • на физических лиц в размере от 1 до 3 минимальных заработных плат;
  • на должностное лицо организации от 3 до 5 минимальных размеров зарплаты.

Пошаговый порядок заполнения трудовой книжки

1. Прежде всего, общими положениями инструкции определены правила заполнения трудовых книжек:

  • применение для ведения записей только арабских цифр;
  • неиспользование сокращений;
  • записи должна вестись только чернилами привычного для письма цвета (синего, фиолетового или черного);
  • не допускается черкания, подтирания ластиком, наведения сверху написанного слова других букв;
  • в случае обнаружения описки или ошибки в написанном тексте записи в сведениях о работе, вносится уточнение, что запись за определенным порядковым номером признается недействительной и записывается ниже правильная формулировка;
  • при увольнении, признанном впоследствии незаконным и восстановлении работника в прежней должности, по его желанию возможна выдача дубликата трудовой книжки.

Все записи, кроме последней об увольнении и восстановлении на работе переносятся в новый бланк с обязательным указанием на титульной странице номера первоначально выданной трудовой книжки.

2. Во втором пункте инструкции уделено внимание правильному заполнению сведений о работнике, которые отражены на первой титульной странице трудовой книжки.

Все персональные данные, начиная от имени, отчества и фамилии работника вносятся только на основании представленных документов при приеме на работу:

  • паспорта (любого другого документа, удостоверяющего личность);
  • аттестата об окончании школы, дипломов и другой документации о полученном образовании и специальности, квалификации;
  • дата заполнение трудовой книжки может не совпадать с датой приема на работу, поскольку работодателю разрешается заносить записи о работе по истечению пяти дней от момента, как новый сотрудник приступил к выполнению своих обязанностей.

Проверив визуально заполненные о себе сведения, владелец трудовой книжки должен поставить личную подпись, после чего расписывается должностное лицо ответственное за ведение трудовых книжек и ставится печать организации.

Если обнаружена ошибка в новой трудовой книжке на титульной странице, бланк нужно аннулировать и выписать новую книжку.

При необходимости внесения изменений в процессе трудовой деятельности (смены фамилии, данных об образовании, полученной специальности), запись, которую нужно откорректировать перечеркивается одной чертой, рядом пишется уточнение и на внутренней стороне обложки записывается номер и дата документа, на основании какого внесены изменения.

3. В третьей части описаны правила заполнения сведений о работе.

При приеме на работу вначале должно быть записано название организации без сокращений и аббревиатура.

На следующей строке после этого указывается порядковый номер записи, дата, когда человека принимают на работу (переводят на другую должность), сами сведения о работе и основания по которым человека приняли на работу, уволили или перевели на другую должность.

Обязательно указывается номер приказа и дата его издания.

В том случае, если за время трудовой деятельности вносятся изменения в квалификационные справочники или штатное расписание организации, сведения доводятся до сотрудников.

После издания приказа по предприятию, вносятся изменения в трудовые книжки.

Получение другой специальности или профессии должно быть также отражено следующей по нумерации записью.

Аналогично при повышении разряда, категории по специальности, это должно быть зафиксировано в трудовой книжке.

Если сотрудник имеет работу по совместительству, запись об этом трудовой книжке может по его желанию заноситься по основному месту работы при предоставлении соответствующего приказа с предприятия, где он подрабатывает в свободное от основной трудовой деятельности время.

При различных реорганизациях предприятия, изменении наименования, записывается отдельная строка в графе, где обычно вносят сведения о работе с новым названием предприятия и основанием его переименования (номер и дата приказа).

Если сотрудник отбывал наказание за совершенное преступление в виде исправительных работ, этот период не включается в трудовой стаж.

Для выделения этого срока также заносят соответствующую запись с указанием четкого периода, не засчитываемого в непрерывный стаж со ссылкой на распоряжение или решение работодателя с указанием номера и даты.

Восстанавливается непрерывный стаж аналогично.

4. Часть четвертая уделяет внимание заполнению сведений о награждении работника за высокие показатели и другие достижения в работе.

Здесь также обязательно должно быть указано название организации, дата, причины награждения, сам вид поощрения, и как основание номер и дата приказа.

Дисциплинарные взыскания в трудовую книжку не вписывается.

5. Следующая, пятая часть рассматривает все нюансы при занесении записей в трудовую книжку при увольнениях по разным причинам.

Основным для всех случаев является указание даты последнего рабочего дня, как даты увольнения.

В сведениях о работе указывается причина увольнения со ссылкой на нормы трудового законодательства и в точной формулировке, совпадающей с ТК РФ.

Также как основание должны быть прописаны номер и дата издания приказа.

Если работник увольняется по собственному желанию, аргументируя причины, согласно которым законодательство предоставляет льготы, это должно быть отражено в записи трудовой книжки.

6. По аналогии ведения записей приема на работу и увольнения в шестой части инструкции более детально рассмотрены случае увольнения работника по переводу в другую организацию или выборную должность.

7. Заключительная седьмая часть инструкции концентрирует внимание на особенности заполнения дубликата трудовой книжки.

Здесь самым важным моментом является то, что со слов записи сделаны быть не могут.

Только при наличии подтверждающих документов о стаже с предыдущих мест работы, работодатель может внести данные в новый бланк трудовой книжки.

Основанием для внесения записей являются только представленные работником документы.

Источник: https://vse-o-trude.ru/instrukciya-po-zapolneniyu-trudovyx-knizhek/

Инструкция по ведению и заполнению трудовых книжек в 2018 году

Инструкция по заполнению трудовых книжек

Судя по аб. 3 ст. 65 ТК России, 1-м из документов, который предъявляется при поступлении на место труда, рассматривается трудовая книжка (далее – ТРКН). Обязательство по ее предъявлению существует во всех случаях, кроме трудоустройства в первый раз или при оформлении трудового контракта, содержащего условие о совместительстве.

Нормативная регламентация

Ведомство, осуществляющее в РФ исполнительную власть, управомоченное Правительством России, определяет порядок оформления, сроки хранения и нюансы по заполнению ТРКН (аб. 2 ст. 66 ТК РФ), а также единую форму документа.

Соответствующая регламентация осуществляется Постановлением № 225 от 16 апреля 2003 (далее – Постановление).

Постановление состоит из:

  • двух Приложений (форма ТРКН и бланк вкладыша в ТРКН);
  • и Правил ведения… (далее – Правила).

Правила состоят из 8 Разделов, в том числе порядок занесения поправок в ТРКН, бланк вкладыша, ответственность за несоблюдение требований законодательства и другие положения.

О том, что именно писать в те или иные графы (далее – ГР) ТРКН, говорится в другом правовом акте – Постановлении Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года “Об утверждении инструкции…”. Данный нормативный документ содержит в себе 3 Приложения, основное из которых – Приложение № 1 (далее – Инструкция).

Кратко об основных моментах

Приведем перечень основных нормативных положений, указанных в Правилах2018 года (кратко):

  • все юридические лица, а также ИП, обязаны вести ТРКН на каждого трудящегося, по факту проработавшего свыше 5 суток (п. 3 Правил);
  • работодатели (далее также – наниматели), не зарегистрированные в качестве ИП, не имеют права оформлять и вести ТРКН (аб. 3 п. 3 Правил);
  • записи (далее – ЗП) в ТРКН о наложенных дисциплинарных взысканиях не делаются (кроме случаев, когда таким взысканием является расторжение трудоотношений) (п. 5 Правил);
  • в случае, если у труженика отсутствует ТРКН к моменту поступления на работу, работодатель обязан ее выдать не позднее, чем через 1 неделю (п. 8 Правил);
  • все ЗП о переводе, награждении, изменении названия должности и др., осуществляются также в недельный срок после вынесения соответствующего распорядительного акта руководителя (п. 10 Правил);
  • если гражданин одновременно трудится и по главному месту работы, и по совместительству, данные о труде по совместительству подлежат внесению в ТРКН только по волеизъявлению работника (п. 20 Правил).

Кратко о форме ТРКН

Форма ТРКН утверждена Постановлением.

Бланк состоит из:

  • титульника, в который вносятся данные о ФИО, дне рождения, уровне образования трудящегося, его профессии, квалификации и специальности;
  • “Сведений о работе” (далее – Раздел 1 ТРКН), где содержится информация о дне приема к каждому нанимателю, дне увольнения, перевода, поправках, занесенных в квалификационные справочники и др.;
  • “Сведений о награждении” (далее – Раздел 2 ТРКН), в который заносятся данные о полученных трудящимся в период ведения деятельности наградах (со ссылкой на распорядительный акт нанимателя).

Основные положения регламентированы Разделом 1 Инструкции. Приведем выдержку из нормативных положений:

  • на всех листах ТРКН даты записываются в таком формате — ДД. ММ. ГГГГ;
  • осуществление ЗП допускается перьевой, либо же гелевой ручкой;
  • возможные цвета паст для ручки – черный, синий, фиолетовый;
  • сокращения в ТРКН строго запрещены;
  • в Разделе 1 ТРКН и Разделе 2 ТРКН зачеркивание ЗП не разрешается – это можно делать только на титульнике.

Порядок заполнения титульного листа ТРКН

Как сказано в п. 8 Правил, наниматель обязан выдать ТРКН в недельный срок после поступления труженика на место работы и в его присутствии заполнить титульный лист.

Чтобы внести данные на титульник, должностному лицу кадровой службы придется взять соответствующие сведения:

  • о ФИО и дате рождения сотрудника – из паспорта или прочего документа, идентифицирующего личность (пп. “а” п. 9 Правил);
  • об образовании и о действующей специальности–из дипломов или документов о прохождении профессиональной подготовки (аттестации), а также из документов, выданных самим нанимателем и подтверждающих наличие особых знаний.

В ТРКН может быть внесена ЗП и о незавершенном образовании – для этого трудящемуся достаточно предъявить студенческий билет, зачетную книжку или справку из образовательной организации, заверенную в регламентированном порядке (аб. 4 п. 2.1. “Инструкция по заполнению трудовых книжек”).

Первичное заполнение титульника завершается данным образом:

  • кадровик ставит дату заполнения;
  • труженик ставит свою роспись, свидетельствующую об ознакомлении;
  • кадровик ставит свою роспись в поле “Подпись лица, ответственного…”, а в поле “М.П.” ставится печать предприятия (ИП) – при ее наличии.

Как изменить (дополнить) запись на титульнике ТРКН

Если гражданин изменил фамилию или имя, либо же появились уточненные сведения о дате рождения, на титульник вносятся уточнения в порядке, представленным в аб. 2 п. 2.3. Инструкции от Минтруда, а именно:

  • ранее действовавшая фамилия (имя, дата рождения) зачеркиваются одной чертой;
  • рядом пишется новая фамилия (имя, дата рождения);
  • произведенные изменения подтверждаются ссылкой на соответствующий удостоверяющий документ (свидетельство о появлении на свет, новый паспорт и др.) на обложке ТРКН (см. образец) и заверяются подписью управомоченного лица отдела кадров.

Раздел 1 ТРКН содержит 4 ГР:

ГРКак ее заполнять
1Сюда ставится порядковый №ЗП. Например, при трудоустройстве первый раз в жизни ЗП о приеме на должность будет 1-й, следующая ЗП(о переводе, об увольнении и др.) – 2-й и так далее
2Пишется дата приема к работодателю, дата перевода, ухода с работы и др.
3В случае оформления трудового контракта делается ЗП, содержащая наименование должности, на которую приняли физическое лицо, специальности, профессии, название структурного отделения. При увольнении делается отсылка на соответствующие пункт, часть, статью ТК РФ (см. образец ниже)
4Здесь ставятся реквизиты приказа директора (дата, номер), регламентирующего, соответственно, прием на работу, перевод, увольнение и др.

Как изменить запись в Разделе 1 ТРКН

Как уже было сказано ранее, в Разделе 1 ТРКН нельзя производить зачеркивание. Поэтому при необходимости изменить что-либо, ЗП признаются недействительными.

Приведем пример аннулирования ЗП о приеме на работу:

  • в ГР 1 ставится порядковый номер “исправляющей” ЗП (после “исправляемой” ЗП могут быть какие-либо другие, поэтому “исправляющая” будет иметь номер N+1, где N – номер последней имеющейся ЗПв Разделе 1 ТРКН);
  • в ГР 2 ставится дата внесения “исправляющей” ЗП;
  • в ГР 3 заносится формулировка: “Запись за номером таким-то недействительна. Текст”, где Текст – соответствующая правильная формулировка (например, “Принят на работу на должность электрогазосварщика в структурное подразделение “Цеховые работники”);
  • в ГР 4 пишутся реквизиты приказа, в силу условий которого производятся поправки.

При трудоустройстве к новому нанимателю в ГР 3, в качестве заголовка вносится полное и сокращенное название нанимателя в соответствии с учредительной документацией (п. 3.1. Инструкции).

Заполнение Раздела 2 ТРКН

Согласно Разделу 4 Инструкции (в последней редакции № 2 от 31 октября 2016), Раздел 2 ТРКН заполняется практически в том же порядке, что и Раздел 1 ТРКН, то есть:

ГРЧто в нее писать
1№ЗП о награждении по порядку
2Дата, в которую трудящийся был удостоен награды
3Пишется, кто наградил сотрудника, за какие заслуги и какой наградой (формулировку см. ниже)
4Отсылка на приказ или прочий распорядительный документ, на основании которого было осуществлено награждение

Порядок изменения ЗП в представленном разделе аналогичен порядку, справедливому для применения к Разделу 1 ТРКН.

Дубликат ТРКН подлежит выдаче в следующих законодательно установленных случаях:

  • при наличии письменно оформленного ходатайства работника, желающего получить дубликат в связи с наличием оправдательного приговора суда (с целью, чтобы в ТРКН не было ЗП, свидетельствующей о незаконном увольнении) (п. 22 Правил);
  • при утрате оригинала ТРКН – в представленном случае, дубликат предоставляется по письменной заявке труженика в течение 15 суток (п. 31 Правил);
  • в иных случаях порчи ТРКН (например, если она обгорела, была порвана, испачкалась и др.) (аб. 3 п. 33 Правил).

О порядке заполнения дубликата см. Раздел7 Инструкции:

  • на титульнике ставится отметка “Дубликат” в правом верхнем углу;
  • на обложке пишутся сведения о дате и о причине, повлекшей нужду в выдаче дубликата;
  • в ГР 3 в качестве заголовка ставятся сведения о совокупном страховом стаже (без указания, сколько проработал сотрудник в каждой организации и др.), остальные ГР в данной строчке оставляются пустыми.

Далее периоды деятельности уже расшифровываются подробнее по каждому нанимателю:

  • в ГР 2 указывается ДД. ММ. ГГГГ оформление трудового контракта;
  • в ГР 3 – название работодателя, структурного отделения, куда ранее приняли работника, должность, профессия и др.;
  • в ГР 4 – реквизиты локального документа, в силу которого в дубликат осуществлена соответствующая ЗП;
  • строчкой ниже, в ГР 2 – день увольнения с предприятия, в ГР 3 – причина ухода со ссылкой на ТК РФ;
  • и так далее, строчкой ниже, в ГР 2 – день приема к следующему нанимателю, в ГР 3 – название этого работодателя и др.

В Разделе 7 Инструкции по ведению книжек сказано, что в ГР 3 пишется название работодателя, однако в образцах по заполнению дубликата ТРКН, представленных в открытых интернет-источниках, видно, что название нанимателя записывается в ГР 3 в виде отдельного заголовка.

Источник: https://trudovie-prava.ru/instruktsiya-po-zapolneniyu-trudovyh-knizhek.html

Инструкция по заполнению трудовых книжек — образец

Инструкция по заполнению трудовых книжек
» Персонал » Трудовая книжка » Инструкция по заполнению трудовых книжек и их ведению

В законодательстве Российской Федерации существует несколько правовых актов, содержащих инструкции по заполнению трудовых книжек (далее – ТК), их ведению и хранению. Правила ведения включают в себя, прежде всего, требования к оформлению записей в данном документе. Рассмотрим эти требования.

Правила заполнения трудовых книжек

В настоящий момент в обороте делопроизводства имеются ТК трех видов. Это книжки 2004, 1973 и 1938 годов выпуска. Независимо от года выпуска, правовой статус этих документов не изменился, поэтому менять их на книжки нового образца не нужно.

Российское законодательство посредством правовых актов, предъявляет определенные требования к ведению, заполнению и хранению трудовых книжек граждан.

Правила внесения записей:

  • Согласно правилам заполнения, вся информация записывается аккуратным почерком шариковой или гелевой ручкой, содержащей светостойкие и водостойкие чернила черного, синего или фиолетового цвета. Это защищает написанную информацию от повреждения. Необходимость данной меры обусловлена тем, что срок использования трудовой книжки достаточно большой (до 75 лет), а информация, отраженная в ней, представляет ценность.
  • Также, согласно Инструкции по правильному заполнению и ведению, в данном документе неприемлемо сокращения слов. Такие слова как «приказ», «распоряжение», «пункт» и т.д. вносятся полностью, независимо от желания и возможностей специалиста. Этим требованием специалисты отдела кадров, иногда, пренебрегают, нарушая тем самым правила заполнения трудовых книжек.
  • Одним из условий по правильному заполнению и, является необходимость пронумеровать каждую запись. Специалист, заполняющий трудовую книжку, должен в определенной, предназначенной для этого графе, указать порядковый номер каждой записи.

Инструкция по ведению записей в трудовой книжке

Несмотря на многонациональность нашей родины, инструкция по ведению трудовых книжек обязывает заполнять документ на русском языке. Республики, входящие в состав Российской Федерации, имеют права дублировать записи на своем языке, если он признан для данной территории официальным.

Как правильно заполнить трудовую книжку, или состав записей:

  • Запись сведений о работнике. В документе отражаются следующие персональные данные владельца: ФИО, дата его рождения, информация о его образовании, профессии, специальности.
  • Запись сведений о стаже. Это наиболее объемная информация документа, содержит данные об обязанностях сотрудника, переводе на другую работу или должность, увольнение, присвоение нового разряда, повышении квалификации. Помимо этого, отражается информация о времени учебы, о прохождении службы в рядах российской армии, об отбывании наказания. Данные сведения размещаются в соответственной графе, как показано на образце в конце статьи.

Как заполнить раздел записей сведений о награждениях работника? Для отражения этой информации выделен специальный раздел: «Сведения о награждении». Вся история рабочей доблести нашла свое отражение на страницах данного документа: государственные награды, присвоение почетных званий, почетные грамоты, награждение нагрудными знаками, дипломами, другие виды поощрении.

записей трудовой

  • Сведения, вносимые в документ должны быть максимально полными и включать в себя: порядковый номер, дату внесения записи, ссылку на документ – основания
  • Информация, внесенная в документ, должна отражать истинное положение дел.

  • Персональные данные работника (ФИО), согласно Инструкции по правильному заполнению, вносится в именительном падеже. Не допускается сокращения данной информации, замены ее инициалами.

  • Даты пишутся полностью, арабскими цифрами, при этом, используется двухзначное обозначение дней и месяцев (09, а не 9) и четырехзначное обозначение года (2003 г., а не 03 г.).
  • На титульном листе ставится разборчивая подпись ответственного лица, и заверяется печатью.

  • При выдаче дубликата, сверху титульного листа ставятся соответственные записи. Они могут быть написаны от руки, либо проштампованы.

Правила ведения трудовых книжек

  • Внесение записей в ТК работника обязательно только для тех сотрудников, для которых данное предприятие – основное место работы.

  • Руководитель предприятия обязан трудоустроить сотрудника и, соответственно внести запись в ТК, если его стаж более пяти дней.

  • При оформлении отношений с работодателем посредством договора, вносить записи в ТК работника нет необходимости.

Примите к сведению:

  1. Правильное заполнение предусматривает, что этот документ заводится сотруднику работодателем на предприятии, являющемся для него первом месте работы. Заполняется документ в присутствии его будущего владельца не позднее семи дней с момента устройства на работу. Независимо от лица, оформлявшего данный документ, ответственность за правильное заполнение и ведение, несет руководитель предприятия.
  2. Бланки предыдущих годов выпуска имеют такую же юридическую силу, как и нового, и не подлежат обмену. Однако, заполнять их необходимо в соответствии с новыми требованиями.
  3. В период рабочей деятельности формуляр хранится у работодателя как документ строгой отчетности. Руководитель предприятия несет полную ответственность за хранение и ведение документа.
  4. В случае прекращения с работником отношений, вносится запись об увольнении, и документ выдается на руки в этот же день. Если произошла задержка выдачи по вине работодателя, тогда изменяется дата увольнения.

Трудовая книжка – это юридический документ, отражающий весь трудовой путь владельца. Она в некотором роде является лицом работника, поэтому правила оформления трудовой книжки следует строго соблюдать.

Образец заполнения трудовой книжки

(2 5,00 из 5)
Поделитесь своим комментарием

Источник: https://ktovdele.ru/trudovaya-knizhka.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.