+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Компенсация мобильной связи сотрудникам

Содержание

Компенсация мобильной связи сотрудникам | Статьи | Журнал «Кадровое дело»

Компенсация мобильной связи сотрудникам

Все предприятия и компании в ходе осуществления своей деятельности применяют мобильную связь, так как она дает возможность быстро решать рабочие задачи, поддерживать связь со своими клиентами и поставщиками.

Кроме того, без нее просто нельзя обойтись тогда, когда работа подразумевает разъездной характер трудовой деятельности или частые и длительные командировки.

Рассмотрим, как должна быть оформлена компенсация мобильной связи сотрудникам, и какие важные нюансы стоит при этом учитывать.

Из этой статьи вы узнаете:

  • особенности компенсационных выплат на мобильную связь;
  • как оформлять предоставление компенсации на мобильную связь;
  • варианты установления компенсация расходов на мобильную связь.

Сегодня согласно нормам действующего законодательства обеспечить свою компанию и сотрудников связью можно одним из двух нижеприведенных вариантов или их комбинацией. Речь идет о таких способах как:

  • Корпоративная связь. Подразумевается заключение соглашения между мобильным оператором и работодателем. При этом работники используют сим-карты, которые являются собственностью владельца фирмы.
  • Компенсация расходов за связь. Этот вариант подразумевает, что сотрудники заключают договор с оператором сами и для рабочих целей применяют личную сим-карту.

Нас интересует именно последний способ, его особенности мы и рассмотрим.

Расходы в командировке: чем подтвердить и как оплатить

Особенности компенсационных выплат на мобильную связь

При компенсации выплат на связь нужно особенное внимание уделить налогообложению. Как известно, наниматель оплачивает налоги из тех сумм, которые были фактически потрачены.

В соответствии с двести пятьдесят второй статьей НК денежные затраты на мобильную связь должны подтверждаться такими документами как платежные квитанции, соглашения с контрагентами и деловая переписка с оператором, предоставляющим связь.

Какие расходы организация должна возместить сотруднику в связи с переводом на работу в другую местность

В шестьдесят третьей статье закона 126-ФЗ указано, что налоговики не могут требовать предоставления некоторых видов бумаг у работодателя. Речь идет о гарантиях, которые распространяются на тайну переписки при использовании мобильной связи. Под этим подразумевается детализированный счет и расшифровка переговоров.

По правилам двести шестьдесят четвертой статьи НК при исчислении налога на прибыль затраты на связь нужно включать в прочие расходы. При этом согласно двести семнадцатой статье НК компенсационные выплаты работникам за применение мобильного налогом не облагают.

Компенсация расходов сотрудников за связь в рабочих интересах, которая подтверждена всеми нужными документами, не подлежит обложению налогом НДФЛ.

Все это разъясняется в двести семнадцатой статье НК, девятой статьей № 212-ФЗ, а также письмом Минфина
№ 03-04-06/22274 от двадцатого апреля 2015-го года.

Налог должен отчисляться с издержек за связь согласно двести шестьдесят четвертой статье и статье 346.16 НК.

Компенсируем сотруднику использование личного имущества в работе

Оформляем предоставление компенсации на мобильную связь

Порядок оформления компенсации за мобильную связь такой же, как и во всех других случаях, когда речь идет о применении личного имущества сотрудников.

Нужно ли выплатить сотруднику компенсацию за неиспользованный отпуск, если его перевели в другую организацию в связи с реорганизацией

В соответствии с письмом Минфина от тринадцатого октября 2010-го года № 03-03-06/2/178 и третьим пунктом письма Минздравсоцразвития от шестого августа 2010-го года № 2538-19, для подтверждения обоснованности компенсации нужно использовать такие документы:

  • утвержденный главой компании список работников, применяющих мобильную связь с целью осуществления своей трудовой деятельности;
  • должностная инструкция сотрудников;
  • трудовой договор либо другое соглашение в письменной форме между нанимателем и работником, в данном соглашении обязательно должен быть указан размер, а также правила осуществления выплат;
  • копия соглашения сотрудника с оператором сотовой связи;
  • копия счета за услуги связи, при этом счет должен иметь перечень всех звонков, чтобы можно было подтвердить тот факт, что сотрудник звонил по рабочим целям.

Как выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск и сэкономить

Очень важным нюансом в данном случае является то, что список работников использующих мобильную связь, и правила использования мобильного должны в виде приложения быть внесены в коллективный договор.

Варианты установления компенсация расходов на мобильную связь

Компенсация расходов может быть установлена:

  • в твердой сумме за применение личного мобильного;
  • в сумме фактических расходов или в пределах лимита как возмещение денежных затрат на услуги мобильной связи.

Может ли работодатель в связи с производственной необходимостью вместо предоставления очередных отпусков сотрудникам заменить их денежными компенсациями

Подтвержденная сумма компенсации затрат:

  • не облагается НДФЛ и страховыми взносами;
  • принимается для уплаты налогов на прибыль и при УСН в форме расходов на оплату услуг связи (двадцать пятый подпункт первого пункта двести шестьдесят четвертой статьи и восемнадцатый подпункт первого пункта статьи 346.16 НК).

Источник: https://www.kdelo.ru/art/383543-qqq-16-m10-kompensatsiya-mobilnoy-svyazi-sotrudnikam

Компенсация сотовой связи сотруднику

Компенсация мобильной связи сотрудникам

Для оперативного решения производственных вопрос предприятиям как никогда необходима сотовая связь. Как и любой вид расходов, эти должны четко регламентироваться для надлежащего контроля и учета.

При этом имеем в виду, что компенсация подразумевает возврат части денежных средств сотруднику за использование в рабочих целях собственного телефона. Кроме того, работник от своего имени заключает договор с оператором сотовой связи. Если же все эти действия берет на себя организация, то это уже корпоративная сотовая связь.

Тогда необходимость в компенсации за сотовую связь отсутствует. В данной статье мы рассмотрим какая предусмотрена компенсация мобильной связи сотрудникам.

Компенсация мобильной связи сотрудникам: законодательная база

Обоснованность данной статьи расходов прописано ст.164 ТК, которая прописывает компенсацию в денежном эквиваленте расходов, которые сотрудник понес в результате рабочего процесса. В ст 188 ТК прописаны следующие случаи дополнительных выплат сотрудникам:

  • за использование личного имущества (в данном случае мобильного телефона);
  • амортизацию данного имущества.

Важно! Если стоимость мобильного телефона менее 40 тыс руб., то амортизация на него не начисляется, а стоимость телефона единовременно списывается на материальные затраты предприятия.

Помимо прочего, предприятие отдельно должно оплачивать расходы за пользование сотовой связью. В ст.

41, 45 ТК РФ говорится, что в коллективном договоре, а также нормативно-локальных актах подробно должны быть описаны вопросы касательно подобного рода выплат.

Размер же их необходимо обговорить в двухстороннем порядке между работником и предприятием и внести отдельным пунктом в трудовой договор или дополнительное соглашение.

Законодательством четко прописаны требования к экономическому обоснованию включению в статьи расходов подобного рода компенсаций. В противном случае предприятие могут привлечь к административной ответственности.

Предприятие имеет право

Работник имеет право

Обоснованность расходов на сотовую связь

Помимо документального подтверждения данного вида затрат, его нужно экономически обосновать.

В налоговом законодательстве не закреплено понятие экономической целесообразности, нет четкого регламента, ка вести свою финансово-хозяйственную деятельность.

Налогоплательщику самостоятельно оценивает экономическую эффективность, необходимость и рациональность возмещения сотрудникам денег за сотовую связь.

Если при проверке у налоговых органов возникают спорные моменты, то чаще инспекторы отталкиваются на субъективную оценку хозяйственной деятельности предприятия.

Не вызовут сомнения организации, чьи сотруднику регулярно ездят в командировки и рабочие вопросы преимущественно решаются по телефону.

Для оперативного решения рабочих моментов стационарная связь (если она есть) может быть недостаточно, поэтому при защите нецелесообразности использования дополнительно сотовой связи, такого аргумента будет недостаточно.

Если организация четко представляет и может подтвердить увеличение дохода за счет использования сотовой связи, контрольные налоговые органы не смогут предъявить претензии касательно этой статьи затрат. В противном случае, она вообще может не учитываться, в результате вырастет налогооблагаемая база предприятия, в отношении него могут быть применены различные штрафные санкции.

Документы для подтверждения расходов на сотовую связь

Любая статья расходов должна быть документально подтверждена, тем более, такая «неосязаемая» как компенсация за сотовую связь. Для правомерного учета затрат, связанных с ее оплатой, Минфин РФ в письме от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15 сформировал следующий перечень необходимой документации.

Название документа

Что должно быть прописано

Аренда мобильного телефона у сотрудника

Аренда личного мобильного устройства у работника – довольно частая практика. Документально можно оформить подобного рода отношения двумя способами:

  • заключить договор аренды мобильного устройства (ст. 606-625 ГК РФ), в котором необходимо прописать срок аренды, а также размер и сроки выплаты. Можно избежать дополнительной волокиты с оформлением договора и прописать все эти пункты в трудовом договоре или дополнительном соглашении;
  • заключить договор безвозмездного пользования имуществом (в данном случае мобильным телефоном) работника и/или назначить сумму компенсации за это пользование.

Детализация счета оператора связи

Детализация счета оператором связи – это реальный документ, на основании чего, можно судить, сколько по факту работник проговорил, и за что собственно ему должны быть компенсированы деньги. Тем не менее законодательно никто не сможет обязать вас предоставлять данный документ.

Вопрос остается спорным в виду различных мнений:

  • Минфин совместно с Налоговыми органами выступают за включение детализации в обязательный перечень документов;
  • некоторые арбитражные суды говорят об отсутствии необходимости этого документа при установлении целесообразности включения компенсации за пользование сотовой связью в себестоимость.

Облагается ли компенсация НДФЛ и взносами?

Компенсация за пользование сотовой связи в рабочих целях не облагается:

  • НДФЛ;
  • взносами на обязательное медицинское страхование;
  • взносами на страхование от несчастных случаев.

Здесь есть упущение, что личные звонки в учет расходов не принимались. Если же имело место использование сотового (сим-карты) помимо рабочего процесса в личных целях, сумма компенсации, которая приходится на время, когда работник совершал звонки личного характера, должны облагаться НДФЛ.

По-другому обстоят дела, когда заключен договор об аренде личного мобильного телефона. Сумма арендных платежей будет облагаться НДФЛ, поскольку является дополнительным доходом работника.

Пример! Предприятие заключило договор аренды мобильного устройства с работником. Сумма ежемесячных арендных платежей составляет 500руб. В договоре прописана фиксированная сумма компенсации за пользование сотовой связью 1500 руб. В этом случае, 500 рублей будет облагаться НДФ (13%) сумма налога составит 65 руб. С нее же осуществляются перечисления в страховые фонды.

Лимиты по компенсации на сотовую связь работников

Заключая соглашение о компенсации за сотовую связь, организации и работник могут путем переговоров обсудить допустимый лимит расходов на сотовую связь. Таким образом компенсации будет осуществляться только в рамках этого лимита. Например, лимит на компенсацию составляет 2000 руб., а в месяц работник потратил на переговоры 2350 руб. Таким образом, ему возместят только 2 000 руб.

Отражение расходов в бухгалтерской документации

Бухгалтер включает те или иные расходы в статьи затрат только в том случае, если они были направлены на получение прибыли. В противном случае, налоговые органы исключат их из себестоимости.

Компенсация за сотовую связь предполагает, что договор с оператором заключен на имя работника. Таким образом он осуществляет плату за связь, подает соответствующие документы работодателю и тот возмещает ему потраченные средства.

Вне зависимости от налогового режима, компенсация за сотовую связь отражается в налоговом учете как оплата услуг связи.

Соответствует следующая бухгалтерская проводка:

Проводка

Операция

Дебет 20 (26, 44) — Кредит 73

Расходы на сотовую связь компенсированы работнику

Эти затраты будут учтены в себестоимости. Если организация не плати НДС. В противном случае, компенсации за сотовую связь нельзя принимать к рассмотрению в виду отсутствия счет-фактуры от оператора сотовой связи к конкретной организации.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос №1. При приеме на должность торгового представителя между работником и работодателем был заключен трудовой гражданский договор. В связи с характером работы и отсутствием корпоративной связи, все рабочие моменты решаются по личному мобильному. Может ли работник требовать компенсацию за пользование сотовой связью.

Ответ. Нет не может, поскольку компенсация расходов на сотовую связь возможно только при официальном трудоустройстве. В противном случае, работник не имеет прав на данного рода выплату.

Вопрос №2. Ни на балансе предприятия, на за его балансом за предприятием не числятся мобильные устройства. При этом имеется статья затрат по компенсации расходов за сотовую связь. Вызовет ли сомнения обоснованность данных затрат у налоговых органов.

Ответ. С большой долей вероятности налоговые органы воспримут наличие расходов на сотовую связь и отсутствие расходов за пользование мобильными устройства подозрительным и могут исключить данную статью затрат из расчета себестоимости.

Вопрос №3. Для бухгалтерии предприятия работник представил детализацию телефонных разговор, дабы исключить из расчета время на личные звонки. Стоит ли переживать о правильности представленных данных, и кто еще может быть заинтересован в наличии подобных документов?

Ответ. Вся подтверждающая документация, имеющаяся в бухгалтерии, направляется для в налоговые органы, которые проводят тщательную проверку буквально каждой строки в детализации. Поэтому, если вы решили предоставить подобный документ, необходимо убедиться, что каждая цифра в нем не вызовет сомнений.

Вопрос №4.Каковы пределы компенсационных выплат за пользование сотовой связью.

Ответ. Установить безграничные лимиты предприятию не получится, следовательно, бесконечно отражать на балансе большие суммы компенсаций с целью уменьшения налогооблагаемой базы не получится. Контролирующие органы строго следят за размером компенсации и в случае не соответствия его экономически обоснованным затратам, могут исключить затраты из расчета себестоимости.

Вопрос №5. Можно ли в бюджетной организации использовать компенсацию за сотовую связь?
Ответ. В любой организации, если обосновать целесообразность использования сотовых телефонов в рабочих целях с экономической точки зрения, возможен учет подобного рода затрат.

Вопрос №6. Будут ли учитываться при расчете компенсации рабочие звонки в праздничные и выходные дни?
Ответ. Если в договоре прописана сумма лимита, то неважно в какое время были совершены звонки. Если же отчет идет по факту, то если произведенные расходы соответствуют п. 1 ст. 252 НК РФ, налоговые службы не будут к этому придираться.

Вопрос №7. Может ли работник рассчитывать на компенсацию расходов на сотовую связь, если к авансовому отчету прилагается только распечатанный через интернет чек?
Ответ.

В законодательство не прописаны конкретные положения по этому поводу.

Чтобы избежать подобных спорных ситуаций в учетной политике предприятия или при подписании соглашения о возмещении расходов на связь должен быть прописан порядок условия выплаты работнику компенсации.

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Компенсация расходов сотрудника на сотовую связь

Тарасов В. Д., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Для оперативного решения производственных вопросов любое учреждение может использовать сотовую связь. Учреждение может компенсировать сотрудникам затраты на такой вид связи или оно само может заключить договоры с поставщиком данных услуг. Рассмотрим особенности порядка компенсации расходов сотрудников на сотовую связь.

Вначале скажем несколько слов об особенностях заключения договоров на услуги связи самим учреждением. Их необходимо заключать в соответствии с законодательством о закупках:

– с Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (для казенных учреждений, а также для бюджетных учреждений, осуществляющих закупки за счет субсидий);

Источник: http://lotos70.ru/kompensacija-sotovoj-svjazi-sotrudnik.html

Как осуществляется компенсация мобильной связи сотрудникам?

Компенсация мобильной связи сотрудникам

В ходе осуществления деятельности любая компания использует мобильную связь. В некоторых случаях речь идет о так называемых, корпоративных тарифах, когда работниками выдается телефон с сим-картой на время работы, в некоторых служащий вынужден оплачивать связь за свои деньги, а работодатель компенсировать все затраты. В статье подробно разберем оба варианта.

Позиция законодателя

В ст. 164 ТК РФ законодатель определяет, что денежная компенсация выплачивается работодателем при покрытии расходов, которые служащий понес в результате исполнения своих должностных обязанностей.

В ст. 188 ТК РФ написано, что такая компенсация состоит из трех слагаемых:

  • использование вещей;
  • амортизация имущества;
  • траты, связанные с употреблением имущества.

При этом величина возмещения, как правило, определяется по соглашению сторон. Этот вопрос должен быть освещен либо в тексте трудового договора, либо в дополнительном соглашении к нему.

Однако ст. 41 и 45 ТК РФ устанавливают требование, согласно которым, вопросы о компенсации мобильной связи должны быть включены в текст коллективного договора или в иной локальный акт предприятия.

Работодатель вправе установить твердый размер выплат или привязать его значение к каким-либо показателям. При этом все суммы должны быть экономически обоснованными и подтверждаться соответствующими документами.

Документально расход подтверждается следующими документами:

  • приказом руководителя предприятия, в соответствии с которым служащему компенсируется мобильная связь;
  • заявлением сотрудника, в котором он сообщает о совершённых им затратах;
  • отчетом работника о сделанных им звонках по работе с указанием лица, которому был совершён звонок, времени и цене звонка;
  • детализацией звонков от оператора связи;
  • трудовым договором, в текст которого включена обязанность по выплате работодателем компенсации за мобильную связь;
  • договором о предоставлении услуг связи мобильным оператором.

Федеральный арбитражный суд Центрального округа в своем постановлении № А35-8471-2009 от 24 июня 2011 года постановил, что работодатель вправе:

  • определять размер выплат и порядок их назначения;
  • уточнять условия возмещения расходов на мобильную связь;
  • утверждать локальные акты, которые будут содержать обоснования выплат.

Обращаем ваше внимание на то, что возмещение расходов на мобильную связь работодателем обязательно только в том случае, если между ним и работником заключен трудовой договор. При оформлении отношений в рамках гражданско-правового соглашения положения ТК РФ на них не распространяются.

Расходы организации на приобретение мобильных телефонов

После приобретения мобильных телефонов для нужд организации, бухгалтерия должна оформить проводку расходов в установленном законом порядке с учетом того, что стоимость приобретенной продукции будет постепенно снижаться.

Бухгалтерия должна провести расходы, которые направлены на приобретение сотовых телефонов и сим-карт к ним, по статье ПБУ 6/01. При этом на баланс организации они могут быть отнесены либо к обычным, либо к прочим расходам. Алгоритм «зачисления» покупки на счет организации будет зависеть и от ее стоимости.

Например, телефоны, цена которых свыше 40 000 руб. будут отнесены к основным средствам. Поэтому в этом случае на них будут начисляться амортизационные отчисления, которые должны покрыть все расходы на поддержание телефонов в рабочем состоянии. Если цена телефонов меньше 40 000 руб., то они включаются в состав материальных расходов.

Все средства, которые были потрачены на покупку мобильных телефонов должны быть подтверждены соответствующими чеками, квитанциями.

Для подтверждения основания компенсация, которые касаются всех расходов по использованию мобильной связи, руководителю предприятия необходимо выполнить ряд действий:

  • утвердить локальны актом перечень должностей, на которых предполагается необходимость оперативного использования мобильной связи;
  • разработать правила пользования корпоративной мобильной связью.

При этом таким акты могут быть включены в качестве приложений в коллективный договор.

Обеспечение сотрудников средствами связи

Обеспечение служащих средствами мобильной связи со стороны работодателя может проходить несколькими способами:

  1. Работодатель закупает мобильные телефоны, оформляет сим-карты, работник пользуется ими в пределах установленных лимитов.
  2. Возмещает работнику расходы за использование личного мобильного, при этом включая в них амортизацию имущества.
  3. Заключает с работником договор аренды телефона.

При этом работодатель может включить в текст трудового договора условия о применении личного мобильного телефона и определить размер компенсации. Кроме этого, в текст должностной инструкции могут быть включены положения о порядке пользования корпоративной связью.

Вопросы налогообложения

Ст. 209 НК РФ уточняет, что все доходы, которые получают физические лица в процессе осуществления трудовой деятельности, должны подлежать налогообложения. При этом в качестве налогового агента выступает работодатель, который «собирает» со служащих НДФЛ. Работодатель должен исчислять сумму налога в соответствии с произведенными затратами.

Ст. 252 НК РФ расходы, которые осуществлены на мобильную связь, должны подтверждаться следующими документами:

  • платежками;
  • договорами с организациями (например, о приобретении сим-карты);
  • перепиской с оператором связи и т.д.

При этом налоговые инспекторы не вправе запрашивать некоторые документы от работодателя. Речь идет, прежде всего, о детализации счета, расшифровки звонков. Эти моменты законодатель относит к тайне переписки.

Все расходы работодателя на оплату услуг мобильной связи, согласно ст. 264 НК РФ при исчислении налога на прибыль организации, должны быть отнесены к числу прочих расходов. При этом налогом не должны облагаться все компенсационные выплаты, которые совершаются сотрудникам за использование их личных мобильных телефонов.

Размер компенсации мобильной связи работникам

Для того, чтобы уточнить размер выплат работнику, который использует личный телефон и сим карту для решения рабочих вопросов, работодатель и работник проводят переговоры в результате которых определяют суммы выплат.

Далее эта информация включается в текст трудового договора, который подписывается сторонами.

При необходимости, если трудовые отношения уже начаты, можно подписать дополнительное соглашение к договору, в котором уточнить все необходимые пункты.

В тех случаях, когда выплата компенсаций за использование мобильного аппарата сотрудника не носит единичный характер, можно всю информацию прописать в коллективном договоре, а именно, порядок использования и формулу исчисления размера компенсации. С работником же в последующем может быть подписано соглашение о выплате компенсации для уточнения ее размера.

Помимо этого, рекомендуем работодателю в должностной инструкции работника прописать информацию об использовании личной мобильной связи в интересах организации, а также меры ответственности за исчерпание лимита связи. Это необходимо для того, чтобы впоследствии работник не посчитал, что его права нарушены, так как он не знал о лимите связи и последствиях его окончания.

Для выплаты компенсации работодатель должен издать соответствующий приказ, в котором будет определена сумма, сроки и порядок перечисления. С приказом работник ознакамливается под роспись. Данный документ необходим для бухгалтерии и в последствии, для налоговой инспекции в качестве подтверждающего расходы на мобильную связь.

Каким образом высчитывается сумма компенсации?

В некоторых случаях работник может использовать без лимитный тариф, стоимость которого не меняется. В этом случае работодатель перечисляет служащему фиксированную сумму ежемесячно.

Однако такие тарифы неудобны работодателю, так как в ежемесячный лимит входят только звонки в пределах региона. Междугородние соединения приходится оплачивать дополнительно.

Поэтом работодателю целесообразно подключить тариф, в котором идет посекундная тарификация и снижены цены на междугородние звонки.

Второй вариант – предоставление работником в конце месяца детализации звонков и уточнение суммы за каждый звонок. В этом случае работодатель оплачивает фактически проговоренное время по тарифам оператора.

Работодатель при использовании мобильного телефона сотрудника в интересах организации, должен истребовать у него документы, подтверждающие право собственности на приобретённый телефон.

Если работодатель установит лимиты на телефонные переговоры в течение года, и документально подтвердит их, то он может быть освобожден от уплаты НДФЛ в отношении них. При этом при необходимости лимит можно повышать.

Если работнику была выплачена излишняя сумма компенсации, то остаток может быть перенесен на следующий месяц. Но при ситуации, когда работник выходит за пределы ежемесячного лимита, он должен за счет собственных средств возместить расходы. Условие об этом также должно быть доведено до работника посредством включения его в текст трудового договора.

Таким образом, работодатель может организовать обеспечение сотрудников мобильной связью либо путем предоставления корпоративной связи и мобильного телефона, либо посредством возмещения расходов при использовании последними личного имущества.

Источник: https://vse-o-trude.ru/kak-osushhestvlyaetsya-kompensaciya-mobilnoj-svyazi-sotrudnikam/

Доплата за связь работнику на какой счет

Компенсация мобильной связи сотрудникам

Конкретный способ их учета зависит от специфики деятельности предприятия (осуществляемых видов предпринимательской деятельности, принятой учетной политики, требований руководства к аналитическим данным и т.п.).

В соответствии с пунктом 18 ПБУ 10/99 расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления.

Расходы признаются в бухгалтерском учете при наличии следующих условий: 1) расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота; 2) сумма расхода может быть определена; 3) имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации.

Внимание

Большинство организаций выбирают тарифные планы с поминутной тарификацией и устанавливают ограничение по компенсации мобильных разговоров (внутренний лимит). О таком лимите и порядке компенсации расходов на мобильную связь внутри организации сот­рудника знакомят под подпись.

Москве от 05.10.2010 № 16-15/[email protected]). Следует отметить, что Минфин России придерживается мнения, что даже те звонки, которые осуществлены в рамках корпоративного лимита, могут быть сделаны не по рабочим целям.

Как оформляется компенсация сотруднику мобильной связи

Определение размера компенсации мобильной связи сотрудникам Работодатель осуществляет выплату возмещения работникам на основании нижеследующих актов:

  • трудового договора, должностной инструкции, обуславливающих необходимость применения сотрудником мобильного телефона для надлежащего исполнения функциональных обязанностей. Размер расходов на применение мобильной связи устанавливается на основе счетов оператора связи;
  • соглашение между сотрудником и работодателем, оформленное в письменном виде. В нем указывается размер компенсации за использование аппарата в интересах работодателя в денежном эквиваленте либо в процентном соотношении от стоимости мобильного телефона.

Работодатель для совершения компенсаций должен издать приказ, образец которого можно внести в коллективный договор как обоснование эффективности применения личного имущества в производственных целях.

Как учесть расходы на мобильную связь

КА-А40/8318-08, Поволжского округа от 22 сентября 2005 г. № А65-23196/2004-СА1-32). Совет: есть аргументы, позволяющие организациям учесть при налогообложении расходы на оплату услуг мобильной связи без детализированных счетов.
Они заключаются в следующем.

Налоговый кодекс РФ не содержит списка обязательных документов, которыми можно подтвердить понесенные расходы. Более того, факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, даже косвенно свидетельствующий об этом (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Ни налоговое законодательство, ни законодательство о связи, ни законодательство о бухучете не содержат требований об обязательной расшифровке произведенных переговоров, получении детализированных счетов и составлении отчета по каждому звонку. Кроме того, содержание переговоров составляет охраняемую законом тайну связи (ст.

63 Закона от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ).

На основании подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» сумма компенсации, выплачиваемая работнику организации за использование личного имущества (мобильного телефона), не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким работником (письмо Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3)).

Расходы на сотовую связь: как оформить и списать в налоговом учете

Источник: http://lcbg.ru/doplata-za-svyaz-rabotniku-na-kakoj-schet/

Компенсация мобильной связи сотрудникам: приказ, заявление, служебная записка, размер

Компенсация мобильной связи сотрудникам

Некоторые профессии неразрывно связаны с частыми переговорами, в том числе в телефонном режиме. Так как мобильная связь используется для обеспечения рабочего процесса, то и расходы должен нести работодатель. Компенсация распространяется только на рабочие звонки, поэтому нужно правильно учесть сопутствующие личные беседы.

Нормы в этой сфере

Возмещение трат работника, осуществленных им для обеспечения непрерывности рабочего процесса, закреплена ст. 164 ТК РФ. Статья 188 трудового законодательства отражает случаи, позволяющие рассчитывать на компенсацию:

Последний вариант можно применить только в том случае, когда стоимость аппарата составляет 40 тыс. руб. и более. Если же приобретение средства связи потребовало меньшей суммы, значит, оно относится к материальным затратам.

Статьи 41 и 45 ТК РФ гласят о том, что порядок компенсации расходов за сотовую связь, должен быть отражен в коллективном договоре, а также в других внутренних локальных актах.

В процессе определения размера выплаты должны участвовать обе стороны. Сведения об объеме компенсации рекомендуется включать в трудовой договор.

Если договоренность была достигнута уже после подписания соглашения, то материальные изменения можно отразить в дополнительном документе.

Внимание: компенсация мобильной связи должна быть обоснована с экономической точки зрения (улучшение показателей, повышение эффективности труда и т.д.), иначе руководитель рискует получить административной наказание.

В каких случаях требуется компенсация мобильной связи сотрудникам

Затраты на телефонную связь – расходы, присущие практически любому учреждению. При чем, большая доля чаще всего принадлежит сотовым операторам.

В этом нет ничего удивительного, так как появление мобильных телефонов значительно увеличило оперативность решения рабочих вопросов, а некоторые специальности попросту не предполагают использование стационарных аппаратов (водители, торговые представители и т.д.).

Чтобы обеспечить подчиненных мобильной связью, можно использовать один из нижеприведенных вариантов:

  • создание корпоративной сотовой связи путем подписания договора с сотовым оператором с последующей выдачей сим-карт подчиненным;
  • представление компенсации работникам.

Действующее законодательство требует, чтобы назначению выплат предшествовали анализ экономической обоснованности и предоставление подтверждающих документов.

Ее расчет

Уточнение размера выплаты подчиненному, пользующемуся в рабочих целях личной мобильной связью, предполагает проведение переговоров, результатом которых должна стать точная сумма компенсации. Завершающим моментом является отражение достигнутой договоренности в трудовом договоре или дополнительном соглашении.

Если использование личной связи в рабочих целях является не единичным случаем для организации, то целесообразнее отразить порядок расчета и предоставления компенсаций в коллективном договоре.

Для обеспечения контроля и предупреждения нарушений со стороны сотрудников, руководитель должен включить в должностную инструкцию информацию о месячном лимите мобильной связи и возможных последствиях перерасхода.

Компенсационная выплата может быть рассчитана и перечислена только после издания соответствующего приказа, гласящего о сумме, сроках и порядке предоставления. В знак ознакомления подчиненный должен поставить свою подпись.

  • Как определить точный размер положенной компенсации? Если сотрудник использует безлимитный тариф с фиксированной оплатой, то работодатель может ежемесячно перечислять ему именно эту сумму. Более целесообразной для организаций является посекундная тарификация и сниженная стоимость междугородних звонков.
  • Следующий вариант расчета и оплаты требует регулярного предоставления детального отчета о звонках и стоимости каждого. В этом случае бухгалтер сначала определяет продолжительность фактически проговоренного времени, а затем перечисляет положенную сумму компенсации.

Если в организации установлен ежемесячный лимит, то каждому подчиненному должно быть известно об этом, так как превышение расходов придется оплачивать самостоятельно.

Приказ о компенсации мобильной связи сотрудникам

Если работодатель не возмещает такие расходы

Использование личного имущества подчиненных в рабочих целях, предполагает предоставление компенсации в соответствии со ст. 188 ТК РФ.

При этом статья 235 трудового законодательства гласит о том, что работодатель обязан полностью возместить причиненный ущерб (при наличии).

В основе расчета размера компенсации лежат рыночные цены, действующие на территории региона в период причинения материального вреда. Если сотрудник не возражает, работодатель может предложить натуральную форму возмещения – ремонт или замену испорченного имущества.

Порядок и срок компенсации телефонных переговоров должна быть определен и зафиксирован соглашением сторон. Информацию следует отразить письменно, например, в трудовом договоре, дополнительном соглашении и т.д.

Если работодатель не согласен компенсировать расходы, связанные с использованием личного мобильного тарифа на нужды организации, то он должен обеспечить подчиненных корпоративной связью. Не соблюдение условий соглашения о возврате трат можно обжаловать в судебном порядке.

Компенсация за использование сотрудником личного имущества описана в этом видео:

Источник: http://uriston.com/trudovoe-pravo/vyplaty/kompensatsii/mobilnoj-svyazi.html

Нормативная база

Необходимость возмещения расходов сотрудника, связанных непосредственно с рабочими нуждами, прописана в статье 164 ТК РФ. В статье 188 ТК РФ указаны случаи, предполагающие компенсацию:

  • Использование в работе собственности сотрудника (к примеру, сотового устройства).
  • Амортизация объектов собственности.

Работодатель также должен возмещать расходы сотрудника непосредственно на услуги связи.

В статьях 41 и 45 ТК РФ указано, что порядок таких выплат должен быть прописан в коллективном соглашении, а также в нормативно-правовых актах. Размер выплат устанавливается в двустороннем порядке.

Объем выплат нужно указать в трудовом договоре. Если трудовой договор уже составлен, пункт об объеме возмещения можно прописать во вспомогательном соглашении.

К СВЕДЕНИЮ! Траты на сотовую связь, фиксируемые в учете, должны быть экономически обоснованными. В обратном случае фирма будет привлечена к административной ответственности. Что обозначает экономическая обоснованность? Это значит, что использование сотовой связи в работе делает труд более эффективным, увеличивает показатели.

Бумаги для подтверждения трат на переговоры по телефону

Расходы на сотовую связь будут компенсироваться только в том случае, если они будут подтверждены документально. Для подтверждения используются эти документы:

  • Приказ руководителя фирмы. В нем должен быть указан перечень специальностей, которые неразрывно связаны с телефонными переговорами. В приказе можно также оговорить ряд сотрудников, которым может выплачиваться компенсация.
  • Должностная инструкция сотрудника. Этот документ обосновывает нужность телефонных переговоров.
  • Трудовой договор и дополнительное соглашение. В них указываются условия и порядок возмещения затрат. Можно оговорить фиксированную сумму, которая будет выплачиваться работнику.
  • Договор с оператором, детализация звонков. Документы устанавливают фактический размер расходов.

Основные особенности возмещения затрат

Компенсация затрат на услуги сотовой связи предполагает выполнение ряда действий. Рассмотрим некоторые из них.

Аренда телефона у работника

Если деятельность сотрудника напрямую связана с использованием сотового телефона, то аппарат превращается из личного имущества в инструмент, используемый фирмой. Поэтому разумно и правомерно арендовать телефон у работника. Сделать это можно двумя способами:

  • Оформлением договора аренды телефона на основании статей 606-625 ГК РФ. В документе указывается срок аренды, объем компенсаций и порядок их выплаты.
  • Оформлением договора безвозмездной эксплуатации устройства.

Не обязательно заключать договор. Все нужные пункты можно прописать в трудовом соглашении.

Детализация счета

Детализация счета необходима для того, чтобы установить фактическое время телефонных переговоров. Следовательно, на основании фактического времени можно определить размер выплат.

Нужно сказать, что необходимость детализации счета не указана в законодательных актах. На этот счет существуют различные мнения. Минфин и налоговые структуры, как правило, считают наличие детализации необходимым. Ряд арбитражных судов, напротив, утверждают, что наличие этого документа вовсе не обязательно.

Лимиты трат на мобильную связь

Для сокращения расходов компании обычно устанавливаются лимиты на сотовую связь. Существуют следующие варианты:

  • Безлимитный тариф. Основное его преимущество – отсутствие необходимости контроля трат сотрудников на сотовую связь. Выплаты сотовому оператору будут фиксированными. Размер их останется таким же вне зависимости от длительности телефонных переговоров.
  • Установление лимитов. Нужно для того, чтобы сократить число ненужных звонков. Размер лимитов устанавливается в приказе руководителя или в соответствующем Положении.

Наличие лимитов позволяет дисциплинировать сотрудников. Звонки сверх лимита признаются экономически необоснованными, а потому не учитываются для целей налогообложения.

К СВЕДЕНИЮ! Важно устанавливать лимиты, соответствующие фактическим затратам. Если лимит будет слишком малым, это ухудшит экономическую эффективность. Если установленный лимит будет постоянно нарушаться, имеет смысл его увеличить.

Будет ли облагаться компенсация НДФЛ и страховыми взносами?

Возмещение трат на услуги связи не предполагает начисление НДФЛ, страховых взносов. Однако это касается случаев, когда рабочий телефон использовался только в трудовой деятельности. Если же сотрудник совершал звонки личного характера, сопутствующие расходы будут облагаться НДФЛ.

ВАЖНО! В налоговом учете возмещение расходов будет указано как оплата услуг связи. Это актуально для любого налогового режима.

Бухгалтерский учет компенсационных расходов

Расходы на мобильную связь будут включены в учет только при наличии условия: направленность на извлечение прибыли. Если расходы не являются экономически обоснованными, налоговые структуры уберут их из себестоимости. Бухгалтерский учет предполагает использование следующих проводок:

  • ДТ20, 26, 44 КТ73. Учет трат на сотовую связь.
  • ДТ73 КТ50, 51. Траты на мобильную связь были компенсированы.

ВАЖНО! Учет в составе себестоимости может вестись только в том случае, если имеется первичный документ: счет-фактура от оператора с указанием конкретной фирмы.

Варианты оплаты услуг связи и особенности бухучета

Существуют следующие варианты оплаты:

  1. Оплата авансом. Если сотовая связь оплачивается авансом, соответствующие платежи будут считаться авансовыми.
  2. Карты экспресс-оплаты. Минус оплаты картами заключается в том, что отсутствие сопутствующих документов может вызвать нарекания со стороны налоговых органов.
  3. Компенсация. Актуальна для тех случаев, когда работодатель не заключил договора с оператором, и сотрудники в своей работе используют личные сим-карты. Затраты на личные переговоры учитываются в составе прочих трат на счете 91.

Как правило, компании практикуют способ компенсации. Оплата экспресс-картами неактуальна, из-за того что этот вариант рискован.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.