+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Личный автомобиль директора для командировок

Содержание

Командировка на личном автомобиле: условия оформления, оплата

Личный автомобиль директора для командировок

Направляя сотрудника в рабочую командировку, руководители предприятий нередко прибегают к использованию общественного транспорта для достижения работником места назначения и его последующего передвижения.

В свою очередь работники, обладающие собственным средством передвижения, для большего комфорта и повышения мобильности предпочитают использовать личный автомобиль.

При достижении договоренности с работодателем в выборе второго варианта, стороны должны согласовать условия командировочной поездки, а также подготовить перечень сопроводительных документов. Подробнее ознакомиться с нюансами оформления командировки на личном автомобиле поможет представленная публикация.

Особенности командировки на личном автомобиле

Процедура направления сотрудника в командировку на личном автомобиле в некоторой степени отличается от оформления стандартной поездки с использованием общественного транспорта.

Это обусловлено тем, что эксплуатация персонального средства передвижения требует дополнительных гарантий со стороны работодателя.

В частности это касается необходимости возмещения затрат за использование личного автомобиля во время командировки, на его ремонт или компенсацию убытков в случае аварийных ситуаций.

Конкретный перечень условий, связанных с направлением работника в командировочную поездку на персональном средстве передвижения, должен быть обозначен в содержании локальных документов предприятия и трудового договора подчиненного.

Подробный перечень правил, которые касаются служебной командировки трудящегося, представлен в Трудовом кодексе РФ, Постановлении Правительства под номерами 92 и 749, Федеральных законах 125 и прочих разъяснительных нормативно — правовых актах.

Использовать личный автомобиль для отправления в командировку работник вправе исключительно после одобрения работодателя и согласования нюансов служебной поездки. В противном случае сотрудник может лишиться собственных денежных средств, затраченных им в ходе поездки на персональном средстве передвижения.

Как оформить командировку на личном автомобиле?

Порядок оформления рабочей командировки сотрудника на личном автомобиле не отличается существенным образом от подготовки к поездке в любых других ситуациях. Особенности процедуры зависят в первую очередь от того, какие сопроводительные документы требуется оформить.

Порядок действий для оформления командировки на личном автомобиле:

  • От имени руководителя организации составляется и издается приказ о направлении сотрудника в командировку на личном автомобиле. Допускается использование унифицированного бланка приказа, который соответствует форме Т — 9. Также имеется возможность заполнить документ в произвольном виде. После ознакомления с содержанием приказа работник подписывает его в знак согласия. По желанию работодателя могут быть оформлены дополнительные документы для служебной поездки. Например, служебное задание, командировочное удостоверение;
  • Если работник едет в командировку на личном автомобиле, то помимо приказа обязательным для оформления документом считается путевой лист;
  • Согласование суммы авансовых выплат, которые предоставляются работнику для оплаты топлива при командировке на личном автомобиле, проживания и питания. Денежные средства выдаются в бухгалтерии или кассе предприятия на основании кассового ордера или распоряжения руководителя;
  • По возвращении работника из командировки на личном автомобиле, он не позднее трех дней с момента появления на рабочем месте составляет авансовый отчет или предъявляет путевой лист. Текст документа должен содержать сведения о размере затраченных средств. Для подтверждения внесенной информации целесообразно приложить к отчету документальные свидетельства, подтверждающие расход аванса;
  • Если в соответствии с представленным отчетом будет выявлен перерасход со стороны работника, который подтверждается документально, тогда организация обязуется выплатить разницу в течение трех дней после обращения трудящегося или в день выдачи заработной платы. В обратном случае денежные средства, оставшиеся после командировки подчиненного на личном автомобиле, возвращаются им в течение трех дней с момента появления на рабочем месте.

Сопутствующие документы

Наибольшее внимание, при направлении работника в командировку на личном автомобиле, отводится документальной стороне вопроса. В первую очередь это связано с тем, что ввиду вступивших в силу изменений, сопутствующие командировке документы стали подразделяться на обязательные и дополнительные.

Помимо этого, если работник едет в командировку на личном автомобиле, работодатель должен быть уверен в точной сумме израсходованных подчиненным авансовых средств. Поскольку именно на основании предоставляемых работником бумаг производится оплата за понесенные им расходы и дни командировочной поездки.

К перечню обязательных для оформления документов относятся:

Приказ. В содержании распоряжения отмечается либо общая информация о поездке или более детальные сведения. Это зависит от того, какие дополнительные документы будут оформлены помимо приказа. По общим правилам в содержание акта включается:

  • Название предприятия;
  • Дата, место оформления и порядковый номер акта;
  • Персональные сведения о сотруднике, направляемом в командировку;
  • Сведения о месте назначения служебной поездки;
  • Дата начала и окончания командировки;
  • Цели и задачи, поставленные перед подчиненным;
  • Условие о том, какой транспорт будет использован для передвижения трудящегося (личный автомобиль, общественный или служебный транспорт);
  • Уточняется сумма авансовых средств, предоставленных работнику или информация об организации, за счет которой реализуется поездка;
  • В завершении документ датируется и ставятся подписи сторон.

Скачать образец приказа о командировке на личном автомобиле

Путевой лист. Основополагающий документ, назначение которого состоит в подтверждении использования личного автомобиля во время командировки, расхода горюче — смазочных материалов, а также затрат на его покупку. Для заполнения и внесения информации может использоваться унифицированная форма под номером 3 или специально разработанный в организации бланк.

Структура и содержание путевого листа:

  • Наименование документа и его порядковый номер;
  • Период действия. Документ считается действительным только на момент командировочной поездки трудящегося на личном автомобиле;
  • Персональные сведения о работнике (паспортные данные, должность);
  • Информация о личном автомобиле, используемом для командировки (номер, сведения из технического паспорта машины, модель и марка);
  • Кроме того, отмечается дата и время выезда, а также дата и время возвращения трудящегося;
  • Расход ГСМ.

Документ предъявляется работодателю на рассмотрение вместе с сопроводительными чеками, квитанциями из заправочных станций или автомастерских, мест питания и проживания.

Скачать образец

Если руководством организации было принято решение о необходимости заполнения дополнительных документов, например: служебное задание, отчет о командировке на личном автомобиле, служебная записка, командировочное удостоверение, то работник предъявляет соответствующую документацию.

Как возмещаются затраты?

Если сотрудник направляется в командировку на личном автомобиле, работодатель обязуется возместить понесенные подчиненным траты. Расчет компенсационных выплат за расход осуществляется на основании переданных сотрудником документов. К их числу относятся:

  • Путевой лист, заполненный необходимыми сведениями;
  • Копия технического паспорта транспортного средства, который был использован в командировке. Акт предъявляется работником для подтверждения того факта, что автомобиль является его личной собственностью;
  • Авансовый отчет, если работодатель требует заполнить его;
  • Служебная записка. Оформляется по инициативе руководителя организации;
  • Квитанции, чеки и прочие акты, подтверждающие затраты трудящегося на покупку ГСМ, питание, проживание и иные внеплановые расходы, например, оплата ремонтных работ или приобретение требуемых деталей.

Надлежащая документация передается в отдел бухгалтерии не позднее трех дней с момента возвращения подчиненного из командировки на личном автомобиле.

Отдельного внимания заслуживает вопрос о том, как учитывать ГСМ при использовании личного автомобиля в командировке? Сумма средств для оплаты ГСМ устанавливается на основании: расстояния от места назначения, стоимости топлива, объема двигателя и времени, которое было затрачено для выполнения рабочих обязанностей. Данный порядок утвержден Министерством транспорта РФ в содержании Распоряжения № АМ — 23 — р.

Размер выплат за использование персонального средства передвижения для служебной поездки не должен превышать 1500 рублей в месяц. Если затраты, понесенные сотрудником, превышают обозначенную сумму, они подлежат налогообложению.

Это касается командировок подчиненного на личном автомобиле в пределах России. Если предполагается рабочая поездка за пределы Российской Федерации, налоговым сборам подлежат суммы свыше 2500 рублей.

Основанием для предоставления компенсации служит приказ руководителя.

При ДТП или осуществлении ремонта

Перед направлением подчиненного в командировку на личном автомобиле, директор компании должен убедиться в наличии страхового полиса на машину. Поскольку это поможет избежать дополнительных затрат в случае дорожно — транспортного происшествия, виновником которого не был признан сотрудник.

Работодатель обязуется компенсировать ущерб, понесенный работником в том случае, если была предварительная договоренность или соответствующее условие прописано в содержании трудового договора. Если работник, направленный в командировку на личном автомобиле, стал виновником аварии, компенсационные выплаты не предоставляются.

Помимо возможности возмещения расходов в случае аварийных ситуаций, сотруднику отдельно необходимо оговорить условия выплаты компенсации в результате поломки машины.

Подобные случаи зачастую относят к спорным, поскольку директор не может быть точно уверен в том, что повреждение наступило не в результате давнишней поломки.

В любом случае, если работник намерен вернуть незапланированно потраченные средства, ему требуется предоставить документы, чеки, квитанции, свидетельствующие о сумме убытков.

Условия оплаты командировки на личном транспорте

Условия оплаты командировки на личном автомобиле работника отличаются от стандартных только тем, что на руководителя компании возлагается обязанность по возмещению денежных средств за эксплуатацию машины. Кроме того, выплачиваются:

  • Денежные средства для аренды жилья или гостиничного номера;
  • Суточные выплаты для оплаты питания и иных расходов;
  • Денежные средства для оплаты командировочных дней.

Порядок, сумма и условия предоставления авансовых средств и оплаты трудовой деятельности подчиненного в период командировки и при использовании личного автомобиля уточняется в содержании локальных актов предприятия.

Заработная плата за время выполнения трудящимся профессиональных обязанностей в командировочной поездке начисляется согласно стандартной тарифной ставке за один рабочий день. Исключение составляют ситуации, когда сотрудник был вынужден работать в выходные или праздничные дни.

В подобном случае размер среднедневного заработка за один рабочий день увеличивается в два раза.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

  • 8 (800) 350-83-59 — все регионы РФ.

(3 4,33 из 5)
Загрузка…

Источник: https://mosfund.ru/pravo/komandirovka-na-lichnom-avtomobile.html

Директор едет в командировку на личном автомобиле

Личный автомобиль директора для командировок

Среди таких расходов находятся:

  1. суточные, которые сотрудник тратит на еду и другие нужды;
  2. прочие расходы.
  3. проезд (траты на бензин);
  4. аренда жилья;

Что касается размера суточных, то для работников государственных учреждение законом установлен свой максимум. Частные организации имеют право самостоятельно устанавливать сумму, но есть нюансы.

Максимальный размер суточных, который не облагается НДФЛ, в 2018 году составляет 700 рублей для поездок по России и 2, 5 тыс. рублей для загранкомандировок. Остальные командировочные так же рассчитываются, исходя из бюджета организации.Для получения аванса сотрудник обязан написать заявление с указанием необходимой суммы.

Его подписывает руководитель, а затем передает в бухгалтерию.

Деньги подчиненному перечисляются на банковскую карту или выдаются наличными.

В ней содержится информация о поездке, сумме понесенных расходов. К таким реквизитам относятся (раздел 2 приказа Минтранса РФ № 152):

  1. информация о водителе.
  2. информация о транспортном средстве;
  3. данные о владельце автомобиля;
  4. название и номер путевого листа;
  5. данные о сроке действия документа;

Возмещение командировочных расходов Согласно ст.

168 ТК РФ и п. 11 постановления Правительства РФ № 749, командированному сотруднику возмещаются следующие расходы:

  1. суточные;
  2. на съем жилья;
  3. прочие расходы, определяемые работодателем.
  4. на проезд в обе стороны;

Размер суточных каждая организация устанавливает самостоятельно (за исключением госучреждений).

При этом важно помнить, что в соответствии с Налоговым кодексом РФ (п.

3 ст. 217)

Их определяют, составляя Коллективный договор, или подписывая локальный нормативный акт с указанием порядка выплат.

Трудовым кодексом на руководство компаний не налагаются никакие ограничения, касающиеся выплаты суточных сотрудникам – этот вопрос решается по усмотрению руководства.

Когда дело касается возмещения командировочных затрат сотрудников, которые отправляются в командировку от муниципального или государственного учреждения, руководствуются порядком, который описывает постановление № 729 Правительства РФ, действующий с 02.10.2002 года.

Отправляющийся в командировку сотрудник получает в бухгалтерии необходимое количество финансовых средств. После его возвращения с командировочной поездки сотрудники бухгалтерии производят расчет, используя для этого предоставленные им отчетные документы.

Личный автомобиль директора для командировок

А потому вождение собственного автомобиля руководителем во время командировки считается использованием личного имущества сотрудника. Поэтому рекомендуется, во избежание претензий со стороны налоговых инспекторов, оформлять путевой лист.

При проведении проверки затрат фирмы данный документ предъявлять не обязательно, но с ним будет значительно проще доказать, что машина эксплуатировалась именно в служебных целях, и бензин был потрачен на нужды предприятия.

разрешает руководителям предприятий разрабатывать собственные формы путевых листов. Однако, существует условие — в документе должны присутствовать все без исключения обязательные реквизиты, перечень которых содержится в тексте :наименование документа, номер;сведения о времени действия путевого листа;сведения о собственнике машины;сведения о самом автомобиле;данные водителя.

Компенсация расходов в командировке на такси и на личном транспорте

Оформление использования личного автомобиля в служебной командировке возможно не только путем прямого возмещения расходов на его эксплуатацию, но и временной арендой данного транспортного средства у работника.

Формулировка «С экипажем» предполагает, что арендодатель выступает в двух ипостасях: как водитель и как арендодатель. Следовательно, арендная плата подразделяется на непосредственно аренду и оплату услуг водителя.

Как оплатить и отразить в учете проезд сотрудника в командировку на автомобиле (личном или служебном)

Следовательно, компенсация затрат на парковку признается выплатой, установленной законодательством и связанной с выполнением сотрудником трудовых обязанностей.

И, соответственно, не облагается НДФЛ.Таким образом, НДФЛ с компенсации стоимости парковки сотруднику, поехавшему в командировку на личном автомобиле, можно не удерживать.

Но чтобы избежать претензий со стороны контролирующих ведомств, оформите такую компенсацию не как командировочные расходы, а как возмещение затрат, связанных с использованием личного автомобиля сотрудника.Такой подход подтверждает и Минфин России в письме от 1 декабря 2011 г. № 03-04-06/6-328.

При расчете налога на прибыль компенсацию за использование личного автомобиля можно учесть только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г.

В командировку на личном авто?

легко!

Но в нашем случае путевой лист лучше оформить.

Неоднозначные командировочные расходы и их учет

Кстати, и НДС со стоимости всех четырех билетов вы сможете принять к вычету;

  • не облагается НДФЛ, так как цена всех мест в купе будет относиться к расходам директора на проезд, которые не подлежат обложению НДФЛ;
  • Однажды к такому же выводу пришел и суд, когда руководителю оплатили целое купе.

    Но в том деле организация покупала билет в VIP-вагоне, где в принципе можно купить только целое купе, хотя в нем и могут ехать два человека.

    При приобретении таких билетов вопрос об удержании НДФЛ вообще не должен возникать, ведь в вагоне такого класса невозможно купить одно место.

    1. не облагается страховыми взносами как командировочные расходы директора на проезд.

    Ольга Котомина, г. Омск Наш директор собирается в загранкомандировку через 4 месяца.

    Но уже сейчас занимается оформлением загранпаспорта.

    Если же речь идет о возмещении командировочных трат в муниципальном или госучреждении, то следует руководствоваться порядком, описанным в постановлении №729 Правительства РФ, действующим с 2.10.2002г.

    Для подсчет затрат на бензин сотрудник предоставляет заполненный путевой лист, чеки с автозаправок.

    Источник: http://civilyur.ru/direktor-edet-v-komandirovku-na-lichnom-avtomobile-92947/

    Использование личного автомобиля в командировке — компенсация

    Личный автомобиль директора для командировок

    Многие профессии требуют поездки в командировки. Чтобы добраться до места назначения, работник может использовать общественный транспорт, служебный или личный автомобиль. Ограничений в этом вопросе закон не предусматривает, хотя в отчете о командировке данная информация тоже должна быть указана. 

    Однако если используется автомобиль личный, то директор организации должен возместить расходы, которые были потрачены при его эксплуатации. В каком виде предусмотрена компенсация? Как ее оформить? Какие документы при этом понадобятся? На эти и другие вопросы найдете ответы далее.

    Как оформить командировку на личном автомобиле в 2018 году?

    Командировка на личном автомобиле имеет определенное оформление. Оно стандартное несмотря на вид транспорта, используемый для поездки к месту работы. Единственным нюансом является предоставление дополнительных документов.

    Итак, чтобы оформить командировочную поездку, нужно произвести следующий порядок действий:

    • Подготовить документы;
    • Составить служебное задание, которое передается кадровикам, если оно необходимо;
    • Издать приказ с информацией о направлении работника на его ТС;
    • Оформить компенсацию в счет использования ТС;
    • Произвести расчет суточных;
    • Составить отчет о результатах после возвращения;
    • Составить служебную записку.

    Данный порядок регулируется на законодательном уровне, поэтому его нужно четко выполнять. С 2015 года стало необязательным оформление служебного задания. Поэтому руководитель самостоятельно принимает решение о его необходимости.

    Использование личного автомобиля в командировке — документы

    Использование личного автомобиля в командировке предусматривает необходимость оформления определенных документов.

    Согласно 749 Постановления Правительствак обязательным документам относятся следующие:

    • Командировочное удостоверение;
    • Записка об использовании транспорта;
    • Документы на аренду жилья;
    • Проездные документы;
    • Отчет с указанием всех растрат.

    При необходимости руководитель может оформить служебное задание. При таком виде транспорта важно оформить служебную записку. Такая поездка предусматривает предоставление путевого листа при поездке на собственном транспортном средстве.

    Путевой лист дает возможность подтвердить факт о том, что транспортное средство было использовано в служебных целях. Также он позволяет вести учет относительно расчета расходов на бензин.

    Форма путевого листа является законно утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 78, либо в учреждении ее могут разработать самостоятельно в виду особенностей самого предприятия.

    В добавок водитель должен предъявить счета или кассовые чеки на покупку бензина во время поездки для списания денег из бюджета предприятия. Также желательно предоставить и другие документы, свидетельствующие о соблюдении маршрута командировки. К примеру, это могут быть накладные от поставщика или распечатки тахографа.

    Образец приказа о командировке на личном автомобиле

    Приказ о командировке на личном автомобиле не имеет унифицированного образца.

    Оформлять его можно в произвольной форме, а именно включая в образец следующую информацию:

    • Данные об организации;
    • Дата, номер приказа;
    • Данные сотрудника, его должность, структурное подразделение;
    • Данные относительно места поездки, где будет выполняться задание;
    • Дата выезда и прибытия с поездки;
    • Цель поездки;
    • Информация об использовании собственного транспорта;
    • Данные организации, которая обязуется оплатить расходы.

    В конце образца приказа необходимо поставить подпись, как руководителем, так и самим сотрудником, которого командируют.

    Скачать образец 

    Компенсация при использовании личного автомобиля в командировке

    Использование личного автомобиля в командировке предусматривает выплату компенсации на основании статьи 168 ТК РФ и Постановления Правительства № 749.

    Расходы возмещаются такие:

    • Проезд в обе стороны;
    • Суточные расходы;
    • Аренда жилья;
    • Прочие расходы, которые предусматривает работодатель, например, за парковку.

    Размер компенсации рассчитывает организация. При расчете также учитывается объем двигателя транспортного средства. При объеме до 2 000 кубических сантиметров оплачивается компенсация за месяц 1 200 руб., а свыше – 1 500 руб. Налогом данная компенсация не облагается.

    Существует второй вариант выплаты компенсации, который предусматривает заключения договора об аренде машины. В этом случае предприятие выплачивает сумму не в установленном законом размере, а относительно приложенных документов о затратах. По сути здесь производится выплата аренды и расходов на содержание.

    Как учитывать ГСМ при использовании личного автомобиля в командировке?

    Расходы на личный автомобиль в командировке при ГСМ рассчитывают таким же образом, как и при использовании служебного транспортного средства. В первую очередь предоставляются чеки с АЗС. Также расчет указывается в путевых листах. Чтобы учесть ГСМ нужно просуммировать все указанные суммы.

    Таким образом, при работе, связанной с командировками, можно использовать в служебных целях собственный транспорт. При этом в бюджетных документах организации должны быть учтены расходы, которые должны быть выплачены сотруднику в виде компенсации. Кроме того, необходимо заполнить все предусмотренные законом документы при оформлении поездки.

    Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

    Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

    Источник: https://www.samso.ru/komandirovka/ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya-v-komandirovke-kompensaciya.html

    Особенности командировки на личном транспорте

    Личный автомобиль директора для командировок

    Использование транспорта в служебной командировке – это мобильность передвижения и оперативность выполнения поставленных перед сотрудником задач. Рассмотрим подробно, как происходит в командировке оплата такси или возмещение эксплуатации собственного автотранспорта.

    Командировка на личном транспорте

    Трудовое законодательство предусматривает возмещение расходов, понесенных работником в служебной командировке (ст. 167 Трудового Кодекса РФ). Использование собственного автомобиля в командировке – не исключение (ст. 188 ТК РФ). Для надлежащего оформления эксплуатации личного автотранспорта в служебных целях необходимо соблюсти некоторые формальности.

    Обязательным является оформление приказа о направлении работника в командировку и путевого листа. Служебная записка не является подтверждением использования автомобиля в командировке, она может лишь определять ее продолжительность.

    Путевой лист – основной документ, подтверждающий факт использования личного транспорта в служебных целях и целевой расход горюче-смазочных материалов (ГСМ). Подтверждение затрат на ГСМ производится чеками с автозаправочных станций (АЗС).

    Приказ оформляется в произвольной форме, либо по унифицированному образцу Т9 или Т9А. Форма Т9А предназначена для направления в командировку группы сотрудников.

    Приказ должен содержать информацию о том, что в ходе командировки будет использован личный автотранспорт сотрудника, также должен быть определен порядок возмещения затрат на эксплуатацию автомобиля и указана структура компенсационных выплат.

    Структура выплат определяется договоренностью между работодателем и сотрудником и может быть приблизительно следующей:

    • амортизация транспортного средства;
    • затраты на ГСМ;
    • текущее техническое обслуживание;
    • возможный внеплановый ремонт.

    Прочие документы, такие как служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о командировке, в 2019 году не являются обязательными, их оформление может быть регламентировано только внутренними нормативными актами организации. О том, как документально оформляется командировка, читайте в этой статье https://otdelkadrov.online/6638-dokumenty-dlya-oformleniya-odnodnevnoi-komandiroi-komandiroi-v-vyhodnye-dni

    Оформление путевого листа

    Путевой лист – это документ установленного образца. Может использоваться форма, разработанная непосредственно в компании, или образец, утвержденный Госкомстатом (ныне Росстат) Постановлением №78 от 28.11.1997 года.

    Путевой лист обязательно должен содержать следующие позиции:

    • реквизиты документа: название и номер;
    • срок действия;
    • данные владельца автомобиля и данные водителя машины (если это разные лица):
      1. фамилию, имя, отчество,
      2. паспортные данные;
    • сведения об используемом транспортном средстве:
      1. государственный номер,
      2. реквизиты паспорта транспортного средства (ПТС)

    Возмещение затрат за эксплуатацию личного автомобиля

    Обратите внимание

    Суточные в командировке рассчитываются с того дня, когда фактически началась командировка и включают в себя выходные и праздничные дни. Даже если сотрудник выехал в 23.55 в воскресенье, этот день должен быть оплачен работодателем. Подробности — в этой статье

    Оплата расходов, понесенных при использовании собственного транспорта, возможна лишь при представлении сотрудником ряда документов:

    1. заполненного путевого листа;
    2. копии ПТС автомобиля, который использовался в командировке;
    3. чеков, подтверждающих покупку ГСМ;
    4. авансового отчета;
    5. служебной записки, отражающей конкретные сроки нахождения сотрудника в командировке.

    При возникновении в ходе командировки непредвиденных обстоятельств, например – срочного ремонта автомобиля, к авансовому отчету должны быть приложены чеки о покупке необходимых запчастей или технических жидкостей (антифриза, автомасла и т. д.). Все отчетные документы должны быть сданы в бухгалтерию не позже 3 рабочих дней после возвращения сотрудника из служебной командировки.

    Необходимо отметить, что списание ГСМ при командировке на личном автомобиле производится согласно нормам расхода топлива, утвержденным Министерством транспорта РФ в Распоряжении №АМ-23-р от 14.03.2008 года.

    Альтернативный вариант оформления командировки на личном авто

    Оформление использования личного автомобиля в служебной командировке возможно не только путем прямого возмещения расходов на его эксплуатацию, но и временной арендой данного транспортного средства у работника.

    При этом арендатором выступает организация, отправляющая сотрудника в командировку, а арендодателем – владелец автомобиля или лицо, действующее на основании нотариально заверенной доверенности от владельца (Гражданский Кодекс (ГК) РФ, ст. 606).

    Договор аренды заключается в письменной форме. Аренда автомобиля может быть 2 видов: с экипажем и без него. Формулировка «С экипажем» предполагает, что арендодатель выступает в двух ипостасях: как водитель и как арендодатель.

    Следовательно, арендная плата подразделяется на непосредственно аренду и оплату услуг водителя. Вариант «Без экипажа» предусматривает, что ответственность за арендованное авто и все издержки по его эксплуатации несет арендатор, т. е.

    компания, отправляющая сотрудника в командировку.

    Использование в командировке услуг такси

    Расходы на такси в командировке в 2019 году сотруднику должна возмещать организация, командировавшая его по служебной необходимости. Ст.

    168 ТК РФ утверждает, что все расходы, понесенные сотрудником во время командировки, должны быть компенсированы работодателем.

    При этом данные расходы и их суммы должны быть санкционированы или же прописаны в коллективном договоре либо в каком-либо локальном акте компании. Это положение следует учитывать сотруднику, прежде чем воспользоваться услугами такси в командировке.

    Если же траты на проезд в такси зафиксированы в вышеуказанных документах или же разрешены работодателем, то сотруднику следует к авансовому отчету приложить квитанцию на бланке строгой отчетности или контрольно-кассовый чек, выданный после поездки водителем такси. При отсутствии этих документов возмещение затрат на оплату услуг такси производиться не может. Электронный чек, высланный перевозчиком по электронной почте, подтверждающим документом не является.

    Квитанция формы строгой отчетности должна содержать следующую информацию:

    1. реквизиты квитанции: серию, номер;
    2. наименование перевозчика, его ИНН;
    3. сумму проезда;
    4. дату выдачи квитанции;
    5. подпись с расшифровкой лица, выдавшего квитанцию.

    Возмещение оплаты услуг такси разносится в статью расходов организации, на сумму которых уменьшается ее налогооблагаемая база налога на прибыль.

    Обязательным условием является документальное подтверждение того, что поездка была совершена (чек или квитанция строгой отчетности) и подтверждение того, что поездка была составляющей деятельности, направленной на получение прибыли.

    Командировка – составляющая часть деятельности любой организации, поэтому затраты по ее осуществлению разносятся в статью расходов.

    Источник: https://otdelkadrov.online/6787-kompensatsiya-rashodov-v-komandirovke-na-taksi-na-lichnom-transporte

    Как оформить командировку на личном автомобиле?

    Личный автомобиль директора для командировок

    Нередко командировочная поездка в другие города осуществляется работником не на поезде, самолете или автобусе, а на личном автомобиле. Такая поездка выгодна для работника и для организации, отправившей его в командировку, потому что служащему более комфортно ехать в своем автомобиле, а у организации получается экономия на эксплуатации казенного автомобильного транспорта.

    Как заработать на командировке?

    Купите гостиничные чеки!

    Отчетные документы командированным, официальный чек гостиницы за проживание.

    Возвратившись из командировки, сотрудник имеет право получить компенсацию за расходы на поездку. Сражу может показаться все очевидным и простым, но существуют некоторые нюансы при трактовке данных расходов, при налогообложении и возмещении работнику средств, которые он израсходовал во время поездки.

    Для получения компенсации необходимо наличие некоторых документов:

    Расходы, которые понес сотрудник при поездке в командировку, возмещаются ему в порядке, установленном на данном предприятии или организации.Освещение особенностей, связанных с возвратом денег за командировку, производится в нормативном акте, который предварительно составляет руководство компании.

    В акте определяются все правила денежной компенсации, указывается список документов, которые сотрудник обязан предъявить в бухгалтерию для отчета по командировке.

    Оформление стандартного пакета документов для сотрудника, отправляемого в командировку, производится после обсуждения всех вопросов, касающихся командировки, и после того, как руководители и сотрудник приходят к одному мнению.

    Составление приказа о командировке

    Можно использовать унифицированную форму приказа № Т-9.Заполнение бланка формы Т-9:

    Разработка и утверждение приказа о направлении сотрудника в командировку может производиться директором предприятия или организации.

    Скачать  бланк командировочного удостоверения (jpg}

    Скачать  бланк командировочного удостоверения (Word}

    При составлении приказа для отправления в командировку сотрудника на личном автомобильном транспорте необходимо указание следующих данных:

    • Названия фирмы.• Наименования бланка и числа его составления.• Ф.И.О. сотрудника.• Наименования отдела, в котором он трудится.• Пункта прибытия с указанием страны, города, фирмы.• Срока командировки (календарные дни).• Начальной и конечной даты командировки.• Цели поездки.

    • Фирмы, несущей расходы.

    Необходимо, чтобы приказ был заверен руководством компании.Заполнение командировочного удостоверения:

    В законодательную базу в январе 2016 года введены нововведения, согласно которым командировочное удостоверение использовать не нужно.

    Заполнение путевого листа

    При проверке налоговой инспекцией расходов организации путевой лист не требуется.Но в случае отправки подчиненного в командировку на личном автомобиле рекомендуется иметь путевой лист для сдачи в бухгалтерию организации вместе с отчетом о командировке.

    Этот документ является подтверждением факта использования личного автомобиля для служебных целей, в том числе и расхода бензина.

    Составление путевого листа производится в унифицированной форме или с использованием образца, утвержденного руководителем компании.

    Оформление служебной записки

    Если сотрудник отправляется в командировку по делам организации на личном автомобиле, в служебной записке указывается время, фактически затраченное на поездку. Возвратившись из командировки, сотрудник должен отдать ее, чеки и другие документы в бухгалтерию, чтобы ему правильно рассчитали компенсацию.Служебную записку составляют в произвольной форме.

    Но если в организации или на предприятии сотрудниками для командировочных поездок часто используется личный автомобильный транспорт, желательно создание единого шаблона документа.

    Установленная форма заполнения служебной записки позволить сотрудникам вносить правильные сведения достаточного объема, которые будут приниматься во внимание при расчете компенсации сотруднику.

    Какие документы необходимы для подтверждения расходов?

    Вернувшись из командировки, служащий предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет о том, какие расходы он совершил во время поездки.

    Скачать  авансовый отчет

    Вместе с авансовым отчетом предоставляется следующая оправдательная документация:

    • Чеки из гостиницы о фиксирующих расходах за номер.
    • Чеки на ГСМ.
    • Служебная записка.
    • Путевой лист.
    • Квитанции с ГСМ.

    Об особенностях оплаты

    В статью расходов, компенсируемых работодателем сотрудникам, командированным в другой город на личном автомобиле, необходимо вносить следующие затраты:

    1. Оплату за съемное жилье или гостиницу.

    2. Установленный размер суточных.

    3. Прочие расходы, которые разрешены работодателем.

    4. Компенсацию проезда к месту командировки.

    Скачать  гостиничный счет 3-Г

    Источник: https://moskowchek.ru/kak-oformit-komandirovku-na-lichnom-avtomobile

    Составление приказа о командировке при использовании служебного, арендованного и личного автомобиля

    Личный автомобиль директора для командировок

    Многие профессии связаны с командировками. В подобных поездках может использоваться транспорт работодателя или работника. Обязательный документ – письменное распоряжение руководителя по форме, разработанной в компании. Образцом чаще всего служит форма Т-9.

    Когда требуется приказ

    Командировка – это поездка сотрудника в другую местность по служебной необходимости. Приказ не оформляется, если работа связана с разъездами или сотрудник принят на работу по гражданско-правовому договору. Распоряжение обязательно для работника, постоянное место работы которого расположено на территории предприятия.

    Особенные сотрудники

    Нельзя отправить в другую местность:

    • беременную женщину (ст. 259 ТК)4
    • сотрудника, оформленного по ученическому договору, если переезд не связан с обучением (ст. 203 ТК);
    • несовершеннолетнего (исключение составляют спортсмены (ч. 3 ст. 348.8 ТК) и работники творческой сферы (ст. 268 ТК) при условии, что соблюдаются условия, определенные Постановлением № 252, коллективным или трудовым договором).

    Только с письменного согласия в служебные переезды отправляются:

    • женщины с детьми моложе 3-х лет;
    • матери, отцы, опекуны и попечители с детьми до 5-и лет без супругов;
    • работники, воспитывающие детей-инвалидов;
    • работники, ухаживающие за больными родственниками (должно быть официальное медицинское заключение).

    Роль руководителя

    В командировки работников отправляет руководитель (уполномоченное им лицо), соблюдая порядок, определенный Трудовым кодексом и Постановлением № 749. Приказ составляет главный бухгалтер или работник отдела кадров.

    Основанием может быть устное распоряжение руководителя или составленное им производственное задание (необязательный документ), приглашение на мероприятие (конференцию, семинар).

    Форма приказа

    Форма приказа определяется в локальных нормативных актах.

    Приказ обязательно должен содержать:

    • наименование предприятия (с кодом ОКПО);
    • название вида документации;
    • номер;
    • число;
    • данные командировочного (ФИО, подразделение, должность, табельный номер);
    • цель и основание переезда;
    • срок (количество дней, дата начала и окончания);
    • место назначения (страна, населенный пункт, наименование принимающей организации);
    • транспортное средство, используемое для проезда;
    • сумма выданного аванса или наименование лица, оплачивающего расходы (работодатель или другая организация);
    • должность и подпись руководителя и командированного работника;
    • дата ознакомления.

    Унифицированная форма (не обязательна, можно корректировать)

    Цели

    Цели проезда могут быть:

    • общие:
      • поиск поставщиков;
      • покупка сырья или оборудования;
      • заключение договоров;
      • поиск рынков сбыта;
      • проведение переговоров;
      • обучение.
    • узкопрофильные:
      • проверка деятельности подразделения;
      • обслуживание оборудования;
      • обучение новых работников.

    По возвращении командировочный должен передать в бухгалтерию приказ, проездную документацию, счета с мест ночевки, чеки из заправок.

    Как составить приказ на командировку на автомобиле

    Кроме общественного транспорта для переездов по служебной необходимости можно использовать автомобиль, принадлежащий компании, арендованный, принадлежащий сотруднику (по согласию руководителя). Приказ оформляется стандартный, но необходим определенный объем сопроводительной документации и согласование сумм авансовых выплат.

    Аванс выдает бухгалтерия на основании распоряжения руководителя или расходного ордера. После возвращения командировочный обязан предоставить в бухгалтерию отчет по авансовой выплате, служебную записку, путевой лист и документы, подтверждающие расходы. Если они превышают аванс, работодатель возмещает разницу. Если аванс полностью не использован, остаток возвращается в кассу.

    На личном

    Если работник использует личный автомобиль, кроме приказа оформляется:

    • отдельное соглашение или приложение к трудовому договору, определяющее размер компенсаций (ст. 188 ТК РФ) или договор аренды;
    • путевой лист (письмо Министерства финансов № 03-03-06/1/39406), содержащий данные о маршруте;
    • документ (например, служебная записка), удостоверяющий срок пребывания в поездке.

    В соглашении должно быть указано, какие издержки работодатель обязуется компенсировать:

    • покупку ГСМ;
    • компенсацию при ДТП;
    • компенсацию при поломке.

    Порядок учета компенсаций за ГСМ определен в Распоряжении № АМ-23-р Минтранспорта. Сумма рассчитывается, исходя из объема двигателя, расстояния, стоимости ГСМ.

    При ДПТ компенсация выплачивается только в том случае, если командированный сотрудник не является виновником аварии и такая выплата предусмотрена соглашением.

    При поломке руководителю трудно определить, что послужило причиной выхода из строя транспортного средства. Чтобы получить компенсацию, необходимо детально описать все условия в соглашении.

    В любом случае требуется документация, подтверждающая расходы: квитанции, чеки с указанием суммы расходов.

    Путевой лист содержит:

    • название вида документа и номер;
    • время действия (период командировки);
    • данные из паспорта сотрудника, его должность;
    • информацию об авто (номер, модель, марку, данные из техпаспорта);
    • дату выезда и дату приезда;
    • расходы на ГСМ.

    При заключении договора аренды на автомобиль между сотрудником и работодателем выплачивается:

    • арендная плата;
    • расходы на ГСМ в размере, указанном в документации;
    • компенсация за износ.

    Для владельца авто это более выгодный вариант. Арендная плата облагается НДФЛ, компенсации за ГСМ и износ в налогооблагаемую базу не включаются.

    О командировке, в том числе на авто, расскажет видео ниже:

    На служебном

    Законодательно урегулированного порядка для переездов по служебной необходимости на автомобиле на самом деле нет. Работодатели разрабатывают его самостоятельно.

    Чаще всего при поездках на служебном авто порядок такой же, как на личном. Дополнительно к приказу оформляется путевой лист. Для расчетов расхода ГСМ используются чеки из заправок и записи в путевом листе. Объем компенсации не ограничивается – суммы из чеков просто плюсуются.

    На арендованном

    Базируясь на ст.

    168 ТК, Минтруд определил, что расходы на компенсацию издержек на аренду автомобиля в переездах по служебной необходимости допускаются, если они экономически обоснованы (согласно № 212-ФЗ — до места невозможно добраться на общественном транспорте). Экономическую обоснованность определяет руководитель в локальных нормативных актах (письма Министерства финансов № 03-03-06/1/23681 и № 03-03-06/2/30016).

    Это значит, что невозможность использовать общественный транспорт – не единственный аргумент. Руководитель может  посчитать, что при поездке нескольких сотрудников аренда обойдется дешевле. Документацией, подтверждающей издержки, считается:

    • договор аренды;
    • акты передачи;
    • чеки;
    • счета;
    • квитанции со стоянки, парковки.

    Как сотрудники будут добираться до места назначения при поездке в командировку, определяет руководитель. Порядок использования автомобилей указывается в локальных нормативных документах. Независимо от вида автотранспорта обязательно составление отчета о командировке и предоставление документов, подтверждающих расходы.

    Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/kadry/komandirovka/prikaz-pri-ispolzovanii-avtomobilya.html

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.