+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами: ошибки заполнения, проводки

Содержание

Подотчетные лица. Порядок расчетов и проводки :

Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами: ошибки заполнения, проводки

На многих предприятиях работают подотчетные лица. Эта категория сотрудников имеет ряд обязательств перед компанией. В частности, им необходимо отчитываться за денежные средства, которые они получают на административные, хозяйственные и прочие расходы. Рассмотрим далее, как ведутся бухгалтерский учет, расчеты с подотчетными лицами.

Общие сведения

Когда работникам выдаются деньги на приобретение канцтоваров, сотрудники направляются в командировку или им поручено оплатить услуги сторонней фирмы наличными, служащие выступают как подотчетные лица.

Подотчетные суммы имеют целевое назначение. Для документального оформления операций используются такие формы, как Т-9, Т-10а и Т-10, а также ф. АО-1.

Отражает информацию о средствах, которые используют подотчетные лица, счет 71 в корреспонденции с другими статьями.

Нюансы

Кто может на деньги предприятия осуществлять расходы? Подотчетными лицами являются исключительно сотрудники предприятия. Сторонние граждане не могут выступать в этом качестве. По сути, подотчетным может быть любой работник компании. Однако, как правило, круг таких служащих ограничен. В действительности, у предприятия нет необходимости каждому сотруднику выделять средства.

Сроки

Если подотчетные лица получают деньги, то им указывается, для каких целей они предназначены и на какой период. В течение трех дней после завершения этого срока сотруднику необходимо вернуть остаток средств.

При этом он отчитывается о том, куда они были потрачены. Если срок распоряжения не указан, то он считается равным трем дням с даты выдачи денег, а для командированных сотрудников – трем дням с момента возвращения.

Если поездка была за рубеж, то период увеличивается до 10 дней.

Правила

В Порядке ведения операций по кассе предусмотрено требование, которое заключается в том, что пока существует задолженность подотчетных лиц (не была предоставлена информация по ранее выданным средствам), новые авансы им не выдаются. Как правило, рекомендуется утверждать список таких сотрудников приказом руководителя. В акте указываются, какие суммы и когда были выданы, а также срок, в который им нужно отчитаться за них.

Обоснованность трат

Деньги получают те сотрудники, которым они необходимы, и на такой период, который считается разумным. В законодательстве не предусматривается никаких ограничений по этим вопросам.

Однако при выдаче средств руководителю следует руководствоваться здравым смыслом и производственной необходимостью. Например, сотруднику можно выдать 60 тыс. руб. для покупки компьютерной техники или поездки в командировку для заключения выгодной сделки.

Но если такая же сумма будет предоставлена сотруднику на приобретение канцтоваров, то это может вызвать подозрения у контрольных органов. При проведении проверки, скорее всего, будет выдвинуто предположение, что предприятие выдало работнику заем таким способом.

Соответственно, компания будет признана нарушителем налогового законодательства, поскольку снизит базу для НДФЛ.

Последовательность оформления

Отражая расчеты с подотчетными сотрудниками в качестве первой операции должна выступать выдача средств, а второй – отчет. Зачастую на предприятиях допускается достаточно серьезная ошибка. Сначала работник что-либо приобретает, затем отчитывается по покупкам, и ему возмещаются затраты. Эти суммы, как и сам сотрудник, не являются подотчетными.

По сути, в такой ситуации предприятие ничего не поручала работнику, соответственно, денег ему не выдавала. Сотрудник тратит свои средства, что-то приобретает на них, а затем компания выкупает материальные ценности у него. В данном случае ни о какой подотчетности говорить нельзя.

Совершается сделка – предприятие приобретает у своего работника имущество, которое ему принадлежит.

Основание

Деньги подотчетные лица получают обычно из кассы. Для этого необходимо иметь основания. В качестве одного из них может выступать, например, распоряжение руководителя. В акте указывается необходимость выдавать средства определенному сотруднику регулярно или единовременно.

Также руководитель может проставить указание “оплатить” или “выдать” на каком-нибудь документе. К примеру, это может быть служебная записка. Такая резолюция проставляется руководителем или его заместителем, директором филиала или главным инженером и так далее.

Иные сотрудники могут дать распоряжение о выдаче средств, только если имеют соответствующие полномочия.

Документы

В графике документооборота и в учетной политике необходимо установить перечень бумаг, в соответствии с которыми бухгалтерия будет оформлять ордера на выдачу средств. В качестве основного документа выступает авансовый отчет (ф. АО-1). Также используется доверенность.

Она является документом, предоставляющим предъявителю право выполнять действия, указанные в нем, от имени субъекта, его выдавшего. Если доверенность выписана на сотрудника, то он будет выполнять операции от лица компании.

Соответственно, все документы, которые им будут получены, оформляются на имя фирмы. Ему будет выдана счет-фактура, накладная, другие бумаги, позволяющие предъявить к зачету НДС. При отсутствии доверенности работник воспринимается другими компаниями как частное лицо.

В этом случае он получит товарный и кассовый чеки. Тем не менее совершенные траты могут быть приняты предприятием.

Специфика доверенности

Документ оформляется в одном экземпляре. Доверенность необходимо зарегистрировать в соответствующем журнале и выдать работнику на руки. Бухгалтер оставляет у себя корешок документа, на котором указываются реквизиты.

В связи с тем, что сотрудник действует от лица предприятия в другой компании, то доверенность там и останется. После возвращения работника, бухгалтер сделает отметку в корешке о выполнении поручения. В документе указывается срок действия и дата выдачи.

Если период не определен, то она будет иметь силу в течение года.

В случае отсутствия даты выдачи доверенность считается недействительной. Для оформления получения материальных ценностей применяется ф. М-2.

Подотчетные лица: проводки

Рассмотрим некоторые записи, которые делает бухгалтер:

  • Дб сч. 71 Кд сч. 50 – выдача средств из кассы на хозяйственные траты или командировку.
  • Дб сч. 60 Кд сч. 71 – погашение задолженности сотрудника перед предприятием по поручению нанимателя.
  • Дб сч. 10 Кд сч. 71 – приобретение материально-производственных запасов.
  • Дб сч. 20 (26, 44) Кд сч. 71 – списание затрат, произведенных сотрудником по поручению/командировочных расходов.
  • Дб сч. 50 Кд сч. 71 – возврат остатка средств.

Отчет

Он заполняется самим сотрудником, а не работником бухгалтерии. Зачастую именно по этой причине на многих предприятиях круг сотрудников, которым даются поручения, связанные с оплатой наличностью, весьма ограничен.

Далеко не каждый работник сможет сразу без ошибок оформить акт. Здесь стоит сказать, что многие подотчетные лица осуществляют заполнение бланка с помощью программы 1С. После этого документ распечатывается и подписывается.

Отчет сдается в бухгалтерию вместе со всеми бумагами, подтверждающими траты. Специалист принимает их и отрывает от бланка расписку по линии отреза. Бухгалтер должен ее заполнить и передать подотчетному сотруднику.

Данная расписка выступает в качестве подтверждения того, что работник сдал все требуемые документы. С этого момента ответственность за них перекладывается на бухгалтера.

Заключение

Авансовый отчет необходимо представить руководителю на подпись. Без нее бухгалтер не имеет право принимать документ. После подписания акта работник будет считаться отчитавшимся перед компанией за выданную сумму. Если окажется, что остались невозвращенные средства, сотрудник передает их в кассу. В некоторых случаях он может перечислить задолженность на р/с.

Источник: https://BusinessMan.ru/new-podotchetnye-lica-poryadok-raschetov-i-provodki.html

Счет 71 – проводки по расчетам с подотчетными лицами

Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами: ошибки заполнения, проводки

Бухгалтерский счет учета 71 используют для отражения в проводках информации о суммах средств, выданных сотрудникам под отчет. Какими документами оформляются подотчетные операции и какими проводками в учете отражаются расчеты с подотчетными лицами — об этом Вы узнаете из нашей статьи.

Порядок осуществления подотчетных операций

Подотчетным лицом называют сотрудника, получившего средства для их использования на хозяйственные нужды предприятия.

Основанием для выдачи средств под отчет выступает заявление, заполненное сотрудником и согласованное подписью руководителя. В заявлении фиксируется сумма и цель выдачи средств (покупка материалов, оплата поставщикам и т.п.). Законодательно не установлена форма заявления на выдачу подотчетных сумм, документ составляется в произвольной форме.

По факту осуществления хозяйственной операции сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные ним расходы (квитанции, счета-фактуры, акты выполненных работ, расходные накладные т.п.). Данные документы являются основанием для отражения хозяйственных расходов в учете.

Если сумма ранее полученных сотрудником средств превышает его фактические расходы, то сумма разницы сдается работником в кассу. В случае перерасхода средств и его документального подтверждения, сумма превышенных расходов возмещается работнику через кассу или в безналичной форме.

Следует подчеркнуть, что работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным суммам, не могут быть выданы средства на осуществление новых хозяйственных операций. Были ли выданы средства наличными или на банковскую карту в данном случае значения не имеет.

Типовые проводки по 71 счету

С используют для отражения операций с подотчетными лицами. При выдаче средств суммы проводятся по Дт 71, при отнесении расходов — по Кт 71.

Выдача средств работнику подотчет может производится как в наличной, так и в безналичной форме:

ДтКтОписаниеДокумент
7150Выданы средства наличными через кассуРасходный кассовый ордер
7151Перечислены средства на банковскую картуПлатежное поручение
7155Выданы средства со специальных банковских счетовБанковская выписка
7152Перечислены средства в иностранной валюте на банковскую картуБанковская выписка
7150.3Выданы проездные документы сотруднику, который направляется в командировкуРасходный кассовый ордер

В случае, если сумма выданных средств не была израсходована полностью, ее остаток может быть возвращен:

ДтКтОписаниеДокумент
5071Возврат средств сотрудником наличными через кассуПриходный кассовый ордер
5271Зачисление остатка средств на специальный банковский счетБанковская выписка
5571Зачисление остатка средств в иностранной валютеБанковская выписка

Операции с подотчетными лицами могут быть отражены с использованием счетов производства:

ДтКтОписаниеДокумент
2071Отражение подотчетных сумм в составе расходов основного производстваАвансовый отчет, подтверждающие документы
2371Отражение подотчетных сумм в составе расходов вспомогательного производстваАвансовый отчет, подтверждающие документы
2871Отражение подотчетных сумм в составе расходов на исправление бракаАвансовый отчет, подтверждающие документы
2971Отражение подотчетных сумм в составе расходов обслуживающего производстваАвансовый отчет, подтверждающие документы

На предприятиях розничной торговли через подотчетное лицо могут быть понесены расходы на продажу:

ДтКтОписаниеДокумент
4471Отражение реализационных расходов, понесенных посредством подотчетного лицаАвансовый отчет

Товары и материалы, приобретенные подотчетным лицом, отражаются в учете такими записями:

Пример бухгалтерских проводок на 71 счете

Сотруднику ООО «Консул» Петренко С.П. были выданы средства под отчет в безналичной форме в сумме 2500 руб. для приобретения бумаги. Фактически Петренко С.П. израсходовал 2840 руб., НДС 433 руб., что подтвердил авансовым отчетом и товарным чеком. Перерасход в сумме 340 руб. был зачислен Петренко на банковскую карту.

В учете ООО «Консул» были сделаны такие записи:

ДтКтОписаниеСуммаДокумент
7151На банковский счет Петренко С.П. зачислены средства на хознужды2500 руб.Платежное поручение
1071Поступила бумага, приобретенная Петренко (2840 руб. — 433 руб.)2407 руб.Авансовый отчет, товарный чек
1971Отражена сумма НДС433 руб.Авансовый отчет, товарный чек
91.02.119НДС отражен в составе расходов433 руб.Авансовый отчет, товарный чек
7151На банковский счет Петренко С.П. зачислена сумма перерасхода средств340 руб.Платежное поручение

Источник: https://saldovka.com/provodki/drugoe/provodki-po-schetu-71.html

Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)

Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами: ошибки заполнения, проводки

Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами является частью проверки расходов организации. Неправильный учет подотчетных сумм может привести к печальным для фирмы последствиям: штрафам за ошибки в бухучете, нарушению кассовой дисциплины, доначислению НДФЛ и страховых взносов.

Какие бумаги проверяют при проведении проверки расчетов с подотчетными лицами?

При проведении проверки расчетов с подотчетниками налоговики обычно запрашивают:

  • ПКО;
  • РКО;
  • авансовые отчеты;
  • документы по командировкам;
  • инвентаризационные описи по счету 71.
  1. Бухгалтерские регистры по счету 71 в корреспонденции со счетами 50, 51.
  2. Документы, устанавливающие:
  • период, на который фирма предоставляет средства сотруднику;
  • список людей, которым возможна выдача средств;
  • процедуру выдачи,
  • перечень ответственных за выдачу денег лиц;
  • утвержденную форму отчета (если она отличается от общепринятой).

Контролера могут заинтересовать и другие документы, например по оплате работ по гражданско-правовым договорам через подотчетников.

Документы, устанавливающие порядок расчетов в организации

Часто проверяющие наказывают предприятие за отсутствие документа, устанавливающего список подотчетников. Правомерность таких действий является спорной, так как руководитель в каждый раз при выдаче аванса подотчетнику подписывает соответствующее распоряжение, а нормативными актами форма такого распоряжения не утверждена.

По этой причине требование о наличии единого приказа не совсем аргументировано, однако лучше его все-таки сделать, чтобы не иметь лишних проблем с налоговиками.

Совсем другое дело, если сотрудник что-то приобретает, а потом приносит в бухгалтерию чеки и другие оправдательные документы, а бухгалтер оформляет авансовый отчет, по которому вся сумма, потраченная работником, вписывается в графу «Перерасход». Далее деньги возвращаются работнику через кассу или на банковскую карту.

В этом случае наличие документа, устанавливающего список подотчетников (приказ, распоряжение), крайне желательно, так как работник фактически не имеет письменного указания осуществить покупку и такие действия могут быть расценены как реализация товара со всеми вытекающими последствиями (удержание НДФЛ, невозможность вычесть НДС). Поэтому в приказе нужно определить, что в отдельных ситуациях при наличии производственной необходимости подотчетник, упомянутый в данном акте, может покупать для фирмы имущество, используя собственные денежные средства, а фирма, в свою очередь, компенсирует потраченные суммы.

ВАЖНО! Не допускается выдача нового аванса сотрудникам, не отчитавшимся по предыдущим суммам.

На основании авансового отчета суммы расходов, произведенных сотрудником, принимаются к учету и относятся на соответствующие их назначению счета.

В соответствии с подп. 6.3 п.

6 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У) деньги вручаются под отчет работникам, при этом под работниками подразумевают две группы людей (п. 5 указания № 3210-У):

  • сотрудники, принятые по трудовому договору;
  • лица, работающие по договорам ГПХ.

Один из основных принципов расчетов с подотчетниками описан в п. 6.3 указания № 3210-У.

Согласно ему, работник должен не позднее 3 суток с момента истечения срока, на который были выданы деньги (или выхода на работу), предоставить отчет со всеми подтверждающими расходы бумагами (чеками, квитанциями и др.).

Контролируются такие операции главбухом, ответственным бухгалтером или руководителем, они же и утверждают документ в установленные на предприятии сроки.

Проверка целевого расходования средств

Смысл выдачи аванса подотчетному лицу в том, что деньги оно получает на приобретение определенных товаров, работ, услуг для нужд организации. Следовательно, один из главных критериев отнесения потраченных сумм на расходы — целевой характер их расходования.

Для получения аванса работник составляет служебную записку с просьбой выдать ему сумму на определенные нужды (суточные, проезд и проживание в служебной командировке, приобретение товаров и услуг, наличные расчеты с поставщиком или подрядчиком и т. д.).

Контролер при проведении проверки сверяет характер произведенных расходов с заявленными в приказе (распоряжении) на выдачу средств. Так, если в служебной записке сотрудник просит выдать ему сумму для командировки в Москву, а предъявлены билеты на самолет до Санкт-Петербурга и обратно, налоговики сочтут такие расходы необоснованно принятыми к учету.

Нарушением могут счесть, например, расходы по командировке на конференцию медработников сотрудника организации, не имеющей отношения к медицине, так как в этом случае затраты не будет являться экономически обоснованными.

То же самое касается и других трат подотчетных сумм: деньги на спецоборудование не могут быть потрачены на канцтовары, на деньги для оплаты строительных работ нельзя купить материалы и т. д.

Проверка первичной документации

Даже если работник получил от фирмы средства на покупку, в магазине он будет являться обычным физлицом, а не представителем организации (если, конечно, у него нет доверенности и печати). Продавец при реализации товаров населению обязан предоставлять кассовый чек или другой заменяющий его документ.

В то же время фирме для списания расходов, произведенных работником, чека ККТ может быть мало, так как в нем бывает прописана только общая сумма без указания конкретного приобретения, что не позволяет подтвердить экономическую обоснованность затрат и не дает оснований бухгалтеру отнести расходы на конкретные статьи. В такой ситуации продавец обязан по требованию покупателя выдать товарный чек, содержащий все необходимые реквизиты: наименование, количество ТМЦ (услуги), общую сумму, дату и др.

Когда чек ККТ содержит все необходимые реквизиты, этого достаточно для принятия к учету и возмещения сотруднику потраченных средств, однако наличие товарного чека будет также приветствоваться.

Если работник оплатил работы, товары, услуги наличкой в кассу поставщика (подрядчика), отчитываясь, он должен предоставить в бухгалтерию квитанцию к ПКО и накладную (акт, если приобретены работы, услуги).

Иногда продавец не имеет ККТ (это разрешено, в частности, для фирм-плательщиков ЕНВД или применяющих патентную систему). В этом случае он должен выдать покупателю товарный чек или БСО с отметкой, свидетельствующей о факте оплаты.

Проверка кассовой дисциплины при оформлении авансовых отчетов

Помимо этого, не стоит забывать про лимит кассы. Согласно вышеупомянутому указанию, компания должна утвердить приказом или иным документом максимальную сумму наличности, разрешенную к хранению на конец рабочего дня (лимит кассы).

Рассчитывается он исходя из множества условий, перечисленных в приложении к указанию № 3210-У: характер и расписание работы, объем среднедневной наличной выручки и др.

Кроме того, недорасходование средств, выданных под отчет и возвращенных в кассу, может привести к превышению максимально допустимых сумм.

ВАЖНО! Согласно п. 2 указания № 3210-У предприятия — субъекты малого бизнеса, а также ИП не обязаны устанавливать лимит кассы.

https://www.youtube.com/watch?v=2j9Os6zoBF4

При расчете наличными подотчетник и бухгалтер также должны помнить о том, что существует предельный размер наличных расчетов между организациями (или ИП). В 2016 году предельная сумма, которую может внести в кассу контрагента работник организации по одному договору — 100 000 руб.

Подотчетник может внести в кассу поставщика сколько угодно денег, если договоров несколько и каждый платеж не превышает 100 000 руб. При этом предмет соглашения и характер сделки должны быть действительно разными, так как проверяющие обязательно заинтересуются тем, насколько обоснованно существование сразу нескольких договоров между двумя юрлицами.

Если налоговики придут к выводу, что на несколько составляющих раздробили одну и ту же сделку, организацию могут серьезно наказать за нарушение кассовой дисциплины. Согласно ч. 1 ст. 15.1 КоАП, за подобные нарушения налагают штраф в размере 4 000–5 000 руб. на должностное лицо и 40 000–50 000 руб. на организацию.

При этом законом не оговаривается, на которую из сторон налагается штраф: на того, кто внес сумму, или на того, кто принял. Поэтому часто ФНС штрафует сразу обе стороны сделки.

Подробнее о том, как избежать ошибок при проведении кассовых операций, читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Доначисление НДФЛ при проверке расчетов с подотчетными лицами

П. 1 ст. 210 НК РФ предусматривает, что НДФЛ облагаются все доходы физлица в денежной и материальной форме, а также суммы материальной выгоды.

Что же делать, если работник не предоставил все необходимые подтверждающие документы или подотчетная сумма не была возвращена в кассу? В такой ситуации проверяющие имеют полное право трактовать выплаты по авансовому отчету неправомерными и отнести их к доходам работника.

Дело в том, что отсутствие в документах необходимых реквизитов или отсутствие самого документа, подтверждающего расходы, ставит под сомнение правомерность принятия таких расходов к учету, а также наличие самого факта произведенных расходов.

Поэтому бухгалтер должен тщательно проверять предоставленные подотчетником документы, наличие в них всех необходимых реквизитов, следить за правильностью составления авансового отчета, указанных в нем сумм, соответствием приобретенных ТМЦ или услуг заявленным целям в авансовых документах.

О том, как дисциплинировать работника, не отчитывающегося по выданным деньгам, читайте в статье «Работник опять задержал первичку? Накажите рублем».

Ошибки в бухучете

Бумаги, прикладываемые к отчету, доказывают покупку работником материальных ценностей (приобретение услуг) для нужд фирмы. На основании авансового отчета бухгалтер делает запись по Кт счета 71 и Дт счетов учета затрат. В зависимости от того, что купил сотрудник, счет 71 корреспондирует со счетом 10 (если приобретены ТМЦ), 08 (оборудование), 20, 26 (если приобретены услуги, работы).

Неправомерность учета ТМЦ, документы по которым отсутствуют или имеют существенные недочеты, может быть расценена проверяющими органами и судом как бухгалтерская ошибка (п. 2 ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности»).

В общем случае отсутствие документов, подтверждающих произведенные расходы, или их неправильное оформление влечет за собой невозможность уменьшить налогооблагаемую базу (п. 1 ст. 252 НК РФ).

О том, что можно считать бухгалтерской ошибкой и как ее исправить, читайте в статье «Способы исправления в бухгалтерском учете и отчетности».

Особенности налогового учета подотчетных сумм упрощенцев

Бывает, что подотчетное лицо перерасходует средства, выданные ему на покупку, либо аванс ему совсем не предоставляется, а покупает оно все целиком из собственных денег. В такой ситуации есть определенные нюансы налогового учета предприятий, работающих на упрощенной системе налогообложения «доходы минус расходы».

Источник: http://nanalog.ru/nalogovaya-proverka-raschetov-s-podotchetnymi-litsami-nyuansy/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.