+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Ошибка в расходном кассовом ордере: как исправить?

Содержание

Кассовые документы: виды, оформление, хранение, исправления

Ошибка в расходном кассовом ордере: как исправить?

Согласно законодательству РФ, предприятия и организации обязаны вести бухгалтерский учет всех хозяйственных операций. Для решения данной задачи используются первичные документы. Подтверждение факта совершения операций с наличными в кассовом узле предприятия также осуществляется с применением первичных документов.

Виды кассовых документов

Рассмотрим основные виды кассовых документов (далее КД) и какие обязательные реквизиты они могут и должны содержать.

Виды в зависимости от характера операций:

  • приходные;
  • расходные;
  • регистры учета, содержащие регистрационную и обобщенную информацию из первичных КД, перечисленных выше.

На законодательном уровне (постановление Комстата РФ №88), утверждены такие виды КД:

  • приходный кассовый ордер — № КО1 (далее по тексту ПКО);
  • расходный кассовый ордер — № КО2 (РКО);
  • кассовая книга — № КО4 (КК);
  • журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — № КО3 (ЖР);
  • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств — № КО5 (КВД).

Выделяют основные обязательные реквизиты документов, перечисленных выше, а именно:

  • название;
  • дата его составления;
  • наименование его составителя, проще говоря название организации/предприятия;
  • содержание операции;
  • количественные и денежные измерения операции;
  • должность лиц, совершивших и оформивших;
  • подписи лиц, упомянутых выше.

Основные требования к оформлению

В связи с тем, что утвержденные и упомянутые выше КД отличаются друг от друга рассмотрим правила оформления каждого.

Особенности оформления ПКО:

  • суть операции вносится в строчке «Основание»;
  • общая сумма НДС вписывается в строчке «В т.ч.» в цифровом выражении. Эта строчка не может быть пустой. В случае если налог не применяется вписывается фраза «без (НДС)»;
  • данные о дополнительных подтверждающих документах (при наличии) вписываются в ПКО в строчке «Приложение».

При заполнении РКО необходимо учесть следующие нюансы:

  • наличие дополнительных документов (например, доверенности) вносится в строчку «Приложение» с обязательным указанием даты и номера;
  • строчка «Основание» предполагает отражение содержания расходной операции;
  • наличие подписи руководителя необязательно, если она присутствует на прилагаемом документе. Пример, если подпись директора предприятия присутствует на приказе вместе с резолюцией «Разрешаю» или «Согласовано», то РКО может быть принят в работу без его подписи.

Отдельно рассмотрим вопрос требований к проставлению штампов на РКО и ПКО. Согласно Указанию ЦБ РФ №3210-У от 11.03.14 г. о ведении кассовых операций не оговорены обязательные требования к оттиску штампа, как это было ранее до 2014 г.

Ранее использовались штампы «Оплачено» на приходном ордере и «Погашено» на расходном. Действующие правила подразумевают только обязательное проставление штампа на отрывной квитанции к ПКО. Таким образом, штамп «Оплачено» может проставляться на квитанции к ПКО.

Наличие оттиска «Оплачено» — это подтверждение фактического внесения денег и их оприходование.

Что же касается штампа «Погашено»:

  • он проставляется на ведомостях, например, при выдаче по ним зарплаты сотрудникам;
  • может использоваться вместо «Оплачено», например, в случае утери штампа или его отсутствия по другой причине.

Существует 3 основных правила как оформить КК:

  1. Прошить.
  2. Пронумеровать. Суть: на каждом листе ставится нумерация (последовательный порядковый номер).
  3. Опечатать. Суть: необходимо указать сколько листов содержится в КК согласно проставленной нумерации и заверить данную надпись. Данная надпись ставится в конце книги и считается заверенной при наличии подписи директора и главбуха.

Форма КК предполагает наличие 2-х частей. Причем вторая часть отрывная. Она служит отчетом кассира в конце дня и может быть оторвана только после окончания всех операций.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Само название отвечает на вопрос, для чего предназначена данная форма, а именно присвоение порядковых регистрационных номеров кассовым документам.

Предполагает заполнение такой информации:

  • № ПКО/РКО, дата и сумма в российских рублях в цифровом выражении;
  • столбики «Примечание» заполняются, если в этом есть необходимость.

Заполнение КВД оправдано при наличии в штате организации должностей нескольких кассиров, в том числе старшего.

Особенности оформления КВД:

  • отражается сумма, переданная старшим кассиром подчиненному работнику в строчке «Выдано» или «Сдано»;
  • в обязательном порядке проставляются подписи обоих лиц в строчках «Деньги получены».

Какие обязательные правила и требования необходимо соблюдать при оформлении первичных КД:

  1. Проставление подписей главбуха и кассира является обязательным.
  2. Обязательное наличие штампа на отрывной квитанции – «Оплачено».
  3. Печать (штамп) на РКО не проставляется, но обязательным является наличие подписи получателя.
  4. Оформление КД может быть как на бумаге, так и в электронном варианте.
  5. Электронный вариант документа оформляется с применением спец. техники (компьютера, принтера).
  6. Бумажный вариант заполняется вручную шариковой ручкой, чернилами или при помощи печатной машинки.
  7. В пустых строках, не содержащих информацию, проставляется прочерк.

Главбух — ответственное лицо в вопросе составления КД. При его отсутствии, руководитель становиться лицом ответственным за оформление кассовых документов, которое осуществляют под его контролем.

Исправления в КД

Главное правило или требование к КД, которое следует выделить – это отсутствие исправлений в учетных регистрах.

КД не должны содержать исправления, помарки. На практике встречается внесение исполнителями правок в документ с применением корректирующих жидкостей. Такие действия не допускаются.

Рассмотрим основные варианты как могут быть внесены исправления в кассовые документы:

  1. Ошибку допустили в ПКО или РКО.

Запрещено вносить исправления каким-либо образом (вручную, зачеркиванием, замазыванием). Единственным решением в таком случае будет перечеркнуть ПКО/РКО с ошибками и составить новый. Испорченный (перечеркнутый) ордер подкладывается к отчету по кассе за день. Осуществлять операцию расхода или приема денег на основании испорченного документа запрещается.

  1. Допущена ошибка в Журналах или Кассовой книге.

Запрещено использование корректирующей жидкости, подчистки.

Допускаются исправления, внесенные следующим образом:

  • неверно внесенная надпись зачеркивается, так чтобы ошибочную надпись после этого можно было прочитать;
  • над зачеркнутой надписью вносятся исправления путем прописывания верной суммы или текста;
  • возле исправленного или на свободных полях документа проставляется надпись: «Исправлено» и обязательно подписывается всеми лицами, ответственными за ведение и формирование КД;
  • подписи расшифровываются, а также указывается дата внесенной правки;
  • исправления вносятся во все экземпляры.

Хранение КД

Организовывает и осуществляет процесс, определяет места хранения и утверждает порядок формирования и хранения кассовых документов в организации руководитель. Он должен обеспечить такие условия хранения, чтобы документы были в сохранности на протяжении всего срока, установленного законодательством.

Общие требования в части сроков хранения установлены в ФЗ «О бух. учете», согласно которому, первичные документы и регистры КД хранятся в архиве не менее 5 лет. По истечении установленного срока они могут быть уничтожены, но при условии, что по ним нет споров, действующих судебных разбирательств.

Следует отметить, что срок 5 лет считается от даты не создания документа, а от даты отчетного года, в котором они были сформированы.

Хранение может быть организовано как в архиве на предприятии, так и с привлечением специализированных фирм. Они осуществляют хранение на договорной и платной основе столько лет, сколько вам потребуется.

Выше упомянутым законом установлено, что при ведении кассовых операций в электронной форме — срок хранения электронных носителей также должен составлять столько же, как и бумажных — не меньше чем 5 лет. Исключением являются платежные ведомости, по которым получают зарплату работники. Они хранятся 75 лет.

Хранение КД должно осуществляться на основании следующих правил:

  1. Документы необходимо сшивать в разрезе каждого дня. Срок формирования сшива не позже следующего рабочего дня.
  2. Внутри сшива КД должны быть подобраны согласно такого порядка: по возрастанию номеров бухгалтерских счетов. В последовательности в первую очередь по Дт счета, а затем по Кт.
  3. Все листы сшива подлежат проставлению нумерации.
  4. При передаче в архив формируется опись с указанием количества и названия сшива КД, может проставляться статья, согласно утвержденной в организации номенклатуры.

Источник: http://IPprof.ru/buhgalteriya/kassa/kassovye-dokumenty.html

Кассовые операции: типичные нарушения – Институт профессиональных бухгалтеров Московского региона

Ошибка в расходном кассовом ордере: как исправить?

В.В. Бородина, аудитор, член ИПБ России

Н.П. Родинова, докт. экон. наук, профессор, аудитор, руководитель учебно-методического центра по подготовке и аттестации профессиональных бухгалтеров, член ИПБ России

Аудиторская практика показывает, что, несмотря на применяемые средства автоматизации учета, организации по-прежнему допускают немало ошибок в порядке ведения кассовых операций и оформлении кассовых документов. Рассмотрим наиболее типичные ошибки.

Документирование кассовых операций является неотъемлемой частью общей системы документооборота любого юридического лица независимо от организационно-правовой формы. Поэтому контроль за правильностью оформления документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности является обязательной составляющей внутреннего контроля в каждой организации.

Как известно, с 1 января 2013 года вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которому унифицированные формы первичных учетных документов перестали быть обязательными. Однако Минфин России в Информации № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г.

Федерального закона от 6 декабря 2011 г.

№ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» отметил, что обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Таким образом, документы по учету кассовых операций, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, продолжают действовать. А значит, оформлены они должны быть по установленным правилам.

Заполнение кассовых документов

Самыми распространенными ошибками в заполнении приходных и расходных кассовых ордеров являются:

•        небрежность в заполнении отдель­ных строк, если формы заполняются вручную, и смещение строк, если заполняются на компьютере;

•        отсутствие номеров приходных и расходных кассовых ордеров, авансовых отчетов;

•        отсутствие в приходных и расходных кассовых ордерах корреспондирующих счетов и субсчетов;

•        отсутствие или неверное указание в строке «Приложение» приходного и расходного кассового ордера реквизитов прилагаемых документов (накладных, счетов-фактур, доверенностей и т.д.);

•        не правильное выделение сумм НДС;

•        отсутствие или неразборчивое заполнение фамилий, имен и отчеств лиц, подписывающих кассовые документы;

•        подчистки, помарки, исправления не по установленным правилам (в случае если их исправление предусмотрено действующими правилами).

Что касается других кассовых документов, то большое число ошибок бухгалтеры допускают при оформлении авансовых отчетов и кассовых книг. Например, в авансовых отчетах часто обнаруживается, что ссылки на даты прилагаемых документов не совпадают с фактическими датами первичных документов, принятых к учету. При большом количестве прилагаемых документов нередки ошибки в подсчете сумм.

Нарушения и злоупотребления возникают при отражении в авансовых отчетах остатка или перерасхода предыдущего аванса. Бухгалтеры пренебрегают необходимостью регистрировать все авансовые отчеты в отдельном журнале, что приводит к нарушениям последовательности в их оформлении.

Некоторые бухгалтеры и кассиры не придают значения подписям в авансовых отчетах. Тем не менее все предусмотренные формой авансового отчета подписи должны иметь место.

Иногда после составления и утверждения авансового отчета в тексте оборотной стороны формы авансового отчета возникают дополнительные пояснения.

Это часто случается при утере некоторых оправдательных документов и их обнаружении по истечении некоторого времени.

Несмотря на это, подобные пояснения недопустимы даже с оговорками. Необходимо приложить другой авансовый отчет, сделав пометку «приложение» или «дополнение» с другой датой, текстом и подписями.

При этом необходимо сделать записи с дополнительными бухгалтерскими проводками по дополнительным суммам. Важно, чтобы оба документа были понятны и не возникали разночтения. Уместно отметить, что в конце перечня оправдательных документов необходимо поставить знак «Z». Это исключит возможные приписки.

Особо следует остановиться на ошибках, допускаемых при заполнении кассовой книги, в частности, на неоговоренных исправлениях. Прежним Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40), а также письмами ЦБ РФ от 17.02.1994 № 14-4/35 и от 16.03.

1995 № 14-4/95, которыми были направлены разъяснения по отдельным вопросам «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации»), было установлено, что подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются.

Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера организации или лица, его заменяющего (п. 23 Порядка).

В новом Положении о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. ЦБ РФ 12.10.2011 № 373-П, далее – Положение № 373-П) в главе 5 «Порядок ведения кассовой книги» прежняя запись не сохранена.

Однако в пункте 2.1 главы 2 «Организация работы по ведению кассовых операций» отмечено, что внесение исправлений в кассовые документы не допускается. Указанное требование отнесено ко всем кассовым документам, а не только к кассовой книге, как это было раньше.

Следует также отметить, что Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержит запрета на внесение исправлений в кассовые и банковские документы. Но данное обстоятельство не означает, что с 1 января 2013 года такие исправления разрешены.

Дело в том, что в части 7 статьи 9 Закона № 402-ФЗ содержится оговорка: «если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета». В данном случае таким актом является Положение № 373-П.

Некоторые бухгалтеры (кассиры) отражают операции с денежной наличностью в кассовой книге не за каждый день, а один раз, например, за 5, 7, 10 дней. Допустим, «Касса за 8 – 15 февраля 2013 г.» (то есть отражаются суммы по операциям с 8 по 15 февраля).

Такое отражение кассовых операций нарушает требования пунктов 5.2. – 5.6 Положения № 373-П, согласно которым записи в кассовой книге 0310004 осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру 0310001 (расходному кассовому ордеру (0310002)), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги.

Весьма частым нарушением является исправление в кассовых книгах остатков денежных сумм на конец рабочего дня и количества приходных и расходных кассовых ордеров.

Это может возникать в тех случаях, когда не ведется учет приходных и расходных кассовых ордеров, то есть отсутствует «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов», что противоречит требованиям Положения № 373-П.

Практика аудита показала, что названный журнал отсутствует в организациях, где количество кассовых операций невелико, и бухгалтеры (кассиры) не регистрируют приходные и расходные кассовые ордера, делая затем ошибки и исправления в кассовой книге.

Такая же ситуация характерна для некоторых торговых организаций, в которых совершается большое количество кассовых операций. В этом случае речь идет об умышленном искажении учетных записей.

Лимит остатка наличных денег

Согласно пункту 1.3 Положения № 373-П, лимит остатка наличных денег юридическое лицо и индивидуальный предприниматель определяют в соответствии с приложением к Положению № 373-П.

Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель обязаны хранить на банковских счетах в банках наличные деньги сверх установленного в соответствии с пунк­тами 1.2 и 1.

3 указанного Положения лимита остатка наличных денег (п. 1.4 Положения № 373-П).

Накопление юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем в эти дни кассовых операций. В других случаях накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем не допускается.

Техническое оснащение кассы

Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем. Так сказано в пункте 1.11 Положения № 373-П.

К сожалению, на данный момент отсутствуют разъяснения о том, как на практике обеспечить выполнение требований указанного пункта.

По мнению авторов, в связи с актуальностью вопросов сохранности наличных денег для организаций необходимо обратиться к уже отмененному письму ЦБ РФ от 04.10.

1993 № 18 «Об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» (вместе с «Порядком …», утв. ЦБ РФ 22.09.1993 № 40).

В указанном документе содержались «Рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке» (приложение № 2) и «Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий» (приложение № 3). И хотя они перестали быть обязательными, создание в каждой организации необходимых условий, обеспечивающих сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, позволит не допустить соответствующих нарушений.

Если основываться на названных Рекомендациях и Единых требованиях, чаще всего встречаются следующие нарушения:

•        отсутствие металлической решетки на дверях и окнах по всему офису. Сейф для хранения денежных средств находится в кабинете главного бухгалтера и не прикреплен к строительным конструкциям;

•        отсутствие обособленного, изолированного помещения кассы, предназначенного для выдачи, приема и временного хранения денежных средств. Касса находится не в специальном помещении, а в помещении расчетного отдела бухгалтерии;

•        отсутствие в помещении кассы металлической двери, окна для выдачи денег, сейфа. Денежные средства организации хранятся в одном сейфе с денежными средствами другого юридического лица.

Осуществление операций неустановленными лицами

Весьма распространенным нарушением является выдача заработной платы и других выплат не кассиром, а другим лицом без документального подтверждения его полномочий. Это нарушает требования пунктов 2.1 и 2.2 главы 2 «Организация работы по ведению кассовых операций» Положения № 373-П.

В них указано, что кассовые документы юридического лица, индивидуального предпринимателя оформляются:

•        главным бухгалтером;

•        бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания распорядительного документа юридического лица, индивидуального предпринимателя;

•        руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Таким образом, при отсутствии специального работника на другого работника для ведения кассовых операций, в том числе и выдачи заработной платы, должен быть издан распорядительный документ. Заметим, что, согласно пункту 2.2 Положения № 373-П, в случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.

Вставка: Контроль за соблюдением кассовой дисциплины

До 2012 года вопросы проверки кассовой дисциплины, лимита остатка денежных средств в кассе организации были прерогативой банка, в котором был открыт расчетный счет налогоплательщика.

С 19 февраля 2012 года начал действовать «Административный регламент исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей» (утв. приказом Минфина России от 17.10.2011 № 133н).

Контроль и надзор за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей в том виде, в котором он установлен Административным регламентом, существенно отличается от обычных проверок банками соблюдения кассовой дисциплины. В соответствии с Административным регламентом, кроме проверок соблюдения кассовой дисциплины, проверяются также контрольно-кассовая техника, бланки строгой отчетности, полнота учета выручки, регистры бухгалтерского и налогового учета.

Источник: http://www.ipbmr.ru/?page=vestnik_2013_3_borodina

Ошибка в расходном кассовом ордере: как исправить? – Бухгалтерия

Ошибка в расходном кассовом ордере: как исправить?

С 1 июня вступил в силу новый порядок ведения кассовых операций и компании получили право вносить изменения в кассовую книгу, ведомости и другие документы. Но с данными правилами появились и вопросы о том, как оформить все исправления и кто должен заверить их.

В новых правилах ведения кассовых операций теперь прямо разрешено исправлять многие документы, которыми компании оформляют кассовые операции. Но четкого порядка исправления нет.

Какие документы можно исправить

Новый порядок позволил компаниям исправлять кассовую книгу, книгу учета по форме КО-5, платежные, расчетно-платежные ведомости и авансовый отчет (п. 4.7 указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У). Под запретом остались кассовые документы — приходные и расходные ордера.

Старые правила тоже запрещали вносить правки в кассовые документы (п. 2.1 Положения № 373-П). То есть в приходники и расходники. Но в старом Положении не было норм, которые разрешали исправления.

Поэтому инспекторы на местах запрещали зачеркивать сведения в кассовой книге, ведомостях и иных документах.

А значит, если бумаги составлены до 1 июня 2014 года, то при ошибках безопаснее их переоформить, а не вносить исправления.

Исправить можно ошибки не только в бумагах текущего дня, но и за прошлые дни. Например, если кассир неверно записывал остатки в кассовой книге несколько дней. Причем исправить сведения надо во всех листах, в которых допущена ошибка. Ведь сведения об остатке на конец дня переносятся в строку с остатком на начало книги за следующий день.

Как изменить бумажные документы

При исправлении надо зачеркнуть неверные данные, поставить правильные, дату исправления и заверить правки подписью сотрудников, которые оформили документ, с расшифровкой фамилии и инициалов. Аналогичные правила есть в законе о бухучете. В нем сказано, что заверяет исправления в первичке сотрудник, который ее составил (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ).

Из некоторых документов не ясно, кто их оформил (составил), а значит, кто заверяет исправления. Например, в кассовой книге четыре подписи. В указании сказано, что «записи в кассовой книге осуществляет кассир».

Главбух или бухгалтер (либо, если их нет, руководитель) сверяет данные книги с ордерами и ставит подпись (п. 4.6 указания № 3210-У).

Кроме того, из указаний по заполнению типовой формы следует, что общее число листов книги заверяют руководитель и главбух (постановление Госкомстата России от 18.08.98 № 88).

Мы считаем, что при исправлении достаточно две визы — кассира и главбуха (см. образец). Фактически книгу составляет кассир. Но если сведения в ней неверные, то они не соответствуют ордерам. Поэтому главбух должен после повторной сверки поставить свою визу. Руководитель лишь заверяет число страниц книги. Если оно не изменилось, его подпись не нужна.

Как исправить ошибки в электронных документах

Компания вправе исправить только документы, составленные на бумаге. Вносить правки в электронные книги, ордера и ведомости  после их подписания запрещено (п. 4.7 указания № 3210-У).

Поэтому, если у компании электронный документооборот, надо оформить новые экземпляры без ошибок и подписать их заново электронной подписью.

Источник:

1.3.1. Исправление ошибок в первичных документах

При обнаружении в первичном документе ошибок, помните следующее — их можно исправлять только строго по правилам.

Исправления в первичных документах бывают двух видов в зависимости от того, когда обнаружена ошибка.

Как исправить ошибку отчетного периода, когда первичные документы находятся на стадии обработки, внутреннего контроля либо отражены в бухгалтерском учете, но отчетность еще не закрыта?

Сразу оговоримся, что в кассовых документах (приходных и расходных ордерах) и в банковских документах никакие исправления не допускаются. Поэтому если ошибка была допущена при оформлении кассовых или банковских документов, то их придется составить заново.

В остальных первичных учетных документах исправления допускаются, но лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими документы. При этом неправильный текст или сумма зачеркиваются, а сверху над зачеркнутым пишется верное значение.

Зачеркивать нужно одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное, но ни в коем случае не «замазывать» исправление.

Затем исправленная ошибка в первичном документе оговаривается надписью «Исправленному верить», обязательно с датой исправления и подписями лиц, его внесших.

https://www..com/watch?v=VqvtIsxRvtM

Если в бухгалтерию поступает документ с исправлениями, то его можно принимать к учету, только если исправление правильно оформлено. Кроме того, бухгалтер должен поставить свою подпись под исправленной записью, тем самым подтвердив свое согласие с исправлением.

В случае, когда бухгалтерская отчетность уже сдана, ошибки в первичных документах исправляются по-другому. Исправления делают с помощью бухгалтерских справок, письменного объяснения ситуации за подписью должностного лица и бухгалтера. В бухгалтерской справке необходимо указать:

1) наименование документа;

2) дату составления;

3) сумму, номер и дату первичного документа;

4) месяц, в котором обнаружена ошибка;

5) причину возникновения ошибки;

6) характер ошибки;

7) действия, необходимые для исправления ошибки в учете;

8) должностных лиц, ответственных за учет данной операции (главный бухгалтер, бухгалтер) и их подписи.

Таким образом, бухгалтерская справка фиксирует факт неправильного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета и обосновывает необходимость внесения исправительных записей в учетные регистры. В данном случае она исполняет роль первичного учетного документа.

В бухгалтерском учете исправления вносятся дополнительной записью в текущем отчетном периоде, за который предстоит сдавать отчетность.

В соответствии с пунктом 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности организация обязана хранить всю бухгалтерскую документацию не менее пяти лет.

Для отдельных категорий первичных учетных документов (например, для документов, подтверждающих размер заработной платы работников) действующим законодательством установлены более длительные сроки хранения.

Ответственность за сохранность бухгалтерских документов возложена на руководителя организации.

При утрате первичных документов их следует восстановить. С этой целью приказом руководителя организации назначается комиссия по расследованию причин утраты документов. В некоторых случаях могут быть привлечены представители следственных органов. Комиссия должна собрать письменные объяснения у лиц, которые отвечают за создание, обработку и хранение утраченных документов.

После установления обстоятельств пропажи первичного документа, его необходимо заново оформить. Доказательствами факта совершения хозяйственной операции, отраженной в нем, могут являться другие первичные документы, акты инвентаризации, экспертные заключения, письменные объяснения лиц и т. п.

По результатам работы комиссии оформляется акт, который утверждает руководитель организации.

Пример 1.33

В ходе налоговой проверки ООО «Старт» было установлено, что не хватает следующих первичных учетных документов:

1) платежного поручения от 19 марта 2004 года, по которому организация получила 236 000 руб. Было не ясно, к каким расчетам оно относится — если это предоплата, то необходимо было выделить НДС и перечислить его в бюджет, а этого сделано не было;

2) накладной от 20 июля 2004 года от ЗАО «Фрегат», на основании которой оприходован товар на склад, и счета-фактуры, на основании которого выделен НДС.

Руководитель организации издал приказ о создании комиссии по расследованию причин отсутствия указанных документов. Представители комиссии обратились за объяснениями к бухгалтеру, который занимается банковскими операциями. Из его письменных объяснений было установлено, что 236 000 руб.

поступили от ООО «Каравай» на основании письма, в котором ООО «Старт» просило вернуть предоплату, сделанную в январе 2004 года, за товар, который так и не поступил. Указанное письмо бухгалтер приложил к объяснительной записке.

Платежное поручение отсутствовало по вине банка, не представившего этот документ.

Комиссия обратилась в обслуживающий банк с просьбой выдать копию платежного поручения. Таким образом, документ был восстановлен.

Из объяснений другого бухгалтера было установлено, что товар от ЗАО «Фрегат» в действительности поступил, и это отражено не только в бухгалтерском учете, но и в складских карточках, копии которых бухгалтер приложил к объяснительной записке. На вопрос, почему отсутствуют документы от поставщика, бухгалтер не смог ничего ответить.

Комиссия обратилась к ЗАО «Фрегат» с просьбой предоставить дубликаты указанных документов. Некоторое время спустя копии затребованных документов были получены.

Неверно оформленные первичные документы должны быть приведены в соответствие с требованиями законодательства.

Пример 1.34

У предприятия ООО «Ирис» расчетный счет открыт в АКБ «Автобанк». В ходе плановой проверки ведения кассовых операций на предприятии были обнаружены неверно оформленные первичные учетные документы, а именно:

1) в расходном ордере от 2 февраля 2005 года N 48 нет подписи руководителя организации;

2) в расходном ордере от 15 апреля 2005 года N 69 получатель денег под отчет не проставил дату получения денег;

3) в расходном ордере от 25 июня 2005 года N 108 цифрами не указана сумма операции и корреспондирующий счет.

Все эти ошибки являются нарушениями порядка ведения кассовых операций. Исправить эти ошибки достаточно просто. Для этого необходимо заполнить недостающие реквизиты, то есть поставить подпись руководителя, указать сумму расходного ордера цифрами, а также корреспондирующий счет.

Осложнения могут возникнуть лишь в том случае, если получатель денег по расходному ордеру N 69 уже уволился и проставить дату получения денег некому.

Тогда следует собрать косвенные доказательства факта выдачи ему денежных средств.

Таким доказательством может быть копия его авансового отчета с указанной датой выдачи денег под отчет, которую следует приложить к неверно оформленному расходному кассовому ордеру.

Источник:

Исправление ошибок в бухгалтерских документах

Заполнение бухгалтерского учёта — дело очень кропотливое. Поэтому зачастую даже опытные специалисты допускают ошибки, которые требуют обязательного быстрого исправления. Неважно, по какой причине они были сделаны, корректировку данных в бухгалтерских документах нужно проводить по определенным правилам. В таком случае у организации никогда не будет проблем с надзорными ведомствами.

Исправление ошибок бухгалтеров: основные правила

Все основные требования к бухгалтеру, по поводу исправления записей в бухгалтерских документах, были установлены приказом Министерства Финансов Российской Федерации. Основываясь на нём можно сказать, что метод исправления зависит от:

  • Вида документа;
  • Даты его заполнения;
  • Даты обнаружения недочетов.

Всего существует 3 метода исправления, которые могут относиться ко всем видам документов:

  • Корректура. Способ применяется преимущественно в документах, распечатанных на бумаге. При допущении ошибки, неверные сведения зачеркивают таким образом, чтобы написанное можно было прочесть. Также все исправления обязательно заверяются подписью и ФИО человека, который производил запись. Обязательным пунктом является проставление даты внесения изменений и печати организации;
  • «Красное сторно». Данный метод исправления ошибок относится к бухгалтерским счетам. В таком случае, при ошибке проводка должна заново пройти, но красным цветом. Сумму, которая отмечена такими чернилами, при подсчете итогового результата нужно обязательно вычитать. После этого необходимо сделать новую проводку с правильными данными и обычными чернилами;
  • Дополнительная проводка. Если проводка бухгалтерских счетов была сделана не вовремя или в изначальной корреспонденции была отмечено неверная сумма, то необходимо исправлять ошибки именно таким методом. Так, организация должна составить новую проводку на ту сумму, которой не хватает. Если же цифра немного завышена, то проводка должна быть отмечена красным цветом. Также обязательно необходимо поставить причину данного исправления.

Мы подробнее рассмотрим несколько типов бухгалтерской документации, ошибки в которых требуют обязательного исправления.

Ошибки в первичных бухгалтерских документах

К первичным бухгалтерским учетным документам относятся:

  • приходные кассовые ордера, а также квитанции прикрепленные к ним;
  • расходные кассовые ордера;
  • акты приемки сдачи;
  • договора, которые были составлены между сторонами при операции сделки или расчёта.

Источник: http://buchgalterman.ru/normativy/oshibka-v-rashodnom-kassovom-ordere-kak-ispravit.html

Полезные образцы для исправления ошибок по кассе

Ошибка в расходном кассовом ордере: как исправить?

Источник: журнал «Главбух»

Рассмотрим четыре распространенных нарушения по кассовым операциям, обнаружив которые безопаснее исправиться. Мы подскажем, как это сделать.

Работнику выдали заем из наличной выручки

По действующим в настоящее время правилам запрещено тратить наличную выручку на расчеты по аренде недвижимости выдачу и возврат займов и т. д. Если нарушить это правило, возможен штраф до 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ). Поэтому, если компания выдала работнику заем из наличной выручки, исправление ошибок по кассе обязательно.

Выдачу займа проще всего переоформить на подотчет. Ведь работники могут получить деньги на эти цели из кассы (п. 5 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У). Чтобы исправить документы, сначала надо взять с работника заявление и переоформить расходный кассовый ордер.

Чтобы не перепечатывать всю книгу, можно исправить в ней один только номер счета. Для этого неверный номер необходимо зачеркнуть, поставить правильный, дату исправления и заверить правки подписями сотрудников, которые оформили документ с расшифровкой фамилии и инициалов.

Затем надо заказать наличку в банке и только после ее получения в кассу оформить приходник на возврат подотчетных и расходник на выдачу займа.

Если заем получил учредитель, безопаснее аннулировать расходник. А вместо этого оформить расходный ордер на выдачу денег под отчет кому-то из сотрудников компании. Ведь учредители не вправе получать деньги под отчет.

Под отчет выдали больше, чем указано в заявлении работника

На заявлении о выдаче денег под отчет сотрудник сам может написать сумму и срок, на который он хочет получить деньги, а руководитель лишь подписывает документ (п. 6.3 Указания № 3210-У). Но на практике возможна ситуация, что работник пишет одну сумму, а потом из кассы ему выдают другую по устному требованию директора

Если по расходному ордеру сотрудник получит меньше, чем записано в заявлении, — это не ошибка. Если же, наоборот, кассир выдаст больше — это нарушение. Тогда заявление на выдачу подотчетных надо переоформить. Но чтобы не переписывать его полностью, можно дописать от руки сумму, которую разрешил выдать руководитель, рядом с его визой.

Подразделение не передает ежедневно копии кассовой книги

Компания сама вправе решить, с какой периодичностью подразделения будут передавать в головной офис копию листа кассовой книги.

Например, если составляет только годовой баланс, то подразделения могут передавать копии раз в год (п. 4.6 Указания № 3210-У).

Но если этот порядок не записан во внутреннем положении, то надо передавать вторые экземпляры книг каждый день (п. 5.6 Положения ЦБ РФ от 12.10.11 № 373-П).

В данном случае исправление ошибок по кассе возможно двумя способами. Можно составить приказ об изменениях с датой от 2 июня 2014 года. Но это не всегда возможно, если у компании строгая нумерация документов.

Тогда подойдет второй вариант — оформить приказ об изменениях текущим числом.

А за все дни, пока новый порядок не действовал, получить копии кассовой книги от подразделений и хранить их отдельно от кассовой книги головного офиса.

Оплату по карте пробили по секции для наличных расчетов

Компании обычно пробивают наличную выручку и поступления по карточкам по разным секциям ККТ. И такой порядок, как правило, записан во внутреннем положении организации.

Поступления по разным секциям надо записать отдельно и в журнале кассира-операциониста (по форме КМ-4). В одной строке — наличную выручку, в другой — поступления по картам.

Если оплату по карте пробили не на ту секцию, исправление ошибок по кассе позволит избежать возможных претензий при проверке.

Для этого неверный чек надо оставить у себя, поставить на нем штамп «погашено», подписать у директора или заместителя (п. 4.5 Типовых правил, утв. приказом Минфина России от 30.08.93 № 104). А затем пробить чек по верной секции. В конце смены кассир должен составить акт по форме КМ-3 на сумму ошибочно выбитого чека. А сам чек вместе с актом сдать в бухгалтерию.

В журнале кассира-операциониста по секции расчетов наличными надо записать всю пробитую выручку с учетом неверного чека. При этом в графе 11 надо отразить, сколько фактически кассир сдал наличных.

А неверно пробитую оплату по картам записать в графах 13 и 15. Затем верную сумму расчетов картами надо заполнить в отдельной строке. Впрочем, некоторые налоговики считают, что такие ошибки можно не исправлять.

Но безопаснее это сделать, чтобы исключить лишние споры.

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/51681-poleznye-obrazcy-dlya-ispravleniya-oshibok-po-kasse.html

Исправление ошибок в бухгалтерских документах

Ошибка в расходном кассовом ордере: как исправить?

Заполнение бухгалтерского учёта — дело очень кропотливое. Поэтому зачастую даже опытные специалисты допускают ошибки, которые требуют обязательного быстрого исправления. Неважно, по какой причине они были сделаны, корректировку данных в бухгалтерских документах нужно проводить по определенным правилам. В таком случае у организации никогда не будет проблем с надзорными ведомствами.

Ошибки в регистрах бухгалтерского учета: как исправить

Для исправления документа, который уже был занесен в бухгалтерский учет, нужно воспользоваться учетным регистром.

Также, как и в первичных документах, операцию необходимо выполнять корректурный способом. Исключением считается ситуация, когда недочеты напрямую связаны с корреспонденцией бухгалтерских счетов, а также, если информация была занесена в итоге бухгалтерского или налогового учета. Поэтому необходимо воспользоваться способом исправления «Красное строно».

Нередко такой метод бухгалтеры применяют для снижения начисленной стоимости в суммах по бухгалтерским счетам или же для прописания отрицательных отклонений, а также при недочетах, которые были отражены в корреспонденции счетов.

Нередко необходимо исправить ошибки, которые были занесены в регистры бухгалтерского учета, и обнаружились после отчётного периода. Так, бухгалтеру нужно исправить все данные, после откорректировать всё в форме бухгалтерской отчётности по соответствующим налоговым расчётам. Затем специалист должен уплатить в бюджет сумма налоговых платежей.

Как составить бухгалтерскую справку

Если ошибка была допущена при фиксировании хозяйственных операций в счетах бухучета, специалисту необходимо оформить бухгалтерскую справку, которая свидетельствует об исправление проводок.

Причиной этому действию является то, что все данные, которые отражаются в учетных регистрах, производятся на основе первичных учетных документов.

Данный факт зафиксирован в Федеральном законе «О бухгалтерском учете».

Такая справка является необходимой для реализации исправления данных, а также факты допущения ошибки. После этого на основании ее сведений правильный вариант и переносится в учетные регистры. Стоит отметить, что бухгалтерская справка переносится в них обособленно от других документов.

Оформляется она в свободной форме, но при этом обязательным критерием является прописание всех реквизитов, которые закреплены в федеральном законе «О бухгалтерском учете».

Однако в бюджетных организациях документ имеет особую форму — ф. 433.

Также нужно прописать:

  • Описание ошибки, допущенной при оформлении хозяйственной операции;
  • Полное название, а также местонахождение документа, в котором необходимо провести исправление данных;
  • Подробное содержание ошибки;
  • Объяснение причины, по которой была допущена она;
  • Способ коррекции неправильно внесённой информации.

Юридическая ответственность

Если бы специалист отдела бухгалтерии пропустил ошибку и занес в бухгалтерский учёт, после чего неё обнаружили сотрудники Налоговой Службы при проведении проверки, то данная ситуация может повлечь за собой штрафные санкции.

Так, по статье 120 Налогового кодекса Российской Федерации их размер составляет от 10 000 до 30 000 рублей, а также это может быть штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога или же страховых взносов. При этом его сумма должна быть более 40 000 рублей.

Зачастую документы с ошибками принимаются за поддельные бумаги. Поэтому к ответственности привлекаются именно по данной статье.

За использование поддельного документа человек или организации привлекаются к уголовной ответственности по статье 327 Уголовного кодекса Российской Федерации. За такое преступление человек или организация могут получить:

  • Штраф до 80000 рублей;
  • Штраф в размере зарплаты за период до шести месяцев;
  • Исправительные работы до 2 лет или обязательные работы до 480 часов;
  • Арест до 6 месяцев.

Если судом будет доказано, что сотрудник бухгалтерии заведомо подделал документ, то ему грозит либо административная, либо уголовная ответственность.

Например, компания, которая изготавливала поддельные бланки или печати, будет привлечена к административной ответственности по статье 19.23 КоАП РФ. Наказанием будет штраф, в размере от 30 000 до 40000 рублей и конфискация подделок.

Источник: http://buh-spravka.ru/buhgalterskij-uchet/buhgalterskij-uchet-obekty-istoriya/ispravlenie-oshibok-v-buxgalterskix-dokumentax.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.