+7(499)495-49-41

Перерасход по авансовому отчету: как возместить?

Содержание

Возмещение расходов по авансовому отчету – сроки, проводки, заявление, документы, компенсация

Перерасход по авансовому отчету: как возместить?

Согласно нормам трудового законодательства, при применении сотрудником с согласия работодателя сотруднику производится компенсация расходов, связанных с использованием активов. В ситуации, когда работник применил свои личные деньги на выплату услуг, покупку товаров, но при этом не получил за это аванс, начальник компенсирует понесенные им затраты.

Что это такое

Отчет о применении средств, отпущенных на командировку, либо под отчет относится к сводным учетным бумагам. Данные бумаги показывают действия, которые записаны в первичных бумагах и соответственно со ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV могут писаться для контроля и упорядочения анализа информации.

Они обобщают показатели начальных бумаг, давая вероятность понизить число учетных записей на счетах. Начальными бумагами есть проездные билеты, счета за проживание во время командировки, накладные и т.д.

Когда оформляется

Авансовый отчет составляется в ситуации, когда работнику на приобретение чего-нибудь для необходимостей организации были выданы средства заранее под отчет. Средства должны выдаваться на основе расходного кассового ордера, который пишется при присутствии заявления от подотчетного, подтвержденного начальником.

Заявление должно содержать сумму и период использования средств. Авансовый отчет отправляется работником в бухгалтерию в период трех дней после последней даты периода. Дальше он проверяется и утверждается начальником.

Таким образом, если работник сначала приобрел товар, а потом запросил компенсации затрат, оформлять авансовый отчет отдельным документом неправильно, ведь этого работника уже нельзя называть подотчетной особой.

Правила заполнения

Нормы написания авансового отчета определены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. Согласно назначенному порядку, подотчетные особы приводят данные о себе на внешней стороне отчета и заполняют пункты 1-6 на обратной стороне о потраченных ими суммах с приложением бумаг, которые удостоверяют затраты.

Бумаги, приложенные к отчету, нумеруются подотчетной особой в порядке их записи в бумаге.

В бухгалтерии бюджетной организации авансовый отчет проверяется на правильность оформления и присутствие бумаг, которые подтверждают затраты, обоснованности затрат денег. На обратной стороне отчета прописываются пункты 7-10, которые содержат данные о затратах, принимаемых компанией к бухучету.

Проверенные авансовые отчеты заверяет начальник компании. Суммы, оплаченные в зарубежной валюте, считаются как в зарубежной валюте, так и в эквиваленте рубля. Выплата суммы долга в зарубежной валюте подотчетными особами и отображение ее в отчете в рублевом эквиваленте делается по курсу ЦБ России.

Как оформить возмещение расходов по авансовому отчету?

Возмещение расходов по авансовому отчету оформляется при присутствии общего распоряжения о вероятности совершения таких приобретений сотрудниками. Это может быть приказ, в котором описаны особы либо посты, которые могут делать приобретения от лица компании.

Либо можно включить подобный пункт в политику учета, кадровую политику либо политику обращения финансовых средств. В этих же внутренних актах можно прописать и правила оборота документов для компенсации расходов.

Поскольку при приобретении товара за собственные деньги работник выступает от имени компании, то соответственно со ст. 183 ГК России нужно приложить документы, которыми будет закрепляться сделка.

Ими могут быть:

  • Заявление сотрудника о компенсации затрат, подтвержденное начальником.
  • Отчет о потраченных деньгах с прикрепленными документами на приобретение и оплату.
  • Приказ от имени начальника о компенсации затрат работника.

Возмещение затраченных сотрудником средств делается после того, как проконтролированный кассиром отчет будет утвержден начальником организации. Предоставление необходимых бумаг важно не только для сотрудника, но и для начальника.

https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

Так как они являются основой для включения понесенных сотрудником затрат в состав издержек, которые будут учитываться при обложении налогами дохода организации.

Если компания использует кассовый метод начисления затрат, то произведенные затраты учитываются по факту выплаты товаров и услуг. Впоследствии затраты учитываются в том отчетном времени, когда будет утвержден отчет по авансу.

При наличии перерасхода сумма превышения считается в затратах организации лишь после того, как она будет оплачена сотруднику организации. Таким образом, если перерасход выдан после отчета по авансу, то издержки учитываются по факту оплаты средств сотруднику в определенном налоговом периоде.

Но в рамках одного соглашения сумма произведенной работником оплаты не должна быть больше 100 тыс. руб. За вероятным увеличением лимита следит ответственная особа, назначенная начальником организации. Нарушение назначенного порядка может быть основанием для притягивания должностных лиц к ответственности административного характера.

Хорошим вариантом избежать придирок налоговой службы в части НДС может быть дополнительное оформление доверенностей перечню работников на внезапные приобретения от имени компании. Для дорогих приобретений необходимо побеспокоиться о том, чтобы продавец на основе доверенности выписал начальные бумаги на имя компании, а не работника.

Но часто спонтанные приобретения для рабочих необходимостей работники совершают на маленькие суммы. Это могут быть канцелярские товары, какие-то расходные материалы, оплата незначительных хозяйственных услуг. В таких ситуациях налоговые риски небольшие.

Возмещение расходов по командировке

На основе приказа о направлении подчиненного в командировку бухгалтерия производит расчет аванса. В приказе пишется назначение платежа. Сумма аванса считается исходя из настоящих потребностей, обусловленных периодом и местом командировки.

Часто бывают случаи, когда работник едет в командировку без отпуска отчета по авансу, а при возвращении получает компенсацию своих затрат. В такой ситуации такой подчиненный не считается подотчетным лицом, и отчитываться он обязан не по авансовому отчету, а по отчету о потраченных средствах.

Авансовый отчет – это документ, который заверяет использование средств, выданных до поездки.

Нужно помнить о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Компенсацию суточных обеспечивает ст. 168 ТК России. К отчету о потраченных деньгах нужно приложить заявление на компенсацию затрат, дальше выпускается приказ начальника на компенсацию.

Скачать образец авансового отчета можно по ссылке:

Сроки подачи

Сроки сдачи авансовых отчетов назначаются локальным актом начальника. Строгих ограничений по данному поводу закон не содержит, но сроки должны быть разумными.

Сроки подачи авансового отчета определяются зависимо от того, для чего выданы подотчетные средства:

  • На командировочные расходы. Если под отчет выданы наличные – до конца пятого банковского дня, который следует за днем, когда работник закончил командировку. Если расчеты производились после снятия их с карты — до конца третьего банковского дня, который следует за днем, когда работник закончил командировку.
  • Для исполнения производственно-хозяйственного поручения до конца пятого банковского дня, который следует за днем, когда работник закончил выполнение поручения.

Если в кассе организации нет необходимой суммы, то стороны могут договориться об оплате средств по частям. При этом начальник должен помнить, что за не вовремя выполненные обязательства сотрудник может претендовать на компенсацию ущербов.

Ограничения сотрудникам

Соответственно с п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 №  3073-У выручка компании, полученная наличными в кассу, может быть истрачена только на обусловленные нужды:

  • Социальные оплаты и заработная плата.
  • Оплата страховки.
  • На персональные нужды частного предпринимателя.
  • Оплата за товары, работы, услуги.
  • Выдача средств под отчет.
  • Выдача средств за отданные товары, которые оплачиваются наличными.
  • Оплаты банковским платежным агентом.

Поэтому для компенсации затрат работникам нужно использовать другой источник оплат либо намеренно снять финансовые средства со счета или перекинуть их на карту банка работника.

Бухгалтерский учет

После того как работник получил подтверждение затрат от начальника и принес все оправдательные бумаги, действие должно отражаться на счетах бухгалтерского учета.

Компенсацию затрат при невыдаче аванса нельзя назвать расчетами с подотчетными особами, поэтому счет 71 применять не нужно.

Ведь расчеты производятся с работниками по другим действиям. В данной ситуации используется счет 73 «Расчеты с персоналом по другим действиям».

Здесь применяются такие проводки:

  • Дт 10, 20, 26, 44 Кт 73 — оприходованы товары, работы услуги, уплаченные работником;
  • Дт 19 Кт 73 — принят к учету входящий НДС;
  • Дт 73 Кт 50 — компенсированы из кассы сделанные работником затраты.

При командировочных и других затратах сотрудника пишется авансовый отчет. К нему прикрепляются необходимые документы. По авансовому отчету подчиненному возмещаются все расходы, связанные с рабочими нуждами. Неиспользованная часть аванса возвращается в той валюте, в которой был выдан аванс.

Источник: http://biznes-delo.ru/vozmeshhenie/vozmeshhenie-rasxodov-po-avansovomu-otchetu.html

Перерасход по авансовому отчету как возместить

Перерасход по авансовому отчету: как возместить?

Иванова приобрела для организации канцтовары. На эти цели 31 марта ей было выдано 2000 руб. Но она израсходовала 2100 руб. На эту сумму она представила в бухгалтерию оправдательные документы (товарный и кассовый чеки, где выделен НДС в сумме 320 руб.), счет-фактура отсутствует.

1 апреля руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой. 3 апреля кассир «Альфы» выдал Ивановой перерасход в сумме 100 руб. (2100 руб. – 2000 руб.). Эти операции бухгалтер «Альфы» отразил так. 31 марта: Дебет 71 Кредит 50– 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

1 апреля: Дебет 10 Кредит 71– 1780 руб. (2100 руб. – 320 руб.) – получены канцтовары, приобретенные сотрудницей; Дебет 19 Кредит 71– 320 руб. – учтен НДС по приобретенным канцтоварам; Дебет 91-2 Кредит 19– 320 руб. – списан НДС за счет собственных средств организации.

3 апреля: Дебет 71 Кредит 50– 100 руб.

Как оформить перерасход по авансовому отчету

При отсутствии документов, например, по аренде жилья освобождение от подоходного налога производится в пределах законодательных норм. Выплаты, связанные с возмещение командировочных издержек также не облагаются обязательными страховыми взносами. Что это такое Перерасход подразумевает превышение потраченной суммы денег над суммой, выданной под отчет.

При этом использование личных денег подотчетным лицом должно найти свое отображение в авансовом отчете. Документ позволяет вести учет денежных средств, которые выдается работникам на производственные нужды.

Что делать при перерасходе по авансовому отчету?

Внимание Можно ли выплачивать перерасход на карту сотруднику? Удобство использования в расчетах банковских карт неоспоримо, но можно ли использовать такой способ расчета для выплаты перерасхода по АО? Позиция государственных органов в этом вопросе неоднозначна. Если обратиться к унифицированной форме АО (АО-1), то мы можем увидеть, что в качестве документа, на основании которого выдаются деньги по перерасходу, в нем указан только кассовый ордер. Однако в нем имеются и свободные строки, позволяющие вписать туда иные способы получения денег.
Форму АО-1 можно скачать на нашем сайте. Скачать форму № АО-1 На то, что выплату подотчетных средств можно осуществлять только посредством выдачи наличных средств через кассу, указано в п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Компенсация расходов по авансовому отчету

Совет: можно не начислять страховые взносы, даже если сотрудник не приложил к авансовому отчету документы, подтверждающие покупку. Аргументы такие.

Нельзя утверждать, что сотрудник присвоил себе сумму подотчетных денег, пока не доказано обратное. А вот аргументировать то, что аванс был потрачен на те цели, на которые был выдан, – можно.


Для этого необходимо будет составить документы, подтверждающие расходование денег и оприходование товаров (работ, услуг). Это могут быть:

  • отчет об использовании наличных денежных средств;
  • акт рабочей комиссии об установлении факта расхода наличных денежных средств, выданных в подотчет;
  • объяснительные у сотрудников, не сдавших расходные документы, с информацией о товарах и т. д.

Можно даже составить документы, подтверждающие то, что указанная сотрудником цена приобретения не отличается от рыночной.

Бухгалтерские и юридические услуги

Фактические расходы у организации появятся только после компенсации перерасхода. Следовательно, для признания расходов в налоговом учете необходимо, чтобы организация полностью возместила сотруднику перерасход. Пример компенсации сотруднику расходов сверх выданных ему под отчет сумм.

Организация применяет общую систему налогообложения. Налог на прибыль рассчитывает кассовым методом Секретарь ООО «Альфа» Е.В. Иванова приобрела для организации канцтовары. На эти цели 24 марта ей было выдано 2800 руб., однако она потратила больше.

Иванова представила в бухгалтерию накладную, кассовый чек, корешок к приходному ордеру и счет-фактуру на сумму 3000 руб. (в т. ч. НДС – 458 руб.). 26 марта руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой. В этот же день купленные канцтовары переданы на хозяйственные нужды.

31 марта кассир организации выдал Ивановой 200 руб.
(3000 руб.

Возмещение перерасхода по авансовому отчету

С приказом сотрудников необходимо ознакомить под роспись Общество с ограниченной ответственностью «Компания»ПРИКАЗ № 13930.09.

09О порядке возмещения расходов, осуществленных сотрудниками за свой счет в интересах ООО «Компания»В связи с необходимостью регламентировать порядок возмещения сотрудникам расходов, осуществленных ими за счет собственных средств в интересах ООО «Компания»,ПРИКАЗЫВАЮ:1.

Установить, что сотрудники службы административно-хозяйственного обеспечения ООО «Компания» вправе приобретать товары (работы, услуги) в интересах компании за счет собственных средств с последующим возмещением им расходов.2.

Сроки возмещения сотруднику расходов по авансовому отчету

При оформлении отчета работнику и кассиру необходимо заполнить следующие поля:

  • название организации;
  • номер, дату составления отчета;
  • реквизиты структурного подразделения;
  • ФИО ответственного лица;
  • табельный номер, должность работника;
  • назначение аванса;
  • данные по предыдущему авансу;
  • бухгалтерскую запись;
  • приложение;
  • отчет проверен;
  • данные о главном бухгалтере и бухгалтере;
  • расписка о принятии отчета на проверку;
  • подпись подотчетного лица.

В графе «Бухгалтерская запись» отображаются бухгалтерские проводки, номера счетов, на которых фиксируются потраченные подотчетные суммы. К авансовому отчету должны прилаживаться документы, подтверждающие понесенные издержки. Документы нужно пронумеровать в порядке их записи.

Важно Некоторые арбитражные суды не отрицают возможность возместить перерасход на банковскую карту сотрудника. Например, в постановлении от 11 февраля 2008 г. № А52-174/2007 ФАС Северо-Западного округа указал, что организация правомерно перечислила на «зарплатный» счет сотрудника подотчетные денежные средства.

А сотрудник в свою очередь впоследствии правомерно вернул со своего банковского счета неиспользованные им подотчетные суммы.

Эти операции были подтверждены приказом руководителя (в нем была зафиксирована возможность выдавать подотчетные суммы своим сотрудникам путем их перечисления на банковские карты), авансовым отчетом сотрудника, приходным кассовым ордером (на основании которого остаток неиспользованного аванса был возвращен в организацию), товарными накладными, чеками ККТ, квитанциями.

Источник: http://juristufa.ru/2018/04/20/pererashod-po-avansovomu-otchetu-kak-vozmestit/

Перерасход по авансовому отчету возместить на банковскую карту

Перерасход по авансовому отчету: как возместить?

leon

Однако не совсем логично руководителю писать заявление на свое же имя. Есть два варианта оформления в данной ситуации. 1. Заявление обязательно должно содержать собственноручную запись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату.

Если руководитель берет деньги под отчет, он может написать распоряжение (служебную записку) об их выдаче, указав в нем сумму, срок, на который берутся деньги, дату и поставив свою подпись. 2. Можно оставить в качестве наименования документа «заявление». Формулировку «Прошу выдать» можно заменить фразой «Необходимо выдать».

А в шапке вместо «директору…» указать просто наименование организации (например: В ООО «База»).

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Если организация не располагает достаточной суммой, по договоренности с сотрудником возможны выплаты суммы по частям. Однако руководитель должен помнить, что сотрудник может требовать компенсацию ущерба при несоблюдении сроков. Ограничения Кассовые наличные, поступившие с выручки организации, могут быть потрачены только на конкретные нужды (согласно Указанию Банка России № 2072-У):

  • выплаты на социальные нужды и страховку;
  • оплата товаров и услуг;
  • выдача денег под отчет;
  • компенсация личных затрат на товары и услуги для нужд организации.

Чтобы возместить иные затраты сотрудника, необходимо воспользоваться другим источником или предварительно снять деньги с банковского счета, после чего перечислить их на карту подотчетного лица.

Заявление о выдаче перерасхода денег выданных по авансовому отчету

Для отражения расчетов с Ивановым введен документ Расходный кассовый ордер с видом операции Выдача подотчетному лицу Данным документом отражено возмещение перерасхода 100 руб. Рис. 1 Рис. 2 Рис. 3 Рис. 4 Рис.

5 Рис. 6 Рис. 7 Выдача под отчет сверхлимитного остатка в кассе Довольно часто организации и предприниматели действуют так.

Если в конце рабочего дня появился сверхлимитный остаток в кассе, его выдают под отчет сотруднику.

На следующий день этот сотрудник возвращает деньги в кассу организации. Это делается для того, чтобы избежать ответственности за превышение лимита остатка наличных денег в кассе. За это нарушение организации грозит штраф от 40 000 до 50 000 руб., а должностным лицам (например, руководителю) — от 4 000 до 5 000 руб.

(ст. 15.1 КоАП РФ). Такой порядок законодательству не противоречит, однако есть и исключения — деятельность платежных агентов.

В течение какого времени нужно выдать перерасход по авансовому отчету

При оформлении отчета работнику и кассиру необходимо заполнить следующие поля:

  • название организации;
  • номер, дату составления отчета;
  • реквизиты структурного подразделения;
  • ФИО ответственного лица;
  • табельный номер, должность работника;
  • назначение аванса;
  • данные по предыдущему авансу;
  • бухгалтерскую запись;
  • приложение;
  • отчет проверен;
  • данные о главном бухгалтере и бухгалтере;
  • расписка о принятии отчета на проверку;
  • подпись подотчетного лица.

В графе «Бухгалтерская запись» отображаются бухгалтерские проводки, номера счетов, на которых фиксируются потраченные подотчетные суммы. К авансовому отчету должны прилаживаться документы, подтверждающие понесенные издержки. Документы нужно пронумеровать в порядке их записи.

Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами

Важно В первую очередь, сотрудник должен правильно оформить и предоставить отчет по авансу: в период, установленный руководителем организации, так как строгих временных рамок здесь нет. Сроки предоставления отчета определяются также в зависимости от целевого назначения выданных средств:

  • Командировка. Возмещение перерасхода по авансовому отчету на карту или в наличной форме осуществляется в течение 5-ти дней после возвращения сотрудника из служебной поездки.

Если же расчеты проводились после снятия денег с карты, то сроки сдачи отчетного документа сокращаются до 3-х дней с момента завершения командировки.

  • Выполнение производственных или хозяйственных поручений. Сотрудник должен предоставить отчет в течение 5-ти дней после выполнения задания.
  • Денежное возмещение может быть в полной сумме перечислено на карту работника или выдано ему из кассы в наличном виде.

    Возмещение по авансовому отчету

    О том, какую сумму и когда сотрудник снял с карты, можно узнать из банковской выписки. 2.

    Суммы с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» списываются в дебет счетов: (или) 26 «Общехозяйственные расходы»; (или) 60 «Расчеты с поставщиками или подрядчиками»; (или) 91 «Прочие доходы и расходы» и др.

    Данную проводку нужно сделать, когда работник представит авансовый отчет, приложит оправдательные документы и отчет утвердит руководитель.
    3.

    В налоговом учете расходы, оплаченные картой, тоже учитываются в обычном порядке. Отчет работник может представить по унифицированной форме N АО-1. Сумма, полученная по карте, отражается по строке «Получен аванс».

    В авансовом отчете лучше указать, что деньги получены со счета с использованием банковской карты, и привести номер выданной работнику карты. По корпоративной карте подотчетное лицо снимает деньги со специального карточного счета.

    При выдаче денег из кассы предприятия бухгалтерские проводки делаются следующим образом: Дт 71 Кт 50 Возмещение расходов, превышающих размер выданной ранее подотчетной суммы Пример заполнения АО Авансовый отчет должен быть составлен в течение трех дней с момента завершения срока, на который выдавались подотчетные суммы или со дня возвращения работника из командировки. Однако если сотрудник вернулся в выходной день, то отчет времени начинается с первого рабочего дня. Форма отчетного документа и рекомендации по его заполнению утверждены постановлением Госкомстата №55.
    Авансовый отчет составляется в 1 экземпляре.

    Авансовый отчет является документом, который подтверждает произведенные сотрудником растраты. Почему так получается Перерасход подотчетных сумм может образоваться по разным причинам, например, в связи с увеличением стоимости товаров и услуг. Также могут возникнуть незапланированные расходы, связанные с нотариальным удостоверением или ксерокопированием документов.

    Правовое регулирование Основным нормативным документом регулирующих трудовые взаимоотношения выступает ТК РФ. Бухучет хозяйственных операций осуществляется в рамках ФЗ «О бухгалтерском учете». Кассовые операции проводятся предприятием с учетом Указаний Центробанка №3210-У.

    Наличные расчеты осуществляются согласно с требованиями Центробанка №3073-У. Единый план счетов бухучета утвержден распоряжением Минфина от 01.12.2010 №157.

    Источник: http://alishavalenko.ru/pererashod-po-avansovomu-otchetu-vozmestit-na-bankovskuyu-kartu/

    Срок возмещения по авансовому отчету работнику

    Перерасход по авансовому отчету: как возместить?

    Его печатная форма включает:

    • передаваемые суммы;
    • направления их использования;
    • реквизиты подтверждающих документов.

    В программе все эти суммы списываются документом «Авансовый отчет» в разделе «Банк и касса». Он состоит из 5 вкладок. Первая называется «Авансы». Здесь перечисляются документы, на основании которых сотруднику были выданы средства (ПКО, банковская выписка). На вкладке «Товары» указывается перечень направлений использования средств.

    Если есть необходимость, заполняется «Возвратная тара». Если за счет полученных средств сотрудник оплатил товары или услуги, которые оказаны организации, то эти суммы отражаются на вкладке «Оплата». После проведения документа по данным сделкам будет сформирована проводка ДТ60 КТ71.

    Все остальные расходы, в том числе суточные, командировочные и общехозяйственные нужды, отражаются на вкладке «Прочее».

    Расходы, связанные с командировкой, возмещаются работнику в порядке, установленном коллективным договором или локальным нормативным актом организации (в случае, если организация относится к коммерческой). Правовое обоснование: Согласно ч. 1 ст.

    129 ТК РФ заработная плата (оплата труда работника) — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты). В соответствии со ст.

    Возмещение расходов по авансовому отчету после увольнения сотрудника

    При оформлении отчета работнику и кассиру необходимо заполнить следующие поля:

    • название организации;
    • номер, дату составления отчета;
    • реквизиты структурного подразделения;
    • ФИО ответственного лица;
    • табельный номер, должность работника;
    • назначение аванса;
    • данные по предыдущему авансу;
    • бухгалтерскую запись;
    • приложение;
    • отчет проверен;
    • данные о главном бухгалтере и бухгалтере;
    • расписка о принятии отчета на проверку;
    • подпись подотчетного лица.

    В графе «Бухгалтерская запись» отображаются бухгалтерские проводки, номера счетов, на которых фиксируются потраченные подотчетные суммы. К авансовому отчету должны прилаживаться документы, подтверждающие понесенные издержки. Документы нужно пронумеровать в порядке их записи.

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.