+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Процедура архивирования кадровых документов в организации

Содержание

Архивирование кадровых документов

Процедура архивирования кадровых документов в организации

В деятельности каждой организации большое значение отводится кадровым документам. Необходимость данной документации продиктована требованиями государства по ведению и сохранению всех документов, связанных с трудовой деятельностью и стажем каждого работника. Учитывая большие сроки хранения документов, возникает необходимость в непрерывном архивировании кадровых документов.

В соответствии с существующим законодательством личные дела и другие документы следует своевременно подготавливать для архивного хранения. Сначала проводится экспертиза по установлению ценности документов, по результатам которой ряд документов отбирается для длительного хранения в архиве.

Архивирование кадровых документов обязательно включает в себя такие процедуры, как оформление дел и опись документов в архив. При оформлении документов в архив следует учитывать следующее обстоятельство: в личные дела помещаются документы, оформленные по всем правилам.

Для тех дел, что не подлежат архивному хранению, оформляются акты, на основании которых подобная документация подлежит уничтожению. Порядок данной процедуры также чётко регламентирован.

Завершающим этапом архивирования кадровых документов является передача подготовленной документации в архив предприятия на дальнейшее хранение в течение срока, установленного законодательством (отдельные документы хранятся на протяжении 75 лет).

Собственно сам процесс по архивированию кадровых документов представляет собой ответственную и трудоёмкую работу. Для обеспечения полной сохранности документов в архиве предприятия предъявляются особые требования к правилам хранения кадровой документации и доступа к ней.

Однако имеется альтернативный вариант, позволяющий обеспечить правильное архивирование и надежное хранение документов.

Для этого следует обратиться к компании, представляющей профессиональные услуги по архивирование кадровой документации, которые обойдутся дешевле, чем создание и ведение собственного архива.

Организация архивных работ

Каждое предприятие в процессе ведения своей деятельности создает объёмную кадровую документацию, которая должна храниться в течение длительного времени.

Архивирование кадровых документов выполняется либо силами самого предприятия, либо все работы по хранению кадровой документации и ведение архивного дела поручаются сторонней организации, специализирующейся на предоставлении профессиональных услуг по архивированию кадровой документации.

При организации архива на самом предприятии для хранения документов необходимо специальное закрытое помещение, где контролируется влажность воздуха и в которое исключается попадание прямых солнечных лучей.

Организация архивных работ регламентируется «Положением о хранении документов», которое утверждается руководителем предприятия. Согласно положению в приказном порядке назначается официальное лицо, занимающееся подготовкой документов в архив и несущее ответственность за архивное хранение документов и дел.

Также на предприятии создаётся экспертная комиссия, которая проверяет учетные документы архива и проводит периодическую экспертизу кадровой документации на предмет соответствия нормативного срока хранения документов и их фактического времени хранения в архиве.

Все кадровые документы с истёкшим сроком хранения изымаются из архива для последующего уничтожения.

Ведение архива документов

К состоянию архивированных кадровых документов предъявляются достаточно высокие требования. Полный учёт документации ведётся для фиксации хранящегося количества кадровых документов, а также при поступлении и выбытии документов из архива предприятия.

Эту процедуру выполняют для обеспечения полной сохранности архивной документации и для быстрого поиска любых документов.

Как правило, оформление документов в архив предусматривает учет документации в виде единицы хранения, которая представляет собой обособленный документ или совокупность нескольких взаимосвязанных документов, помещенных в индивидуальную обложку.

Основной задачей в процессе архивировании кадровых документов является составление корректной описи документов в архив предприятия, архивное хранение документов и кадровых дел по каждому сотруднику и своевременная передача документов в архивное учреждение (при передаче архивной документации на хранение в госучреждения).

Аудиторско-консалтинговая группа «Гориславцев и К» предлагает комплексные услуги по архивированию кадровых документов: подготовку и комплектование архива документами, архивное хранение документов и дел, архивирование личных дел и другие операции с кадровой документацией. При работе с архивными документами мы гарантируем полную конфиденциальность и сохранность документов в архиве.

Мы можем предложить следующие услуги по архивированию кадровых документов

  • Создание архива компании с нуля.
  • Составление примерной (плановой) и итоговой номенклатуры дел.
  • Формирование дел.
  • Проверка сроков хранения документов, составление актов на уничтожение.
  • Создание электронного архива документов (Excel).
  • Создание и прошивка учетных журналов.
  • Подготовка описи на уничтожение документов по срокам хранения.

*Тарифы оговариваются индивидуально с учетом пожеланий Заказчика.

Источник: http://www.gorislavtsev.ru/kadrovye-uslugi/arhivirovanie-kadrovyh-dokumentov/

Архивируем кадровые документы: как не ошибиться со сроками

Процедура архивирования кадровых документов в организации

Чтобы определить срок хранения того или иного кадрового документа, нужно обратиться к Перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Не обязательно составлять номенклатуру дел, но желательно в крупных организациях. До сдачи документов на архивное хранение нужно провести экспертизу ценности документов.

Как определить срок хранения того или иного кадрового документа? – Нужно обратиться к Перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Обязательно ли составлять номенклатуру дел? – Не обязательно, но желательно в крупных организациях.

Что нужно сделать до сдачи документов на архивное хранение? – Провести экспертизу ценности документов.

Кадровое делопроизводство подразумевает не только документирование трудовых отношений с работниками, но и использование документов в текущей деятельности организации, экспертизу их ценности и сдачу в архив. За время работы в любой компании накапливается большое количество документов, которые имеют установленные сроки хранения.

Определяем срок хранения документов

С 1 октября 2010 года вступил в силу приказ Минкультуры России № 558*. Этот приказ заменил собой Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г.

www.kdelo.ru
Статьи в тему: «Выявляем и уничтожаем устаревшие документы» (№ 4, 2009)
«Архив организации: с чего начать?» (№ 11, 2008)
«Обязательно ли составлять номенклатуру дел?» (№ 3, 2006).

Обратите внимание: с введением приказа изменились сроки хранения отдельных видов документов. В частности, табели учета рабочего времени раньше надо было хранить один год, а теперь этот срок увеличен до пяти лет.

Кроме того, продлен срок хранения трудовых книжек, которые работники не востребовали после увольнения (с 50 до 75 лет). В таблице на стр. 60 вы увидите перечень сроков хранения документов, наиболее часто встречающихся в практике кадровых служб.

Приведенные сроки хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства документов.

Для чего нужна номенклатура дел?

Совет
Чтобы систематизировать весь объем документов и облегчить их архивирование, храните разные документы отдельно. Заведите отдельные журналы для учета приказов, трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовому договору, бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, выдаче справок и т. д.

Чтобы организовать правильное текущее и архивное хранение документов, прежде всего нужно позаботиться об их логической группировке. Работу с документами существенно облегчит номенклатура дел – систематизированный перечень документов с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел с точки зрения закона не является обязательной, но ее важность трудно переоценить.

Она позволит упорядочить документы в соответствии со спецификой деятельности организации: сгруппировать бумаги по видам (например, приказы, распоряжения и т. д.

) и срокам хранения, в зависимости от того, в каком подразделении они образуются. Особенно пригодится номенклатура в крупной компании с большим и сложным документооборотом.

Порядок создания и ведения номенклатуры дел не регламентирован законодательством, но давно сложился на практике. Номенклатура представляет собой сводную таблицу, в графах которой указывают индекс (номер) дела, его заголовок и срок хранения.

Основой для номенклатуры служит штатное расписание организации, поскольку все дела распределяются по подразделениям компании, в которых они формируются и ведутся. Массив документов кадровой службы представляет собой один из разделов общей номенклатуры дел (образец на стр. 63).

Документы в тему

ДокументПоможет вам
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558Определить сроки хранения документов
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации, Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»Правильно оформить документы, которые подлежат архивному хранению Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ
«Об архивном деле в Российской Федерации»Определить порядок хранения документов

Сроки хранения кадровых документов

Наименование документаСрок хранения документа
Личные дела руководителей организации, членов руководящих, исполнительных контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов РФ, субъектов РФ, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и званияПостоянно
Личные карточки работников (форма № Т-2), в том числе временных работников75 лет
Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел75 лет
Приказы о приеме, перемещении (переводе), увольнении работников, а также книги, журналы их учета75 лет
Документы (заявление работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных75 лет
Личные дела (заявления, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и т. д.)75 лет
Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)До востребования (невостребованные – 75 лет)
Приказы командирования, а также журнал учета командировок5 лет
Табели учета рабочего времени5 лет (при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет)
Приказы на отпуск, а также журнал учета отпусков3 года
Локальные акты о персональных данных работниковПостоянно (по месту разработки и утверждения); 3 года (в других организациях)
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним3 года
Письма работников в другие организации3 года
Графики предоставления отпусков1 год

Проводим экспертизу ценности документов

Прежде чем передать документы на хранение, нужно провести экспертизу их ценности, то есть изучить и распределить по срокам хранения в зависимости от важности информации, которая в них содержится.

Кроме того, решить вопрос о целесообразности хранения тех или иных бумаг, ведь в деятельности организации образуется множество малоценных документов, которые не нуждаются в длительном хранении и подлежат уничтожению.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Экспертизу ценности документов должна проводить специально созданная в организации комиссия, действующая на постоянной основе. Состав, численность, функции и права этой комиссии определяются локальным нормативным актом, который утверждает руководитель организации.

Как правило, в состав комиссии включаются высококвалифицированные специалисты, имеющие большой опыт работы и хорошо знающие специфику деятельности организации. А также сотрудники, непосредственно работающие с документами (например, заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель, заведующий архивом организации).

В экспертную комиссию также входит представитель бухгалтерии (главный бухгалтер или бухгалтер).

Отбор документов для хранения производится на основании Перечня, утвержденного Приказом № 558.

Совет
Оформляйте номенклатуру дел в организациях численностью более 50 человек, это позволит вовремя составлять необходимые документы и содержать в порядке весь объем кадровых бумаг.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел:

  • постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
  • кратковременного хранения (менее 10 лет).

Кадровая документация, подлежащая постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, в обязательном порядке сдается в архив.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в центральный архив, как правило, не подлежат.

Они хранятся в архиве организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке с составлением акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Ряд документов не подлежит хранению и уничтожается на основании соответствующего акта в конце текущего года по результатам экспертизы ценности документов. Это могут быть, например, приказы, разработанные в организации, не указанные в Перечне.

Порядок уничтожения документов содержится в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Документацию, срок хранения которой не превышает пять лет, организация может уничтожить самостоятельно, на основании решения внутренней экспертной комиссии.

Документы, выделенные для хранения, оформляются в дела. Желательно чтобы документы были оформлены в соответствии с правилами, установленными ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

На каждое дело по личному составу составляется опись. После этого кадровые документы передаются в архив организации на хранение**. В крупных организациях рекомендуем создать электронный архив для удобного использования архивной документации.

Если работник при увольнении не забрал из организации свою трудовую книжку, она направляется сотруднику по адресу, зафиксированному в личной карточке, без его согласия на это.

Как правильно

Трудовые книжки должны храниться в организации до востребования, а невостребованные книжки хранятся 75 лет (п. 664 Перечня, утвержденного Приказом № 558). Невостребованную трудовую книжку можно направить работнику по почте, но только после получения его письменного согласия на это (ст. 841 ТК РФ).

Что будет, если…

Существует риск, что трудовая книжка затеряется во время почтовой пересылки, и работник предъявит претензии работодателю или обратится с жалобой в Гострудинспекцию. Если у кадровика нет документально подтвержденного согласия сотрудника на отправку трудовой книжки почтой, это может быть расценено как нарушение статьи 841 Трудового кодекса.

Работодателю в данном случае грозит штраф за нарушение трудового законодательства в соответствии со статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях (для должностного лица от 1000 до 5000 руб., для организации от 30 000 до 50 000 руб.). Кроме того, возможен судебный спор с работником о компенсации за задержку выдачи трудовой книжки.

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Зульфия ЮПАШЕВСКАЯ,
заместитель директора Департамента транзакционных услуг (расчет заработной платы и кадровое делопроизводство), аутсорсинговое подразделение группы BDO в России:

– Номенклатура дел – необязательный документ. Однако в крупных организациях желательно ее оформление, поскольку это позволит систематизировать документы, образующиеся в процессе деятельности организации с учетом их специфики.

Павел ЖЕРДОВ,
руководитель отдела доставки и обработки документации, аутсорсинговое подразделение группы BDO в России:

– Архивирование кадровых документов производится в конце календарного года. Для этого необходимо провести экспертизу ценности документов. Документы, выделенные для уничтожения, хранению не подлежат.

Алена ЛАЧУГИНА,
документовед Муниципального образовательного учреждения дополнительного образования детей «Станция юных техников» (г. Бийск):

– Экспертизу ценности документов проводит специальная комиссия, постоянно действующая в организации на основании локального нормативного акта, утвержденного руководителем организации.

* Приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

** Имеется в виду типовой или ведомственный перечень.

*** Архивирование ведется в порядке, установленном Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Источник: https://www.kdelo.ru/art/67606-qqk-arhiviruem-kadrovye-dokumenty-kak-ne-oshibitsya-so-srokami

Подготовка кадровых документов к архиву пошаговая инструкция

Процедура архивирования кадровых документов в организации

Они формируются по годам увольнения работников и систематизируются по алфавиту по первым буквам их фамилий, имен и отчеств.

Если в вашей компании личные карточки являются составляющей частью личного дела, то следует проконсультироваться с работниками архивного учреждения, как отобразить данный факт в описи дела.

Кроме вышеуказанных документов передаче в архив подлежат и невостребованные трудовые книжки и иные документы, например аттестаты, удостоверения и т.п., оставшиеся от уволенных работников, не получивших их по каким-либо причинам.

Передача таких документов осуществляется следующим образом. Документы систематизируются по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении. Трудовые книжки, если записи об увольнении в них были в свое время внесены, систематизировать по годам несложно.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

Опись и архивирование кадровых документов Завершающим этапом делопроизводства по кадрам является подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации или при отсутствии архива — к последующему хранению в службе кадров после завершения их делопроизводством.

  • формирование дел в службе кадров;
  • экспертиза ценности дел службы кадров;
  • оформление дел в службе кадров;
  • описание и уничтожение дел в службе кадров;
  • обеспечение сохранности дел;
  • передача дел в архив организации.

Вышеперечисленные стадии проводятся не только в службе кадров, но и в других структурных подразделениях организации в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела.

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

Опись дел службы кадров подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства организации и утверждается руководителем службы кадров.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно.


Одобренные ЭК организации акты утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего учреждения государственной архивной службы описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

Кадровые документы: хранение и подготовка к сдаче в архив

В результате работы экспертной комиссии документы подразделяются, на три группы: ь документы, предназначенные для архивного хранения ь документы, подлежащие уничтожению ь документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве К документам, передаваемым кадровой службой в архив, относятся: Ш приказы по личному составу Ш личные карточки ф. Т-2 Ш личные дела Ш книги, журналы учета сотрудников, алфавитные книги Ш книги, журналы учета приема, увольнения и перевода работников Ш книги учета выдачи трудовых книжек Ш невостребованные трудовые книжки Ш протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий.

Архив документов

Важно

Форма внутренней описи документов дела В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела постоянного срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя же часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело.

Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются.

Сдача кадровых документов в архив

Организация, в процессе деятельности которой не создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение, составляет акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и уничтожает документы, включенные в данные акты, по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации. Организация обязана систематически описывать документы по личному составу, обеспечивать их сохранность и учет. Обеспечение сохранности дел и передача дел в архив организации С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся по месту их формирования в дела, т.е.

в службе кадров. Руководитель службы кадров и сотрудники, ответственные за документацию, обеспечивают сохранность документов и дел.

Электронные документы включаются в самостоятельные описи. Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах.

Внимание

Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации.

Четвертый экземпляр направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах.

На дела временного срока хранения описи не составляются» их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.

Т-2); — характеристики работников; — документы (выписки из протоколов, отчеты) конкурсной комиссии по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников); — протоколы заседаний комиссии по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет; — списки работников; — книги (журналы, карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников; — журналы учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов); — книги (журналы, карточки) учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним; — невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства и т.п.); — лицевые счета по заработной плате сотрудников либо расчетно-платежные ведомости; — акты о несчастных случаях. Кроме того, архив запрашивает дополнительные документы, например свидетельство о государственной регистрации, устав, учредительный договор и т.д.

Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1996 г.

, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2000 г., с пятилетним сроком хранения — не ранее 1 января 2002 г. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей организации.

Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

  • графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
  • при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
  • графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям организации, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).

В конце прошитого и пронумерованного дела помещается заверительный лист, а в начале – внутренняя опись. При этом толщина дела не должна превышать 40 мм, а количество листов не должно быть более 250. 4 На дела, которые хранятся в архиве постоянно, а также временно, но не менее 10 лет, составляется опись для передачи дел в архив.

При этом на документы, которые имеют отношение к кадровому учету, составляется отдельная опись.

В нее вносятся наименования дел, каждому из которых присваивается порядковый номер, а также указывается номенклатурный шифр. Описи делаются в двух экземплярах, если дела остаются в архиве организации. Если дела подлежат передаче в государственный архив, экземпляров должно быть четыре.

5 Дела, которые подлежат хранению после их завершения менее 10 лет, могут сдаваться в архив по усмотрению руководства организации.
Подготовка дел к передаче в специализированное архивное учреждение требует проведения определенных действий. Так, согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива 6 февраля 2002 года:

  • каждое дело формируется в соответствии с номенклатурой;
  • дела, в которые входят документы со сроком хранения более 10 лет, подшиваются и нумеруются;
  • при необходимости составляются внутренние описи;
  • в конце каждого дела прикрепляется лист-заверитель;
  • оформляются обложки дел;
  • составляется опись всех передаваемых в архив дел.

Оформленные по всем правилам дела сдаются в архивное учреждение.

Источник: http://kodeks-alania.ru/podgotovka-kadrovyh-dokumentov-k-arhivu-poshagovaya-instruktsiya/

Архивирование кадровых документов в организации – СИЗ, нормы, инструкции

Процедура архивирования кадровых документов в организации

Отбор документов для хранения производится на основании Перечня, утвержденного Приказом № 558. СоветОформляйте номенклатуру дел в организациях численностью более 50 человек, это позволит вовремя составлять необходимые документы и содержать в порядке весь объем кадровых бумаг. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел:

  • постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
  • кратковременного хранения (менее 10 лет).

Кадровая документация, подлежащая постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, в обязательном порядке сдается в архив.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в центральный архив, как правило, не подлежат.

Они хранятся в архиве организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке с составлением акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Архив кадровой документации

Важно Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения.
Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив.

Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.

Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.

Опись и архивирование кадровых документов

Все документы, касающиеся персонала (приказы, личные карточки, докладные записки, объяснительные и т.д.

), являются составной частью архива и организации, и специалист отдела кадров непосредственно участвует в процессе передачи документов на хранение.

Основные правила работы архивов организаций одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила), и именно ими должны руководствоваться организации при формировании архива документов.

Архивируем кадровые документы: как не ошибиться со сроками

Основным документом в области установления сроков хранения документов является Перечень типовых управленческих документов, образующихся деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г., с изменениями от 27 октября 2003 г.) – далее по тексту «Перечень».

Указанный перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.

е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

ЭК рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях производится отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив, а также для выделения дел с истекшими сроками хранения к уничтожению в соответствии с номенклатурой дел организации за соответствующий год, утвержденной руководителем организации.

Внимание В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться ЭК в едином комплексе и утверждаться руководителем организации.

Личная карточка работника

Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) До востребования (невостребованные – 75 лет) Приказы командирования, а также журнал учета командировок 5 лет Табели учета рабочего времени 5 лет (при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет) Приказы на отпуск, а также журнал учета отпусков 3 года Локальные акты о персональных данных работников Постоянно (по месту разработки и утверждения);3 года (в других организациях) Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним 3 года Письма работников в другие организации 3 года Графики предоставления отпусков 1 год Проводим экспертизу ценности документов Прежде чем передать документы на хранение, нужно провести экспертизу их ценности, то есть изучить и распределить по срокам хранения в зависимости от важности информации, которая в них содержится.

Сдача архив кадровых документов

При организации архива на самом предприятии для хранения документов необходимо специальное закрытое помещение, где контролируется влажность воздуха и в которое исключается попадание прямых солнечных лучей. Организация архивных работ регламентируется «Положением о хранении документов», которое утверждается руководителем предприятия.

Согласно положению в приказном порядке назначается официальное лицо, занимающееся подготовкой документов в архив и несущее ответственность за архивное хранение документов и дел.

Также на предприятии создаётся экспертная комиссия, которая проверяет учетные документы архива и проводит периодическую экспертизу кадровой документации на предмет соответствия нормативного срока хранения документов и их фактического времени хранения в архиве.

Все кадровые документы с истёкшим сроком хранения изымаются из архива для последующего уничтожения.

Формирование архива кадровых документов

Если же записей об увольнении в трудовых книжках не имеется, кадровой службе необходимо их сделать на основании имеющихся документов по личному составу (приказов, личных карточек, лицевых счетов и т.п.) и заверить печатью организации. Поскольку невостребованные документы являются подлинниками, при формировании дел они не должны прошиваться.

Источник: http://rossiz.ru/arhivirovanie-kadrovyh-dokumentov-v-organizatsii/

Архивирование документов в организации

Процедура архивирования кадровых документов в организации

В частности, предписания действуют в части обеспечения описания, учета, сохранности и использования документации из Архивного фонда РФ, отнесенной к госсобственности.

Подразделения предприятий, работающие с кино-, фоно-, видео-, фотоматериалами, картографическими, научно-техническими, телеметрическими сведениями, руководствуются установленными положениями в части планирования и отчетности.

Обязанность и право формирования архивов в организациях для временного хранения документации АФ РФ предусматривается Основами отраслевого законодательства (от 1993 г.), Положениями (от 1994 и 1998 гг.). Нормативную базу формируют также правовые акты регионального значения.

Рассматриваемые правила не действуют в отношении документов, работа с которыми регулируется ФЗ № 5485-1 и Указом Президента № 1203 от 30.11.1995 г.

Порядок архивирования документов в организации

В конце папок должен присутствовать чистый лист-заверителя. В начале папки подшивают бланк для внутренней описи. Для обеспечения сохранности и порядка расположения бумаг каждый лист нумеруется арабскими цифрами.

Это правило не относится к странице-заверителю и бланку для описи. Номер ставится простым карандашом в правом углу вверху. Лист-заверитель Он составляется по установленному порядку.

В нем указываются прописью и цифрами:

  1. Количество листов с нумерацией.
  2. Число страниц внутренней описи.

В листе-заверителе также оговаривается специфика нумерации. В частности определяется наличие литерных индексов, пропущенных кодов, номера страниц с наклеенными фотоматериалами, крупноформатных страниц и проч. Кроме того, на листе указывают присутствие типографских брошюр в папке, если они не были отмечены в основной нумерации.

Лист-заверитель визируется составителем.

Правильная организация архивирования документов

Важно Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения Очень важно при оформлении обложки соблюдать определенные требования. Так, наименование организации пишется в именительном падеже.

Если наименование менялось в течение года, то па обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним.
Заголовок дела переносится на обложку в начале года из номенклатуры дел.

Но после анализа содержания документов может потребоваться внесение некоторых уточнений в заголовок. При возникновении такой необходимости следует внести дополнение в номенклатуру дел и на обложку выносить заголовок и индекс в соответствии с этим дополнением.

Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы и т.д.) или вид документов (протоколы, приказы, отчеты, акты).

Архивирование документов

Внимание Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись служит основным учетным справочным пособием в делопроизводстве и архиве.

Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. В отдельных случаях в зависимости от специфики организации описи могут составляться на определенные категории дел (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Дела располагаются в описи по степени значимости. Например, последовательность может быть такой: устав предприятия, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы директора по основной деятельности, годовые планы и т.д.

Описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы делопроизводства.

Рис.

Бухгалтерские документы и их архивное хранение

Инструкция 1 Чтобы процедура сдачи дел в архив не заняла много времени, следует соблюдать правила их оформления во время текущего документооборота.

При передаче дел в архив на постоянное или временное хранение нужно сброшюровать документы, пронумеровать листы, оформить завершительную надпись, если это предусмотрено рабочими инструкциями, а также составить внутреннюю опись.

2 При этом на титульном листе сдаваемого в архив дела указывается наименование организации или предприятия, индекс в соответствии с номенклатурой дел, отмечается дата открытия и закрытия дела, а также срок хранения.

3 Документы, подлежащие сдаче в архив, подшиваются в отдельную папку с твердой обложкой. Если документ имеет особую ценность, его, как правило, не прошивают, а вкладывают в файл или конверт и прилагают к делу.

Что такое архивная обработка документов и для чего она нужна организации

Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов. Возможно формирование в одном деле документов нескольких авторов или корреспондентов, если они относятся к одному вопросу. Подлинность документов в заголовках не указывается, но наличие копийных документов оговаривается.

На обложке дела в обязательном порядке указываются даты самых ранних и поздних документов и срок хранения дела. На делах с документами постоянного хранения указывается «хранить постоянно», на других — конкретный срок хранения в соответствии с перечнем. При указании количества листов листы внутренней описи и заверительной записи не учитываются.

На все дела постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись.

Правильная организация архивирования документов и документооборота

Рис. 6.2. Форма листа-заверителя дел При полном оформлении необходимо подшить или переплести дело. Предварительно из дела удаляются все металлические предметы: скрепки, булавки и т.п.

Документы снимаются со скоросшивателя.

Вслед за последним документом в дело вкладывается лист для заверителыюй записи» в начале дела, при необходимости, вкладывается лист или листы для внутренней описи (если есть, то отпечатанные бланки внутренней описи).

Дело не должно превышать 250 листов. Если в течение года документов в деле отложилось больше, то их надо разделить на несколько томов. Все документы подшиваются или переплетаются в твердую обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов. Рис. 6.3.

Архивирование кадровых документов в организации

Федерального закона «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года закреплена обязанность организаций по обеспечению сохранности архивных документов.

В этом же законе приводится определение архивного документа, из которого следует, что это материальный носитель, на котором зафиксирована информация, значимая для граждан, общества и государства в целом.

Однако это определение слишком расплывчато, кадровым служащим трудно самостоятельно применять его на практике, поэтому они ориентируются на перечни документов, обязанность по хранению которых установлена на законодательном уровне.

Например, в приказе Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 года утвержден «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций».

Государственным стандартом Р 51141-98 закреплено такое определение внутренней описи: «Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов»1.

Внутренняя опись подшивается перед документами дела и содержит сведения о каждом из них. В итоговой записи внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и количество листов самой описи.

При использовании автоматизированных систем регистрации документов внутренняя опись может создаваться и распечатываться автоматически на основе сведений, введенных в регистрационные карточки документов, помещенных в дело.

После того, как документы подшиты, пронумерованы, составлена заверительная надпись и внутренняя опись документов дела, проводится дополнительное оформление обложки дел.
Форма внутренней описи документов дела В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки.

Дела постоянного срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя же часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело.

Поскольку предполагается такое дело хранить вечно, то такая подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу. При подшивке надо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в скоросшивателе. Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются.

Архивирование документов в организации образец

В конце прошитого и пронумерованного дела помещается заверительный лист, а в начале – внутренняя опись. При этом толщина дела не должна превышать 40 мм, а количество листов не должно быть более 250.

4 На дела, которые хранятся в архиве постоянно, а также временно, но не менее 10 лет, составляется опись для передачи дел в архив. При этом на документы, которые имеют отношение к кадровому учету, составляется отдельная опись.

5 Дела, которые подлежат хранению после их завершения менее 10 лет, могут сдаваться в архив по усмотрению руководства организации.

Источник: http://law-uradres.ru/arhivirovanie-dokumentov-v-organizatsii/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.