+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Хранение электронных документов в организации

Содержание

Хранение электронных документов – Отличный секретарь

Хранение электронных документов в организации

Не может не радовать тенденция последних лет максимально перевести документооборот организации в электронный формат.

Многие компании уже отказались от бумажных документов во внутренней переписке, оставив лишь те, что проще вести в бумажном виде, чем в электронном (например, приказы по основной деятельности). Служебные записки, протоколы могут и должны быть электронными.

Только когда доходит до отправки их в архив, возникают вопросы. Между тем, хранение электронных документов совсем не сложное и очень мало отличается от хранения бумажных. 

Что такое электронный документ

Разберемся для начала с терминологией. Электронный документ имеет официальное определение. Оно содержится в федеральном законе от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (п. 11.1 ст. 2) и звучит так:

«электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Простыми словами, электронный документ – это документ, который проводит весь свой жизненный цикл в электронном виде. При этом не нужно путать его с электронной копией (сканом) бумажного документа. Хранение электронного документа тоже осуществляется в электронном виде!!! Не нужно его распечатывать, чтобы отправить в архив.

Очень легко разобраться на примерах:

  • Журнал регистрации документов в Excel – это электронный документ, а
  • скан-копия входящего письма, гиперссылка на которую привязывается к журналу – это не электронный документ, а всего лишь копия.

Или:

  • протокол, созданный в Word, задачи по которому проставлены в Outlook – это электронный документ, а
  • если протокол подписан председателем совещания на бумаге, а потом секретарь его отсканировала и разослала задания исполнителям по СЭД – этот протокол не электронный документ. Когда его отработают, то будут хранить на бумаге.

Таким образом, главное отличие электронных документов – их 100% существование в виртуальном пространстве. Электронные документы можно распечатывать, но это будет копия.

Удостоверяются электронные документы электронными подписями. Об этом будем говорить в ближайших статьях.

Хранение электронных документов в архиве

В целом хранение электронных документов осуществляется по тем же принципам, что и хранение бумажных. Отличаются только некоторые правила:

  1. Формат электронного документа, помещаемого на хранение, должен быть неизменяемым. Проще всего сохранить его в .pdf.
  2. Носитель, конечно, тоже будет отличаться. Проще всего хранить электронные документы на дисках, которые могут быть записаны только один раз. Но если организация не является источником комплектования гос. архива, то подойдут и флешки. Например, флешка-визитка достаточно плоская, чтобы ее можно было положить в конверт и сохранить таким образом.
  3. Примерно раз в пять лет нужно просматривать весь электронный архив и, если нужно, перезаписывать его на более современные носители и менять формат тоже на более актуальный. Иначе есть опасность, что через несколько лет мы не сможем даже найти устройство, которое запустит наш носитель (привет тем, кто сохранил корпоративную информацию на дискетах ;)).

Если организация является источником комплектования государственного (муниципального) архива, то требования к ней и хранению электронных документов в ней строже: конвертировать файлы можно только в формат .pdf/a, носитель – только диск, причем каждый электронный документ помещается в архив не менее чем в двух экземплярах. Подробнее – в Правилах работы архивов от 2015 года, п.п. 2.30 – 2.33.

Сроки хранения, номенклатура и описи

Неважно, является ли организация источником комплектования гос. архива или нет, хранение электронных документов она должна осуществлять в те же сроки, что и бумажные, и оформлять хранение тоже по правилам.

Со сроками все понятно: хранение электронных документов осуществляется по срокам, установленным те же самыми Перечнями.

В номенклатуре дел электронные дела сопровождаются пометкой в графе «Примечание»: «Электронное дело».

Что касается описей, то Правила ведения архивов 2015 года предлагают формы описей именно для электронных документов. Про описи у меня есть отдельная статья. Общие правила ведения описей вы найдете в ней, сюда я вынесу форму описи и образец ее заполнения.

Обратите внимание: описи именно электронных документов сопровождаются приложением, в котором описывается содержимое каждой единицы хранения.

Постоянное хранение:

Скачать форму описи электронных дел, документов постоянного хранения + приложение, docx 16 kB

Образец заполнения описи электронных дел, документов постоянного хранения, pdf 446 kB

Временное (свыше 10 лет) хранение электронных документов:

Скачать форму описи электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения + приложение, docx 16 kB

Образец заполнения описи электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, pdf 444 kB

Внутренняя опись электронных документов составляется в бумажном виде, поскольку ее форма подразумевает живую подпись составителя, либо в электронном, если у составителя есть электронная подпись. В первом случае опись вкладывается в упаковку диска или в файл с флеш-картой, во втором копируется на носитель в виде отдельного файла.

Image by renjith krishnan // www.freedigitalphotos.net

архив, описи, электронные документы

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=5069

Хранение электронных документов

Хранение электронных документов в организации

Проблема архивирования и надежного хранения электронной документации на сегодняшний день стала более чем насущной.

Связано это с появлением несколько десятилетий назад систем электронного документооборота, которые стали основой существующего делопроизводства по всему миру.

В последние годы наше государство вплотную подошло к вопросу, как организовать хранение электронных документов не только отдельных физических лиц, но и государственных структур и учреждений.

Большинство государственных и муниципальных архивов на данный момент рассматривают пути решения проблемы хранения информации в электронном виде. В подобной ситуации важнейшую роль играет не только материально-техническая, но и нормативно-правовая база, так как в первую очередь нужно разработать специальные правила и нормы, связанные со спецификой работы СЭДО и хранением цифровой информации.

Безопасное хранение электронной документации

Сохранность всей имеющейся информации в специально созданных архивах – самая главная задача любого архивиста. Чтобы преуспеть в данной области, такому специалисту необходимо выбрать грамотную стратегию работы с доверенными ему данными. От того, насколько правильным будет выбор, зависит не только физическая сохранность файлов и папок, но и возможность их использования в далеком будущем.

Особенности хранения любых электронных документов напрямую зависят от множества важнейших факторов. Процедуры, связанные с обеспечением архивирования данных, можно условно разделить на несколько глобальных групп:

  • проведение мероприятий по обеспечению физической сохранности данных на носителях;
  • создание всех условий для вывода и считывания информации по истечении долгосрочного периода с момента ее записи на носитель;
  • создание универсальных устройств для полноценного воспроизведения любых данных в многолетней перспективе.

Рассмотрим более подробно каждую из групп.

Обеспечение физической сохранности

В последнее время можно с уверенностью заявить, что данный вопрос практически полностью решен для всех типов файлов. А связано это не только с удачным выбором правильных носителей для конкретного типа документов, но и с условиями корректного размещения сведений в реальных физических условиях.

Одно из важнейших правил хранения любой информации: во избежание утери или порчи компьютерных файлов хранить их нужно на двух и более носителях.

Например, определить рабочий носитель, на котором будут находиться файлы, которые находятся в постоянном движении в СЭД организации, и резервный носитель, на который сбрасывается вся готовая информация.

Если по каким-то причинам первый выйдет из строя, то для восстановления работы последний сослужит важнейшую службу (создание дубликатов).

Современная практика хранения электронной информации показывает, что наиболее часто рабочую информацию владельцы хранят на винчестерах или серверах своих компаний. Резервные экземпляры зачастую переносят на такие носители, как:

  • стримеры;
  • магнитные ленты;
  • резервные сервера;
  • оптические или магнитооптические диски.

Хотя в последнее время стали появляться и более совершенные носители, способные хранить терабайты информации.

Большинство владельцев информационных ресурсов, понимая, что темпы уменьшения цен на жесткие диски значительно опережают темпы роста объемов хранимой информации, содержат вверенную им резервную информацию только на внешних носителях.

Хранение документов в электронной форме на определенном носителе напрямую зависит от его типа и долговечности. Выбор правильного носителя зависит от нескольких важнейших факторов, а именно:

  • вида электронной документации и совокупного объема файлов;
  • срока предполагаемого хранения данных и степени доступа к ним в этот период;
  • качества изготовления носителей и условий их сохранности;
  • требований относительно обеспечения условий аутентичности электронных документов.

Пример: хранить сложно структурированные или очень объемные файлы (конструкторская и проектная, техническая документация, интегрированные базы данных и др.) рекомендуется на носителях, имеющих большой объем памяти. Таким образом, сохранится необходимая целостность всех файлов и папок.

Документы, срок хранения которых составляет около пяти лет, можно держать на самых простых цифровых носителях, например, некоторые пользуются дискетами. Рекомендуется при выборе необходимого носителя в первую очередь обращать внимание на его стоимость.

В данном случае цена действительно полностью отождествляется с уровнем качества изготовления товара, предназначенного для долгосрочного хранения электронных данных.

Если вы планируете резервные данные перенести на оптический диск, то стоимость его должна быть не ниже 30 рублей.

Сроки хранения электронных документов на оптических компакт-дисках достигают от 5 до 15 лет. Подобные внешние носители считаются одними из самых неприхотливых в плане эксплуатации и хранения, а также одними из наиболее долговечных по сравнению с другими устройствами.

Необходимо запомнить, что после окончания указанного срока хранения, файлы, размещенные на диске, необходимо переписать на новый носитель в текущем состоянии или предварительно изменив его на современный (конвертировать), чтобы в будущем их можно было расшифровать и прочитать на предусмотренной для этих целей аппаратуре.

Как уже было сказано, оптические CD-диски признаны одними из наиболее долговечных. Некоторые производители приписывают своим продуктам сроки службы практически в 200 с лишним лет.

Правда это или нет, может показать только реальная практика, а она в различных условиях бывает весьма противоречивой.

Так, в некоторых случаях обиженные пользователи говорят о том, что возникают трудности со считыванием отдельных файлов с оптических дисков. Причиной подобных сбоев может быть что угодно. Например:

  • несоблюдение условий качественного изготовления и предпродажного хранения продукции;
  • нарушение технологии сборки;
  • несовместимость аппаратуры записи и считывания данных и прочие.

При выборе надлежащего типа носителя для хранения определенной информации необходимо очень тщательно подойти к этой проблеме. От качества выбранного продукта может зависеть целостность очень важной информации, например, финансовой отчетности предприятия, результатов медицинских анализов или исследований, доказательств, способных повлиять на решение суда.

Важно: у вас нет возможности придать юридическую силу хранимым документам при помощи электронной цифровой подписи, то для исправления ситуации следует просто скопировать необходимые сведения на оптический CD-диск с возможностью однократной записи. Хранение электронных документов в архиве зависимо от условий, в которых находится сам носитель. Для них обычно предусмотрены специальные средства защиты: упаковки, чехлы, конверты.

Неразумно полагать, что копирование информации на большое количество «болванок» полностью обеспечит ее сохранность.

Для сокращения расходов на все копии, нужно создать правильные условия для сохранности информационного носителя.

Например, хранить магнитные диски рекомендуется в специально оборудованных помещениях, которые защищают от пагубного воздействия внешней среды на электронные хранилища.

Проблемы устаревания считывающей аппаратуры и ПО

Как видим, проблемы, связанные с физической сохранностью информации, постепенно исчезают. Однако стоит напомнить, что форматы хранения электронных документов, а также записывающая аппаратура и программное обеспечение прямо влияют на степень сохранности записанной информации.

При записи данных необходимо помнить, что каждый год появляется новое поколение компьютерной техники и программного обеспечения для нее. Ведь можно с благими намерениями сбережения ценной информации попасть в неловкое положение, когда записать ее на носитель получилось, а вот воспроизвести через некоторое время с помощью инновационных технологий не удалось.

Больше всего на воспроизведение электронной документации влияет выбор необходимых программных продуктов, при помощи которых ее можно будет скопировать или считать с носителя. Перечислим некоторые:

  • установленная на компьютере операционная система;
  • система управления базами данных;
  • текстовый редактор или процессор;
  • графический редактор;
  • специализированные проекты и т.д.

Если вы хотите утвердить порядок хранения важных документов в электронном виде в долгосрочном периоде, то необходимо помнить, что регулярное обновлении ПО на считывающем устройстве может привести к частичной или полной утрате всей информации из-за невозможности ее воспроизведения в новых условиях.

Решить данную проблему можно несколькими способами:

  • Посредством миграции. Это своевременное переведение ЭД на современные технологические платформы (пользовательские форматы, используемые внутри организации). Подобный подход весьма дорогостоящ, но, как правило, эффективен. Здесь применением простых конвертеров не обойтись. Особенно, если речь идет о сложных конструкциях, к примеру, базах данных.

Миграция применима только к наиболее важным документам, с которыми ведется постоянная работа и без которых полноценное функционирование компании невозможно.

Очень важным моментом является также предварительный перевод архивируемых документов в «открытые» или «страховые» форматы, которые лучше всего подходят для дальнейшего конвертирования.

В некоторых случаях миграция из-за некорректно выбранной программной платформы просто невозможна.

  • Метод инкапсуляции представляет собой включение электронной документации в состав файлов, которые относятся к межплатформенным форматам (XML и другие). Метод хорош, но он не решит всех проблем в данной области. Американскими специалистами этот способ рассматривается как самый оптимальный, позволяющий обмениваться и хранить электронные документы в долгосрочной перспективе.

В области применения инкапсуляции электронных документов в долгосрочном периоде было проведено слишком малое количество научных исследований, которые точно подтвердили бы необходимость повсеместного применения данных методик. Именно поэтому наиболее надежным и проверенным способом хранения электронных данных на ближайшие годы так и останется миграция.

Условия обеспечения сохранности (аутентичности) документов

Наряду с обеспечением условий для удобного обмена и хранения электронной документации имеют место проблемы, связанные с обеспечением аутентичности документов. В случае с хранением реальных бумаг все просто. Юридическую силу им дает подпись и печать.

С электронными данными дела обстоят сложнее. Чтобы заверить электронный документ, к нему необходимо прикрепить специальную цифровую подпись, подделать которую практически нереально. Цифровая подпись не только делает из обычного файла с данными настоящий документ, но и должным образом его защищает.

Современные и перспективные способы хранения – на страже сохранности информации

Таким образом, для долгосрочного хранения ценной информации необходимо создать все необходимые условия. Среди них нужно выделить следующие:

  • позаботиться о своевременном конвертировании данных в архивные форматы;
  • выбрать качественные носители (дискеты, магнитные ленты, оптические и другие современные диски, сервера и пр.);
  • выполнить миграцию программных платформ;
  • сохранить аутентичность всей электронной документации при помощи цифровой подписи.

Учитывая все эти рекомендации, можно добиться полной сохранности данных в течение практически ничем не ограниченного срока.

Долговременное хранение электронных документов. Проблемы и решения

Хранение электронных документов: рецепты ведущих экспертов. Вебинар Synerdocs

Создание системы хранения электронных документов в Банке России

Хранение электронных документов, госзакупки по 223-ФЗ, налоговые резиденты

Источник: http://documentooborot.com/dokumentooborot/hranenie-elektronnyx-dokumentov.html

Хранение электронных документов: где и как

Хранение электронных документов в организации

Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает.

Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.

Все, что мы писали в предыдущих главах, так или иначе, касалось операций с электронными документами.

Мы разобрались, как организовано подключение к оператору электронного документооборот (ЭДО), как применяется электронная подпись что представляет собой работа с электронными бухгалтерскими документами и как выглядит процедура проведения камеральной и выездной налоговой проверок при ЭДО.

Но помимо задач обработки документов перед нами стоит задача как-то их хранить. К бумажным архивам мы все давно привыкли, но когда речь заходит о том, как хранить электронный документ, то возникает множество вопросов. Именно этим вопросам посвящена новая глава нашего виртуального учебника.

Важные моменты

На самом деле, хранение электронных документов (ЭД) по законодательству не значительно отличается от хранения бумаги. Оно регламентируется аналогичными нормативными актами.

Общие положения содержит закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а требования конкретно по бухгалтерским документам вы найдете в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Эти законы не делают принципиальных различий между бумажным и электронным документом, тем не менее, следует учитывать важные нюансы.

Где хранить? Хранение ЭД потребует от вас содержания определенной технической инфраструктуры. Вам придется решать, где хранить документы, на каких носителях, локально или в облаке. Также придется учитывать, что современные физические носители имеют свойство стареть, как и все материальное в этом мире.

Оптические и полупроводниковые накопители имеют свойство терять контент со временем, магнитные диски изнашиваются. Посмотрите, на чем мы переносили файлы каких-то 10 лет назад? Большинство из нас еще пользовались 3,5-дюймовыми дискетами.

А сейчас уже сложно найти в компьютере дисковод, который смог бы их прочитать.

Как воспроизвести? Просто сохранить ЭД – недостаточно. Нужно еще иметь возможность адекватно воспроизвести информацию, прочитать ее, получить данные об электронной подписи (ЭП). Трудность заключается в том, что форматы электронных документов имеют свойство меняться.

Например, основной формат текстовых документов совсем недавно был .doc (расширение файлов, созданных в Word), а теперь уже .docx. Появляются новые редакторы, в том числе бесплатные и облачные, сложно говорить о том, как сегодняшние форматы будут совместимы с ними завтра.

Ответственность за хранение и воспроизведение ЭД, согласно букве закона, лежит на налогоплательщике Например, касаемо бухгалтерских документов, такое требование прописано в  п. п. 1 и 2 ст. 29 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Как обеспечить длительное хранение? Существует достаточно серьезная проблема с документами длительного или постоянного срока хранения. Как хранить электронный документ 50 или 75 лет? Как обеспечить его читаемость в течение всего срока хранения? Какая инфраструктура для этого потребуется? Как обеспечить юридическую силу таких документов?

На вопрос «как хранить ЭД 50 или более лет с обеспечением их юридической силы?» сегодня существуют только теоретические ответы.

Все-таки, история электронного документооборота в России пока не может похвастаться многолетней практикой, поэтому мы попросту еще не дожили до того дня, когда мы можем фактически проверить существующие решения.

Поэтому на текущий момент мы рекомендуем всем абонентам переводить в электронный вид только те документы, чей срок хранения не превышает 15-20 лет. В этом случае их хранение будет прогнозируемым и гарантированным

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

Способы хранения документов

Не важно, много ли у вас электронных документов и как бурно идет обмен, в любом случае вы столкнетесь с необходимостью организации хранения. Рассмотрим несколько вариантов того, как вы можете создать собственный электронный архив.

Локальный архив. Это довольно доступный способ хранения.

Не имеет значения, с помощью чего вы проводите обмен – через электронную почту или через оператора ЭДО –  вы просто складываете все электронные документы к себе в папку компьютера.

Если у вас в компании есть локальная сеть, то вы можете попросить администратора создать для ЭД специальную сетевую папку и даже настроить права доступа к ней.

Большой минус этого типа хранения ЭД в том, что вы не можете гарантировать его безопасность (к вашим локальным дискам не так уж и сложно получить доступ) и надежность, вам придется самим контролировать сроки хранения, обеспечивать средства воспроизведения (держать под рукой редактор, в котором документ создан) и проверки электронной подписи (ваш криптопровайдер). И как только ваш архив разрастется, вы столкнетесь с серьезными трудностями при поиске и обеспечении доступа к документам.

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

Специальный электронный архив. И тут к вам на помощь могут прийти специализированные решения – системы электронного документооборота (СЭД, ECM) или электронные архивы.

Изначально они создавались для нужд внутреннего обмена, что никак не мешает использовать такие программы для хранения внешних документов.

СЭД представляет собой полноценное решение для управления документами, хранит их в базе данных (или файловом хранилище), обеспечивает оперативный доступ к ним, сохраняет связи, позволяет управлять доступом и безопасностью.

Фактически, данный вид хранения полностью решает все возможные проблемы содержания электронного архива: все документы хранятся на ваших серверах, многие СЭД обеспечивают вам средство просмотра, контролируют сроки хранения, позволяют получить данные об электронной подписи.

Выгружать и загружать документы в СЭД не составляет никаких трудностей. Некоторые решения уже интегрированы со средствами обмена – электронной почтой или операторами ЭДО.

Например, документы, полученные в сервисе Synerdocs, могут быть автоматически загружены для хранения в СЭД DIRECTUM.

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

Если у вас нет практики внутреннего электронного документооборота, то такие решения могут быть для вас избыточными. Они стоят своих денег, но не каждая небольшая компания готова эти деньги платить. Для многих лучше подходит хранение в облаке.

Хранение в облаке. Это наиболее перспективный и потенциально популярный способ хранения документов. Если вы уже пользуетесь услугами оператора ЭДО, то все переданные с его помощью документы могут храниться прямо в сервисе. Вы всегда сможете к ним обратиться, сервис обеспечит  просмотр и предоставит данные о сертификате ЭП – был бы только доступ в интернет.

Некоторые операторы хранят переданные документы по умолчанию. Например, в Synerdocs вы всегда сможете найти переданные акты и счета-фактуры в течение всего срока их хранения – оператор просто обеспечивает для вас дополнительную функциональность в качестве бонуса.

Если же требуется более четко обозначить политику хранения, разграничить права доступа, ключевые гарантии – то с оператором просто заключается отдельное соглашение, в котором все положения по хранению прописываются отдельно.

В этом случае оператор полноценно берет на себя обязанности электронного архива.

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

Для законодательства в принципе не важно, какой способ хранения вы выбрали. Контролирующие органы не будут обязывать вас использовать то или иное решение, для них важнее то, как соблюдаются регламенты передачи документов, выдерживаются ли требования к формату и какой сертификат ЭП используется для подписания.

Сроки хранения и проверка юридической силы

Сроки хранения описаны бухгалтерским и налоговым законодательством России.

Вам отлично известно, что, согласно закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», бухгалтерские первичные учетные документы следует хранить в течение пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Данные нормативы распространяются одинаково на бумажные и электронные документы.

Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете, об архивном деле устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

Каким бы ни был срок хранения электронного документа, на всем его протяжении необходимо иметь возможность четко определить его юридическую силу, центральным гарантом которой выступает электронная подпись. Тут возникает вопрос: как проверить легитимность документа после того, как срок действия сертификата ЭП истек.

Действительно, сертификат ЭП действует всего год, а большинство бухгалтерских документов, как видно на иллюстрации, хранятся минимум 5 лет.

Фактически, получается, что ЭП спустя год уже будет невалидна, следовательно, легитимность документа оказывается под вопросом.

Закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» говорит о том, что при проверке подписи сертификат ЭП должен быть либо действующим, либо должны быть доказательства, что он был таковым на момент подписания.

Такими доказательствами могут быть, например, штампы времени и информация о действительности ЭП (OCSP-ответы или списки отзывов сертификатов – CRL-списки).

Если взять, к примеру, наш сервис, то при передаче электронной подписи она как раз дополняется данными доказательствами.

Фактически, мы делаем из квалифицированной ЭП – усовершенствованную подпись (расширенный формат ЭП), которая поможет снять все существующие на сегодняшний день опасения об обеспечении легитимности ЭД.

Большинство вопросов легитимности снимается существующими реквизитами квалифицированной ЭП, просто стоит перечитать одну из наших предыдущих глав.

Иван Агапов, аналитик Synerdocs

У многих компаний, которые приступают к организации архивов, также возникают опасения по поводу того, что делать с ЭП от удостоверяющего центра прекратившего свое существование. Ответ на этот вопрос найдется в законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Если аккредитованный удостоверяющий центр, который выдавал квалифицированные сертификаты, прекращает свое существование в определенный момент, то все данные по сертификатам, в частности списки отзывов и выпусков сертификатов, передаются в головной удостоверяющий центр.

Вся эта информация сохраняется, плюс необходимые данные уже содержатся в самом формате подписи. Этого достаточно, чтобы решить вопросы с юридической силой документов с длительными сроками хранения.

Разумеется, все эти достаточно сложные процессы не будут ложиться на плечи простых пользователей электронных архивов или сервисов ЭДО.

Вместо заключения

Конечно, сегодня в России тема хранения юридически сильных электронных документов все еще находится в стадии разработки.

У нас есть целый набор нормативных актов, в которых содержатся отрывочные и разрозненные рекомендации по хранению ЭД, но нет центрального документа.

Закон № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» сильно устарел, он создавался еще до того, как получил свое развитие ЭДО.

Однако это совершенно не мешает бизнесу уже строить свою практику. Законы содержат достаточно общих указаний, а создание конкретных требований, регламентов, отражение их в соответствующих локальных нормативных актах, вы можете спокойно брать на себя.

Сейчас для бизнеса нет никаких ограничений, государству не принципиально, как вы храните документы – в облаке или нет – важно лишь обеспечивать те моменты, о которых мы говорили выше.

Чем шире будет распространяться эта практика, тем больше мы будем знать о различных нюансах хранения, тем меньше будет нерешенных вопросов.

В следующей главе

В следующей части нашего учебника мы расскажем вам о том, что такое роуминг операторов ЭДО, в чем его особенности, стоит ли его ждать и какие другие решения взаимодействия существуют сегодня.

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/40138-hranenie-elektronnyh-dokumentov-gde-i-kak.html

Как хранить документы в электронном виде?

Хранение электронных документов в организации

Законодательство обязует компании хранить документы разных типов на протяжении определенных сроков. Минимальный срок хранения документов бухгалтерского учета закреплен ст.

29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и составляет пять лет. Счета-фактуры требуется хранить четыре года, это предусмотрено Налоговым кодексом РФ (п. 8 п. 1 ст. 23).

Сроки хранения не зависят от того, в каком виде составлен документ — бумажном или электронном.

Но если по срокам хранения все понятно, то на вопросы по организации хранения электронных документов законодательство не дает четких ответов. Сегодня действует ряд нормативных актов, которые содержат отрывочные и разрозненные рекомендации на этот счет.

Среди них Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации».

Он не учитывает современных реалий, так как был издан более 10 лет назад, когда электронные документы с электронными подписями еще не были широко распространены в России.

21 сентября 2015 года вступил в силу Приказ Министерства Культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 «Об утверждении Правил комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».

В нем выделены отдельные требования для хранения электронных документов.

Минфин России документом № ПЗ-13/2015 сообщил, что придерживаться этих правил при организации хранения электронных документов бухгалтерского учета (в том числе первичных учетных документов), подписанных электронной подписью, должны и представители бизнеса.

Для электронных документов в приказе обозначены следующие обязательные условия хранения:

  • в организации должно быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов, которые находятся на разных физических устройствах;
  • компания должна иметь технические и программные средства для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля их физического и технического состояния;
  • компании нужно обеспечить надежный режим хранения электронных документов, который исключает их утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение содержания (п.2.30 правил).

Пробелы в «Правилах»

Казалось бы, появление четких правил, закрепленных на законодательном уровне, должно было внести ясность в вопросы хранения электронных документов и помочь организациям навести порядок.

Но, к сожалению, документ учитывает далеко не все важные моменты, связанные с электронными документами. Все перечисленные правила в основном касаются сохранности документов, но не затрагивают тему подтверждения их легитимности.

А одно без другого практически бессмысленно.

Во-первых, не предусмотрена процедура проверки электронной подписи (ЭП). Чаще всего сертификат ЭП действует год, тогда как срок хранения документов значительно больше. При этом организация должна иметь возможность при необходимости подтвердить их юридическую значимость, то есть — подлинность электронной подписи на момент подписания документа.

Если документ был передан через систему ЭДО Диадок — это не проблема. Оператор ЭДО СКБ Контур проверяет действительность ЭП в момент подписи документа, а также может подтвердить ее валидность на этот момент спустя любой промежуток времени. Если же электронный документ был передан, например, по e-mail, то проверить подпись будет уже гораздо сложнее.

Во-вторых, в «Правилах» сказано: «Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A» (п. 2.

31). При этом не все электронные документы можно в полной мере преобразовать в этот формат. Например, если документ составлен в другом формате и подписан электронной подписью, то его преобразование повлечет потерю юридической силы.

В-третьих, согласно «Правилам», при хранении электронных документов в архиве не реже одного раза в пять лет производится технический контроль физического состояния носителей и воспроизводимости электронных документов.

Если проверка показывает, что физическое состояние носителей изменено, то электронные документы перезаписывают на новые носители (п. 2.32 «Правил»). Но не стоит забывать, что физические носители стареют очень быстро и могут стать неработоспособными уже через пару лет.

Оптические и полупроводниковые накопители со временем могут потерять контент, магнитные диски изнашиваются. Да и в целом за 5 лет может произойти смена технологий.

Как быть?

Получается, что на 100% выполнить требования законодательства по хранению электронных документов проблематично. Возникает закономерный вопрос — чем чревато несоблюдение требований?

Законодательство обязует хранить документы в том числе для того, чтобы их можно было представить по требованию налоговой службы, судов и других ведомств.

При этом, в первую очередь, проверяется наличие документа, его соответствие формату, подлинность электронной подписи, а также соблюдение правил оформления и регламентов передачи.

Если документ хранился неправильно, но был представлен по требованию, то вопросов у контролирующих органов, скорее всего, не возникнет.

А вот если документ не был представлен по требованию, компания понесет ответственность. При этом будет неважно, правильно или неправильно хранился документ и при каких условиях был утерян.

Есть очень небольшая вероятность, что ответственности получится избежать, если все требования по хранению были соблюдены, но документ все равно был утрачен (например, оба носителя оказались сбойными).

Но она крайне низкая.

Резюме

Несмотря на несовершенство законодательства в области хранения электронных документов, компании широко их используют. Поэтому уже накопилась определенная практика хранения ЭД. Компании прибегают к хранению документов в локальных архивах, в специализированных решениях, разработанных сторонними организациями (системах электронного документооборота), в облачных архивах и др.

Наиболее перспективный способ — хранение «в облаке». Если организация обменивается электронными документами с контрагентами через оператора СКБ Контур, то все переданные и принятые ею документы хранятся непосредственно в системе ЭДО Диадок.

В ней они защищены троекратных копированием. Причем копии хранятся на разнесенных серверах, которые находятся в специализированном data-центре.

Там обеспечивается отказоустойчивая система хранения данных, а также жесткий контроль доступа к серверам.

При этом пользователь может в любое время дня и ночи получить доступ к документам. В случае истребования документа он может легко найти его, используя удобный фильтр.

Источник: https://www.diadoc.ru/blog/4526

На заметку бухгалтеру о хранении электронных документов

Хранение электронных документов в организации

Новости
/разъяснения
Вопросы НДФЛАрхив
рассылки

Утверждена форма нового отчета, подаваемого в ПФ ежемесячно с отчета за апрель

ФНС изложила очередные разъяснения по заполнению расчета 6-НДФЛ На справке 2-НДФЛ не нужно ставить печать

Фирмы смогут хранить часть документов по личному составу на 25 лет меньше

О хранении электронных документов

Утверждена форма нового отчета, подаваемого в ПФ ежемесячно с отчета за апрель

Постановлением от 01.02.2016 N 83п правление ПФ утвердило форму “Сведения о застрахованных лицах”. Документ зарегистрирован в Минюсте 18 февраля.

Новая форма отчетности будет называться СЗВ-М. Напомним, обязанность ежемесячно сдавать в ПФ сведения о работниках установлена федеральным законом 29 декабря 2015 г. N 385-ФЗ. Впервые такой отчет надо сдать до 10 мая 2016 года (за апрель). За непредставление этих сведений предусмотрен штраф 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица.

В отчете надо будет указывать регистрационный номер страхователя в ПФ, краткое наименование, а также ИНН/КПП работодателя. Вписывается год и месяц, за который надо представить сведения.

Также надо будет вписать тип формы – исходная за отчетный месяц, дополняющая, отменяющая. В таблицу будут вписываться ФИО работающих, страховой номер индивидуального лицевого счета, ИНН.

Последний будет указываться при наличии его у физлица.

Сведения подаются как в отношении лиц, работавших в отчетном месяце по трудовым договорам (в том числе и тех, с кем такие договоры в отчетном месяце расторгнуты), так и в отношении лиц, с которыми имеются гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, договоры от отчуждении исключительного права, лицензионные договоры.

Источник: www.audit-it.ru

ФНС изложила очередные разъяснения по заполнению расчета 6-НДФЛ

В Письме от 25 февраля 2016 г. N БС-4-11/3058@ ФНС еще раз остановилась на вопросах, которые могут возникнуть при заполнении формы 6-НДФЛ.

Обязанность налоговых агентов представлять данный расчет корреспондирует с обязанностью уплачивать совокупную сумму НДФЛ. При этом российские организации, имеющие обособленные подразделения, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы налога в бюджет как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения.

Организации, имеющие обособленные подразделения, представляют расчет в отношении работников этих подразделений в налоговый орган по месту учета таких подразделений, а также в отношении физлиц, получивших доходы по договорам гражданско-правового характера, в налоговый орган по месту учета обособленных подразделений, заключивших такие договоры.

Крупнейшие налогоплательщики, имеющие обособленные подразделения, заполняют 6-НДФЛ отдельно по каждому обособленному подразделению и представляют его, в том числе, в отношении работников этих обособленных подразделений, в налоговый орган по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика, либо в отношении работников этих обособленных подразделений в налоговый орган по месту учета такого налогоплательщика по соответствующему обособленному подразделению.

6-НДФЛ надо сдавать за первый квартал, полугодие, девять месяцев – не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год – не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, напомнила ФНС. Расчет заполняется на отчетную дату, соответственно, на 31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря соответствующего налогового периода.

Раздел 1 расчета 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год.
В разделе 2 расчета за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого отчетного периода.

Строка 100 раздела 2 “Дата фактического получения дохода” заполняется с учетом положений статьи 223 НК, строка 110 раздела 2 “Дата удержания налога” заполняется с учетом положений пункта 4 статьи 226 и пункта 7 статьи 226.1 НК, строка 120 раздела 2 “Срок перечисления налога” заполняется с учетом положений пункта 6 статьи 226 и пункта 9 статьи 226.1 НК.

Строка 030 “Сумма налоговых вычетов” заполняется согласно значениям кодов видов вычетов налогоплательщика, утвержденным приказом ФНС от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@, используемым для заполнения справок 2-НДФЛ. Добавим, что полей для указания данных кодов в форме 6-НДФЛ не предусмотрено.

В соответствии с пунктом 2 статьи 223 НК датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен доход за выполнение трудовых обязанностей в соответствии с трудовым договором (контрактом).

Согласно пункту 4 статьи 226 НК налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате с учетом особенностей, установленных данным пунктом.

При этом налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода.

При выплате налогоплательщику доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.

Таким образом, в случае если работникам зарплата за март 2016 года выплачена 5 апреля, а НДФЛ перечислен 6 апреля, то операция отражается в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года, при этом налоговый агент вправе не отражать операцию в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года. Данная операция будет отражена при непосредственной выплате зарплаты работникам в 6-НДФЛ за полугодие 2016 года следующим образом:

  • по строке 100 указывается 31.03.2016;

Источник: http://uchet-service.ru/buhvip148

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.