+7(499)495-49-41

Журнал регистрации должностных инструкций

Содержание

Как составляется реестр для должностных инструкций

Журнал регистрации должностных инструкций

Во-вторых, при распределении между работниками обязанностей не должно быть их дублирования, должна сохраняться последовательность выполнения работ, при этом более сложные операции должны закрепляться за работниками с более высокой квалификацией.

В-третьих, каждый работник должен быть наделен всеми полномочиями и правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения возложенных на него обязанностей. В-четвертых, у работника должен быть только один непосредственный начальник.

Наличие двух и более руководителей приводит к снижению работоспособности и подчиненного, и руководителей. Обычно должностная инструкция содержит пять разделов: 1.

Обычно она оформляется в 2 экземплярах. После подписания сотрудником один экземпляр передается ему на руки, а другой хранится в отделе кадров (см. письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

ДИ, утвержденная в качестве самостоятельного документа, может и не выдаваться сотруднику на руки.

Однако по его письменному заявлению работодатель обязан выдать ему заверенную копию инструкции в течение 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).

Образец оформления должностной инструкции по госту

Совокупность должностных инструкций должна охватывать все функции отдела и равномерно распределять нагрузку между работниками с учетом их квалификации. Контроль обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

Как написать должностную инструкцию Нет ни единого правового акта, устанавливающего порядок составления должностной инструкции, ни стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции.

Однако есть несколько рекомендаций по написанию и пунктов, общих для всех инструкций.

Во-первых, при составлении должностных инструкций необходимо принимать во внимание уставные документы учреждения, в которых описаны его задачи и функции, имеющиеся квалификационные характеристики и требования к должности, нормативы трудозатрат на выполнение работы.

Образец журнала выдачи должностных инструкций

Внимание

Журнал учета должностных инструкций — применяется для регистрации должностных инструкций и изменений к ним. Должностная инструкция — это документ, который призван четко определить место и назначение конкретной должности в компании, требования, выдвигаемые к кандидатам на данную должность, должностные обязанности сотрудника, занимающего данную должность, его права и ответственность.

Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих и по профессиям рабочих, которые утверждены Министерством труда РФ. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности организации и объявляется работнику под роспись при заключении трудового договора, а также при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности.

Должностные инструкции: оформляем и утверждаем

Важно

Из этой статьи вы узнаете:

  • как проходит разработка и учет должностных инструкций;
  • как оформить журнал ознакомления с должностными инструкциями;
  • для чего нужен журнал учета выдачи должностных инструкций.

Образцы документов Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов Журнал регистрации должностных инструкций Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации Лист ознакомления сотрудников с локальным документом организации Журнал учета справок и копий документов, выданных работникам Разработка и учет должностных инструкций на предприятии Должностная инструкция относится к документам нормативной базы любой организации. Несмотря на то, что законодательство не обязывает работодателя издавать должностные инструкции, этот документ важен в равной степени как для работодателя, так и для сотрудника.

Как правильно составить должностную инструкцию

Это обезопасит от необоснованных требований в случае конфликта, как самого работника, так и его работодателя. Факт передачи экземпляра можно внести отдельной графой в журнал должностных инструкций или же просто дополнить визу ознакомления сотрудника на экземпляре работодателя отметкой о получении заверенной копии.

Образец журнала ознакомления с должностными инструкциями Журнал учета выдачи должностных инструкций В некоторых случая для регистрации процессов документооборота в организации дополнительно создается журнал учета выдачи должностных инструкций. Как отмечено выше, любая новая должностная инструкция издается в нескольких экземплярах.

Одна заверенная копия выдается сотруднику под расписку. Учет должностных инструкций требует наличия отметки об ознакомления сотрудника с инструкцией.

Кроме того, можно фиксировать выдачу сотруднику заверенной копии.

Учет должностных инструкций

Образец регистрации должностных инструкций представляет собой запись, содержащую все необходимые реквизиты, со всей полнотой описывающую факт издания новой должностной инструкции. Как правило, корректной записью, отражающей факт выхода новой должностной инструкции на предприятии, считается запись, содержащая следующие реквизиты: 1.

Номер и дата должностной инструкции (ДИ) Регистрационный номер инструкции состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов или индекса и года выпуска инструкции. Например: №18-ДИ/2014 2. Наименование должности (категории) в должностной инструкции 3.

Структурное подразделение, в котором будет применяться должностная инструкция 4. Дата утверждения ДИ 5. Дата ознакомления ДИ 6. ФИО работника 7.

Места нахождения копий документа 8. Примечания Данная графа может включать необходимую информацию, не относящуюся к предыдущим пунктам.

Должностные инструкции: что? как? зачем?

Однако практика показывает, что журнал, как правило, оформляется в виде таблицы, включающей в себя следующие графы:

  1. Порядковый номер записи.
  2. Дата утверждения документа.
  3. Дата постановки документа на учет.
  4. Наименование должности, в отношении которой издана ДИ.
  5. Наименование структурного подразделения.
  6. Дата внесения изменений в документы.
  7. Сведения об изменениях, внесенных в ДИ.
  8. Дата ознакомления сотрудника с ДИ.
  9. Ф. И. О. сотрудника, ознакомившегося с ДИ.
  10. Личная подпись сотрудника, ознакомившегося с ДИ.
  11. Ф.
    И. О. сотрудника, ответственного за ведение журнала.
  12. Личная подпись сотрудника, ведущего журнал.
  13. Место хранения копии.
  14. Примечания.

Вышеперечисленный список реквизитов не является исчерпывающим и обязательным для включения в журнал.

Журнал учета должностных инструкций

Рекомендации по регистрации должностных инструкций в журнале В соответствии с правилами кадрового делопроизводства каждый внутренний документ организации подлежит регистрации в день его подписания и утверждения. При этом ему присваивается регистрационный номер, который состоит обычно из порядкового номера, дополняемого специальным индексом для удобства идентификации.

Журнал регистрации должностных инструкций — есть ли утвержденная форма, где скачать образец? Скачать форму журнала Журнал регистрации ДИ не имеет унифицированной формы, и каждый работодатель разрабатывает его самостоятельно с учетом принятого в организации порядка фиксации локальных нормативных актов.
Для этого в некоторых компаниях и существует соответствующий журнал.

Чтобы избежать недоразумений и возникновения разногласий между работодателем и сотрудником, в журнале выдачи должностных инструкций ставится отметка о получении на руки инструкции. Для работника важно иметь копию инструкции на случай возникновения претензий работодателя к выполнению им должностных обязанностей.

Для работодателя же важна возможность регулировать трудовые отношения, опираясь на нормативные документы. Согласно законодательству, должностные инструкции являются нормативными документами продолжительного срока действия. Их хранение происходит централизовано в кадровой службе.

Несмотря на все очевидные преимущества такого хранения, некоторые компании хранят оригиналы должностных инструкций в структурных подразделениях или в канцелярии.

Источник: http://lcbg.ru/kak-sostavlyaetsya-reestr-dlya-dolzhnostnyh-instruktsij/

Журнал ознакомления работников с должностными инструкциями

Журнал регистрации должностных инструкций

Описание трудовой функции работника является одним из обязательных условий трудового договора. Но для того чтобы требовать выполнения того или иного задания, сотрудник для начала должен быть ознакомлен с кругом своих обязанностей.

При этом, стоит учитывать, что во многих организациях перечень обязанностей отражается не только в соглашении о сотрудничестве, но и в должностной инструкции, ознакомление с которой также имеет определенные правила.

Нормы закона

Трудовое законодательство РФ не содержит упоминания о должностной инструкции, что не мешает ее активному применению во многих организациях.

А так как указанный документ не имеет законодательной регламентации, отсутствуют, и правила ведения инструкций, в связи с чем у работодателей возникает множество вопросов, с которыми они обращаются в Федеральную службу по труду и занятости РФ.

Порядок ведения ДИ в рекомендательной форме освещен:

В упомянутых нормах сказано, что работодатель имеет право по собственному разумению определять порядок формирования, утверждения и ознакомления с должностной инструкцией, конечно в рамках действующего законодательства.

А так как большинство директоров и менеджеров по персоналу не горит желанием быть первопроходцами в кадровом делопроизводстве, принято использовать процедуры, сходные по смыслу либо же исходя из предыдущего опыта основанного, еще на нормативных актах постсоветского времени.

То есть для ознакомления с ДИ используется процесс, аналогичный с трудовым договором, который выражается не только в издании указанного документа в двух экземплярах и наличии подписи обеих сторон, но и в оформлении журнала, который фиксируется как факт создания самой инструкции, так и ознакомлении с ней работника, не говоря уж о получении им собственного экземпляра.

Что это за документ?

Журналом является формуляр в табличном варианте, который предназначен для внесения определенных данных, позволяющих систематизировать информацию и зафиксировать основные сведения — в частности, ту же дату создания инструкции, а также наименование должности, под которую упомянутый документ и разработан.

Также в журнале отражаются данные о работниках, которые при приеме знакомятся с ДИ и соответственно ставят свою подпись.

Естественно в журнале отражается и порядок внесения изменений в инструкции, а также, на основании какого документы они утверждены.

При этом в формуляре еще и указывается вид инструкции, то есть является ли она стандартной, разработанной под каждую должность, либо же именной в отношении конкретного работника, круг обязанностей которого расширяется в виду определенных обстоятельств, к примеру, длительной болезни основного труженика.

Нужен ли?

Следует отметить, что за отсутствие журнала ознакомления сотрудников с должностными инструкциями контролирующие органы при очередной проверке не накажут, учитывая, что его необходимость ведения законодательно не регламентирована.

И, тем не менее, журнал желательно оформить в связи с тем, что указанный документ решает несколько задач, а именно:

  • позволяет обезопасить работодателя от претензий работника с обвинением в отсутствии данных о круге обязанностей;
  • систематизирует информацию о распределении всех обязанностей меж принятыми в компанию работниками.

Журнал ознакомления с должностными инструкциями (образец 2018)

Большинство кадровых работников достаточно часто для систематизации той или иной информации используют табличный вариант, ведь они работают с достаточным количеством информации, которую поднимать ежедневно в разрезе отдельно взятого сотрудника затратно по времени.

Именно поэтому оформить журнал для них не составляет труда, учитывая, что понадобятся только базовые сведения.

Форма и структура

В частности, формуляр будет складываться из следующих сведений:

  • порядковый номер;
  • дата создания инструкции;
  • дата утверждения ДИ;
  • название, то есть инструкция либо же изменения в нее же;
  • должность, под которую разработан документ;
  • отдел, к которому должность относиться;
  • дата внесения изменений;
  • какие пункты были изменены либо же добавлены;
  • Ф.И.О. сотрудника ознакомившегося с инструкцией;
  • подпись работника.

Пример:

Кто вносит информацию?

Как правило, разработкой инструкций занимаются три работника, а именно юрист, менеджер по персоналу и специалист в узкой области, к примеру, тот же бухгалтер.

А вот последующим порядком оформления и ознакомления с ДИ занимается уже специалист из отдела кадров, который на основании приказа ответственен за ведение журнала от начала и до конца.

Как правильно заполнять?

Заполнение журнала не является особо сложной процедурой:

  • При первоначальной разработке новой инструкции и ее утверждении соответствующие сведения указываются в журнале.
  • Затем уже при приеме очередного сотрудника на определенную должность вносятся его данные, и ставится подпись об ознакомлении с инструкцией, конечно после получения экземпляра на руки.

Типовой бланк

Журнал ознакомления с должностными инструкциями, образец которого представлен ниже, заполнить совсем не сложно.

Журнал ознакомления с должностной инструкцией

Где и сколько хранится?

В рамках разъяснений Роструда инструкция может являться как самостоятельным документом, так и приложением к трудовому договору, который хранится на предприятии не менее 75 лет.

Соответственно если компании используют процедуру ведения журнала ознакомления с инструкциями по аналогии с соглашениями, указанный журнал в силу п.695 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 также должен храниться указанный период в архиве при отделе кадров.

Источник: http://buhdzen.ru/kadry/dolzhnostnye-instrukcii/zhurnal-oznakomlenija/

Журнал регистрации положений об отделах должностных инструкциях и изменениях к ним

Журнал регистрации должностных инструкций

Должностная инструкция определяет задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника. Это документ, предназначенный для регулирования трудовых отношений в компании.

За разработку должностных инструкций отвечает, как правило, юридическая или кадровая служба. Тем не менее, более эффективно поручить это руководителю подразделения, которому знакома специфика работы и организационные тонкости структурного подразделения.

Проект инструкции согласуется со специалистами по юридическим вопросам, кадровыми специалистами, представительным органом работников компании, после чего визируется всеми заинтересованными сотрудниками и руководителем.

Затем должностную инструкцию остается утвердить, ввести в действие и ознакомить с ней сотрудника. Оптимально, когда все должностные инструкции подготавливаются в двух экземплярах.

Журнал регистрации должностных инструкций — образец

Если Вы заметили сообщение, которое, возможно нарушает закон или правила форума, пожалуйста, напишите нам Уважаемые коллеги, в данном чате вы можете в режиме онлайн обсуждать кадровые вопросы.

Внимание Пожалуйста, будьте взаимовежливы Мы в соцсетях: Подпишитесь бесплатно: Электронная газета по кадровому делопроизводству Новости трудового законодательства Уведомления о скидках и акциях Новости сайта Летний легкий курс основ кадрового делопроизводства для новичков — 2018 КадроVIP (для профессионалов) Руководителю.

Как вести журнал регистрации с должностными инструкциями в любой компании

Он, как и дата, проставляется на инструкции уже после ее утверждения.

В организации может применяться журнал для регистрации всех локальных документов: ¦ N ¦Наиме- ¦Дата ¦Фамилия, ¦Коли- ¦Коли- ¦Место ¦Отметка о ¦ ¦до- ¦нование¦утверж-¦имя, ¦чество ¦чество ¦и срок¦ выданных ¦ ¦ку- ¦доку- ¦дения ¦отчество,¦страниц¦экземп-¦хране-¦ копиях ¦ ¦мен-¦мента ¦ ¦должность¦ ¦ляров ¦ния ¦документа ¦ ¦та ¦ ¦ ¦разработ-¦ ¦ ¦ ¦ (дата, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦чика ¦ ¦ ¦ ¦ Ф.И.О.

Регистрация должностных инструкций, положений об отделах и изменениях к ним

Важно Это обезопасит от необоснованных требований в случае конфликта, как самого работника, так и его работодателя.

Факт передачи экземпляра можно внести отдельной графой в журнал должностных инструкций или же просто дополнить визу ознакомления сотрудника на экземпляре работодателя отметкой о получении заверенной копии.


Образец журнала ознакомления с должностными инструкциями Журнал учета выдачи должностных инструкций В некоторых случая для регистрации процессов документооборота в организации дополнительно создается журнал учета выдачи должностных инструкций.

Как отмечено выше, любая новая должностная инструкция издается в нескольких экземплярах.

Одна заверенная копия выдается сотруднику под расписку.
Учет должностных инструкций требует наличия отметки об ознакомления сотрудника с инструкцией. Кроме того, можно фиксировать выдачу сотруднику заверенной копии.

Образец журнала регистрации должностных инструкций

Согласованную и утвержденную должностную инструкцию регистрируют и хранят в отделе кадров или соответствующем подразделении в соответствии с установленным порядком. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают копии, которые выдают работнику и начальнику структурного подразделения.

Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98).

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе.

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Книга (журнал) регистрации должностных инструкций

Журнал регистрации должностных инструкций: структура документа В графах журнала, в котором регистрируется постановка на учет должностных инструкций, а также корректировочных документов к ним, могут указываться:

  • порядковые номера документов в соответствии с моментом их принятия на учет кадровой службой;
  • даты утверждения и начала использования каждой должностной инструкции;
  • названия структурных подразделений фирмы, в которых задействуется инструкция;
  • наименования документов («Должностная инструкция», «Изменения в должностной инструкции»);
  • названия должностей, для которых составлена та или иная инструкция;
  • отметки о корректировках в инструкции (даты внесения изменений, а также пункты, в которые были внесены корректировки).

В документе могут иметься графы для указания Ф. И. О.

Журнал регистрации должностных инструкций образец рб

Из этой статьи вы узнаете:

  • как проходит разработка и учет должностных инструкций;
  • как оформить журнал ознакомления с должностными инструкциями;
  • для чего нужен журнал учета выдачи должностных инструкций.

Образцы документов Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов Журнал регистрации должностных инструкций Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации Лист ознакомления сотрудников с локальным документом организации Журнал учета справок и копий документов, выданных работникам Разработка и учет должностных инструкций на предприятии Должностная инструкция относится к документам нормативной базы любой организации.

Несмотря на то, что законодательство не обязывает работодателя издавать должностные инструкции, этот документ важен в равной степени как для работодателя, так и для сотрудника.

Кроме того, данный журнал поможет в разрешении индивидуальных или коллективных трудовых споров в случае конфликта работодателя и сотрудника.
Журнал учета должностных инструкций разрабатывается работодателем в произвольной форме.

Унифицированной формы данного журнала не существует, реквизиты журнала компания вправе разработать и утвердить самостоятельно. Образец журнала регистрации должностных инструкций Под регистрацией понимается запись данных о документе по установленной форме.

Согласно ГОСТу Р51141-98, она должна фиксировать факт его создания, отправления или получения. Схожие рекомендации содержатся и в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.

Запись о регистрации внутреннего документа делается в день его подписи или утверждения.

Источник: http://aval48.ru/zhurnal-registratsii-polozhenij-ob-otdelah-dolzhnostnyh-instruktsiyah-i-izmeneniyah-k-nim/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.